L’impact d’une plateforme collaborative dans les projets de construction

L’utilisation d’une plateforme collaborative accessible directement par internet s’avère positive pour le secteur de la construction. Gain de temps, d’efficacité ou encore de productivité, les enjeux sont nombreux pour les maîtres d’œuvre, maîtres d’ouvrage et titulaires.

Des systèmes collaboratifs jugés chronophages

Ne plus perdre de reclasser les fichiers échangés, tel est l’objectif du secteur de la construction. La plupart des maîtres d’œuvre utilisent encore aujourd’hui des systèmes de travail collaboratif chronophages qui impactent la productivité des collaborateurs mais également la réussite des différents chantiers. Redondance des documents, perte des fichiers ou encore confusion entre les utilisateurs apparaissent alors comme quotidiens.

Il existe aujourd’hui des plateformes collaboratives accessibles par internet, plus performantes et basées sur des technologies de LAD, RAD et workflow rendant leur utilisation plus souple. Destinées à l’ensemble des collaborateurs, ces solutions permettent d’offrir une véritable traçabilité aux documents et de les sécuriser par la même occasion.

Une plateforme collaborative dédiée aux collaborateurs

Avec la mise en place d’une plateforme collaborative en ligne, les différents acteurs de la construction peuvent échanger leurs plans, leurs tableaux et même leurs mails, de manière entièrement sécurisée. Ce type de plateforme permet également de restreindre l’accès aux documents grâce à la fonction de « statuts ». Droit de lecture, d’impression et de modification peuvent être contrôlés.

Le succès d’une plateforme collaborative tient également d’une mise en place progressive. En effet, une plateforme de ce type engendre un réel changement au sein de l’organisation de l’entreprise. Un accompagnement optimal des utilisateurs, ainsi que des formations et un processus de conduite de changement deviennent nécessaires.

WEBSIS est une plateforme collaborative permettant l’échange de documents, leur diffusion, leur gestion ainsi que leur validation. Dédiée au secteur de la construction, la solution est conçue pour les opérateurs de la maîtrise d’œuvre, les marchés publics et privés, dans le but d’optimiser les échanges d’information et l’avancement des projets et ainsi de coordonner chaque acteur du projet.

Pourquoi s’intéresser à la gestion documentaire ?

Qu’elles soient sous forme papier ou électronique, les données d’une entreprise doivent être traitées en toute sécurité. Qu’il s’agisse d’un contrat, d’une facture ou d’un courrier… Les entreprises ont tout intérêt à numériser leurs documents et à les intégrer dans le SI.

Bien gérer ses documents : un gain de temps et d’argent

La recherche de documents peut aujourd’hui être une perte de temps et d’argent pour les entreprises. Il faut donc un portail documentaire managé efficacement au quotidien, avec un accompagnement du changement de proximité et des règles d’accès définies.

La gestion documentaire : une solution spécifique et sécurisée

Les besoins technologiques des entreprises sont aujourd’hui très spécifiques notamment en ce qui concerne la gestion documentaire, du réseau social, de l’archivage cloud. Seulement, il faut avant tout partir d’une gestion électronique des documents (GED), avec un plan de classement efficace et une indexation rigoureuse. Afin d’être adapté à chaque domaine, elle inclut des plateformes collaboratives et s’interface autant avec un ECM qu’avec un CRM ou un ERP.

Il est également primordial d’assurer une réelle protection à ses données afin qu’elles ne soient pas transformées. Il faut donc suivre une certaine réglementation. Les durées de conservation des documents sont en effet un point essentiel. Ce sont la traçabilité et pérennité de l’information qui sont en jeu.

Un impact environnemental considérable

Il est aujourd’hui évident qu’il faut réduire sa consommation de papier, en limitant notamment les envois papier, les impressions et en numérisant l’ensemble de ses documents papier. Le tout électronique devient aujourd’hui possible en interne comme dans les échanges autant avec les fournisseurs qu’avec les clients.

La “transformation digitale” des entreprises est en route et doit s’inscrire dans la durée afin que les entreprises assurent une certaine pérennité.

GEDIWEB, offre d’Axess Business Solutions, propose des solutions de gestion documentaire qui permettent d’acquérir, d’organiser, de diffuser, de consulter, d’archiver et de sécuriser des documents et de l’information pour tous les secteurs (PME/PMI, finance, administration, construction…).