Les 4 exigences réglementaires pour réussir la dématérialisation de ses documents !

Les 4 exigences réglementaires pour réussir la dématérialisation de ses documents !

La dématérialisation des documents continue de révolutionner le quotidien des entreprises et des administrations. Mais connaissez-vous les 4 exigences réglementaires à mettre en place pour réussir votre projet d’archivage ?

Identifier et revoir sa stratégie de conservation de documents

Un document papier original doit répondre à certaines règles de conservation (entre 3 et 10 ans suivant le type de document), qu’il est important de prendre en compte et de revoir lorsque celui-ci sera dématérialisé. Pour réussir votre projet de dématérialisation des documents et que celui-ci soit conforme avec la réglementation, il est nécessaire dans un premier temps de définir précisément : la durée de conservation des documents adaptée à la dématérialisation, le format du fichier, les habilitations, le mode de consultation…

Établir un plan de classement en phase avec la stratégie de l’entreprise

La deuxième exigence fait référence au plan de classement. Pour pouvoir retrouver facilement vos documents numérisés, il est important de créer un plan de classement. Celui-ci regroupe l’ensemble des documents dématérialisés ce qui permet ainsi de s’y retrouver plus aisément, lors d’un contrôle juridique par exemple.

Ce plan de classement a également l’avantage de gagner du temps au quotidien. En quelques clics les collaborateurs peuvent retrouver le document dont ils ont besoin.

Établir un plan de classement en phase avec la stratégie de l’entreprise

Tout document possède une valeur juridique ou peut servir de preuve admissible devant un juge. Afin de conserver cette valeur, il requiert de créer un processus de dématérialisation clair et surtout en adéquation avec le projet de numérisation de l’entreprise. Il garantira ainsi l’intégrité, la stabilité et la pérennité du document numérisé. Pour cela, il faudra bien identifier auparavant :

  • les tâches à réaliser
  • les exigences techniques (procédé de transfert, contrôle de l’accès)
  • les obligations juridiques

Le processus doit être conservé durant toute la durée de vie du document car c’est lui qui prouve les mesures mise en œuvre et donc l’intégrité du document. Peut également être créée : une déclaration de numérisation. Celle-ci reprend pour chaque projet de numérisation : les quantités traitées, la date et le lieu de numérisation, le format, la résolution, les habilitations…

Choisir un système d’archivage performant

Enfin, la 4ème exigence archivistique concerne l’accès aux documents dématérialisés. Une fois les documents au format numérique, il est primordial d’utiliser un Système d’Archivage Electronique (SAE) garantissant la protection des informations et surtout conforme à la politique d’archivage de l’entreprise. Le SAE permettra alors de contrôler les droits d’accès de chacun selon un paramétrage personnalisé.

Pour aller
plus loin

Axess Business Solutions propose aux entreprises et administrations des solutions de dématérialisation des documents et de gestion documentaire performantes. Les offres de GED, d’archivage électronique ou encore de coffre-fort électronique permettent aujourd’hui à Axess Business Solutions d’assurer la pérennité et l’intégrité de l’ensemble des documents qui lui sont confiés au quotidien.

Archivage numérique : quelles différences entre GED, SAE et coffre-fort électronique ?

Archivage numérique : quelles différences entre GED, SAE et coffre-fort électronique ?

L’archivage électronique est devenu en quelques années une valeur sûre pour protéger ses données. Parmi toutes les solutions disponibles, laquelle choisir pour votre entreprise ?

La Gestion Electronique de Documents : mobilité et productivité

La Gestion Electronique de documents (GED) est l’une des premières solutions proposées pour assurer l’archivage numérique des données. Ce processus a pour objectif de conserver les archives en facilitant leur diffusion.

Le but premier de la GED est avant tout d’améliorer les échanges de documents, en toute sécurité, ainsi que la manipulation des informations. En choisissant ce type de solution, les entreprises cherchent également à :

  • Accroître leur productivité grâce à la centralisation des informations qui permet de gagner du temps dans la recherche et mieux organiser sa gestion des informations
  • Faire des économies : la GED étant la plupart du temps proposée en mode SaaS, les entreprises obtiennent un service sur-mesure adapté à leurs usages et leur budget
  • Renforcer la mobilité des collaborateurs qui peuvent accéder aux documents de l’entreprise où qu’ils soient, via une simple connexion interne

Le Système d’Archivage Electronique : conservation et pérennité des documents

La deuxième solution qui s’offre aux entreprises est le SAE (Système d’Archivage Electronique). Le SAE permet de stocker les données archivées via des paramétrages bien précis qui assurent la conservation des documents, leur consultation et leur restitution. Ce qui permet de garantir leur intégrité et pérennité.

L’avantage premier de cette solution est d’améliorer la gestion des archives d’une entreprise tout en assurant un processus de gestion fiable et sécurisé : plan de classement, gestion du cycle de vie des documents, traçabilité des accès aux données…

Le coffre-fort électronique : un espace ultra sécurité

Enfin, l’autre solution d’archivage numérique est le coffre-fort électronique. Tel un coffre-fort physique, un coffre-fort électronique est un espace qui permet de garantir la sécurité optimale de l’ensemble des informations qui y sont intégrées. Ce qui permet notamment d’en assurer la valeur probante, lors par exemple d’un contrôle juridique.
Comme pour le SAE, les accès aux données sont entièrement contrôlés pour garantir l’authenticité des documents. Cependant, au contraire de la GED, une gestion quotidienne des documents via un coffre-fort n’est pas possible.

Ainsi, chacune de ses solutions d’archivage numérique offre des avantages aux entreprises. L’important est de choisir le processus qui correspond à la stratégie de son entreprise ainsi qu’à ses besoins : conservation des données, gestion facilitée, documents confidentiels…

Pour aller
plus loin

Axess Business Solutions offre à ses clients différentes opportunités en termes de sécurisation des données, d’archivage électronique et de Gestion Electronique de documents. Pour cela, nous avons développé la gamme Codexia, composée de différents modules garantissant la confidentialité de vos documents, leur gestion ainsi que leur diffusion.