Sécurisez vos échanges avec une solution de signature électronique !

Sécurisez vos échanges avec une solution de signature électronique !

Les solutions de signature électronique sont aujourd’hui incontournables en France comme en Europe et leur utilisation ne cesse d’évoluer : appels d’offres, documents RH… Retour sur les avantages apportés aux entreprises !

La signature électronique, qu’est-ce que c’est ?

La signature électronique, introduite en France depuis la directive Européenne de 1999, s’impose depuis quelques années comme un outil essentiel aux entreprises et administrations.

Définit aujourd’hui comme un mécanisme numérique basé sur des techniques de cryptographie, la signature électronique a pour objectif de démontrer à un tiers qu’un document numérique a été approuvé par une personne identifiée. C’est l’assurance d’un document fiable et sécurisé.

Vers une confiance numérique

Les échanges numériques constituent un moteur de croissance au sein des entreprises et se développent de plus en plus via le télétravail et la mobilité professionnelle. Pour assurer une sécurité efficace à ces échanges de données, une solution de signature électronique apparaît comme une réelle opportunité pour les entreprises. Encadrée juridiquement par la loi 13 mars 2000, la signature électronique est aussi fiable qu’une signature papier.

Afin que les échanges soient sécurisés, une signature électronique doit pouvoir garantir :

  • L’identité du signataire
  • L’intégrité du document signé
  • La non-répudiation par le signataire du document signé

Les avantages d’une technologie incontournable

En plus d’apporter une sécurité optimale aux données, l’adoption de la signature électronique permet une gestion efficace et intelligente des flux documentaires et offre de nombreux avantages aux utilisateurs. Les entreprises et administrations ont la possibilité de signer un document sans l’imprimer et sans se déplacer, de conserver le document au format numérique ou encore d’envoyer le document par e-mail.

Par rapport à la version papier, les entreprises font une économie supérieure à 50% lorsqu’ils utilisent la signature électronique. Les gains en temps quant à eux ne sont pas négligeables : le traitement d’un document passe de 5 jours à moins d’une journée, ce qui permet d’optimiser le processus organisationnel des entreprises. Enfin, la signature électronique implique la traçabilité et la conservation d’un document pouvant constituer des justificatifs et des preuves pour les entreprises et administrations.

La signature électronique s’inscrit dans un contexte plus large de dématérialisation et est devenue en quelques années une technologie indispensable à la transformation numérique des organisations.

Pour aller
plus loin

La gamme Codexia d’Axess Business Solutions comprend un module de signature électronique. A partir de technologies d’horodatage et de certificat électronique, notre solution de signature électronique a pour objectif de démontrer à un tiers qu’un document donné (c’est-à-dire sans aucune modification) a été approuvé par une personne identifiée. L’authenticité des documents est ainsi assurée.

Quels critères prendre en compte lorsqu’on archive ses documents papiers ?

Quels critères prendre en compte lorsqu’on archive ses documents papiers ?

L’archivage de documents est un véritable enjeu pour les entreprises qui souhaitent pérenniser leur activité. Et de nombreux dirigeants font le choix de l’archivage interne pour leurs documents papiers. Mais quels sont les critères à prendre en compte ?

L’espace dédié à l’archivage interne

Dans un premier temps, il est primordial de prendre en compte l’espace qui sera dédié à l’archivage interne des documents papiers au sein de l’entreprise. Il faut en effet calculer la surface occupée par les archives ainsi que le volume de conservation des documents. Habituellement, différentes salles sont nécessaires : salle des archives, salle de tri, bureaux du personnel et enfin un local dédié à la destruction des archives.

De plus, il faut être capable de voir à long terme et d’estimer le volume de documents archivés sur plusieurs années afin que les locaux soient adaptés à l’évolution de l’activité.

Les ressources matérielles et humaines

Autre point important à prendre en compte : les ressources matérielles et humaines. Les salles ont en effet besoin d’être équipées au niveau immobilier (électricité, assurance, taxes…) mais aussi au niveau mobilier (matériel de stockage, scanners/photocopieurs, broyeurs…).

Au niveau des ressources humaines, il s’agit prendre en compte les charges de personnel liées à l’archivage des documents papiers. Il faut donc savoir le nombre de personnes consacrées à cette tâche, afin de calculer le budget total et ajuster leur salaire en fonction. Il aussi compter les prestataires externes auxquels une entreprise peut avoir besoin, notamment pour la destruction des archives.

Les risques internes et externes

Enfin les derniers critères à se préoccuper sont les risques internes et externes. On appelle cela des risques cachés. Il peut notamment s’agir des erreurs de manipulation humaine qui engendrent la perte de documents, mais aussi de sinistres externes (incendie, inondation…).

Même si les assurances prennent en compte certains coûts, l’indemnisation des documents perdus est souvent très faible. Il peut s’agir d’une perte importante suivant la nature du document, qui peut se traduire par une baisse d’activité.

Avant de mettre en place une solution d’archivage interne des documents papiers, il faut bien évidemment mesurer les risques que cela entraîne et pourquoi pas dans ce cas se tourner vers un prestataire qui proposera des solutions numériques réduisant les risques de perte !