Lutte contre la fraude : Et le si numérique était la solution ?

Lutte contre la fraude :
Et le si numérique était la solution ?

La lutte contre la fraude est un sujet clé ces derniers mois, afin notamment de réduire le préjudice subi par les entreprise. Et si le digital était la solution ?

Un préjudice estimé à 5% du CA d’une entreprise

La fraude est aujourd’hui de plus en plus présente au sein des entreprises. On estime le préjudice à 5% du chiffre d’affaires pour une entreprise. 50% des entreprises déclarent même avoir été victimes d’une fraude au fournisseur.

La fraude documentaire est également un fléau important ces dernières années, du fait que celle-ci soit facilement accessible. En effet, bon nombre de documents utilisés couramment sont falsifiés. Il peut s’agir par exemple de fiches de paie ou encore de factures.

C’est donc un réel impact économique que subissent les entreprises. Pour lutter contre ces fraudes, le numérique apparait aujourd’hui comme une bonne solution pour les entreprises.

Des solutions numériques pour lutter contre la fraude

La transformation digitale fait partie de la stratégie de toute entreprise. La raison ? De nombreuses opportunités offertes aux entités, tels qu’un gain de compétitivité, la satisfaction clients et surtout la réduction des coûts. Désormais, la transition numérique ne se résume plus seulement en termes de présence numérique. Les entreprises se dirigent davantage vers des solutions pour digitaliser leurs processus, point clé du fonctionnement de leur organisation.

Depuis quelques mois, la transformation numérique revêt un nouveau rôle visant à sécuriser les données mais aussi à lutter contre la fraude.

Automatiser davantage les traitements de données et assurer la traçabilité des informations est une bonne solution pour lutter contre les fraudes de plus en plus présentes. Les entreprises ont tout intérêt à automatiser par exemple les tâches à faible valeur ajoutée.

Attention, lors du choix de votre solution de digitalisation des processus, veillez bien à ce que celle-ci garantissent aux documents :

  • L’intégrité via la signature électronique ou les empreinte par exemple
  • La conformité grâce à des contrôle de cohérence régulier
  • La validité des informations extraites des documents
  • La cohérence en s’assurant que les documents et les données qui y sont contenues soient conformes

Pour aller
plus loin

Pour répondre aux enjeux digitaux des entreprises et lutter contre les fraudes, Axess Business Solutions a développé la gamme Codexia, regroupant différentes solutions de dématérialisation des documents ainsi que d’automatisation et digitalisation des processus. L’ensemble de nos solutions est hébergé par une des entités d’Axess, experte en hébergement et gestion des Systèmes d’Information. Ce qui vous assure des documents conformes et des données sécurisées !

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Une administration de plus en plus dématérialisée pour 2016

Le gouvernement relance dès ce début d’année son 3ème chantier de simplification et poursuit son objectif d’une administration dématérialisée. A quels changements numériques doit-on s’attendre pour 2016 ?

Une gestion documentaire simplifiée pour une administration dématérialisée

Le premier « choc de simplification » lancé en 2014 par François Hollande continue d’évoluer en proposant de nouvelles recommandations en faveur d’une administration dématérialisée. C’est Thierry Mandon, actuel secrétaire d’Etat à la réforme et à la simplification, qui lance ce 3ème volet d’actions destinées à faciliter les relations entre l’administration et ses administrations. La dématérialisation documentaire jouera ainsi un rôle primordial au cœur de la transformation numérique.

La fin d’année 2015 a tout d’abord été marquée par les changements opérés au niveau de Pôle Emploi. L’inscription se fait désormais de manière entièrement dématérialisée. Les utilisateurs peuvent également demander des prestations familiales directement en ligne, sans déclarer leurs ressources à deux reprises. Le système a aussi été simplifié en ce qui concerne la déclaration d’un changement au niveau de la situation familiale ou professionnelle d’un usager.

Un bulletin de paye entièrement dématérialisé pour les fonctionnaires

Dès 2016, ce seront les fonctionnaires qui seront touchés par cette administration dématérialisée. En effet, leur bulletin de paye sera désormais dématérialisé au sein d’un espace numérique sécurisé. Cet espace permettra alors aux agents de consulter leurs bulletins de paye directement en ligne mais également d’accéder à leur compte d’information retraite. Selon le secrétaire d’Etat à la simplification, une expérimentation sera lancée courant 2016.

En 2014, au lancement du premier « choc de simplification », 222 millions de visiteurs se sont rendus sur le portail web du Service Public. Un chiffre encourageant pour répondre à cet objectif d’administration dématérialisée.

Axess Business Solutions se positionne aujourd’hui comme un éditeur de solutions de dématérialisation adaptées aux spécificités des administrations. Nous accompagnons chacune d’entre elle vers une solution de dématérialisation globale, grâce à des offres en constante évolution qui s’adaptent aux nouvelles réglementations. De la capture au stockage des documents, nous mettons notre expertise métier à votre disposition afin de vous offrir des services fiables et de bonne qualité.

Cloud Computing, dématérialisation des documents, échanges numériques… Quelles sont les nouvelles clés de succès des entreprises ?

Avec l’évolution grandissante du numérique, les petites et moyennes entreprises font de plus en plus appel au cloud ainsi qu’aux applications mobiles pour des échanges plus instantanés.

Le numérique en quelques chiffres

Les TPE et PME basculent de plus en plus vers le Cloud Computing, la mobilité et la dématérialisation. Aujourd’hui, outre l’ordinateur présent dans 89% des entreprises, une TPE sur deux dispose d’un smartphone et une sur quatre d’une tablette tactile (Source : étude d’IDC). Concernant l’externalisation de données, 26% des entreprises de moins de 200 salariés utilisent le Cloud Computing pour leur outil de CRM. La comptabilité et l’ERP restent cependant en recul pour le moment.

 

Et la dématérialisation ?

La dématérialisation des documents progresse très rapidement, notamment grâce aux réglementations relatives à la TVA qui simplifient la dématérialisation des factures ainsi que la signature électronique. Aujourd’hui, 71% des entreprises utilisent la dématérialisation lors d’échanges avec leurs clients et/ou fournisseurs contre 60% en 2009 (Source : étude MARKESS). Ce sont 2 milliards de factures qui sont échangées chaque année, ce qui fait de la facture électronique un véritable levier du numérique.

Depuis juin 2014, une ordonnance oblige les fournisseurs de l’Etat et des collectivités territoriales à fournir des factures dématérialisées à partir de janvier 2017 pour les grandes entreprises, de 2018 pour les ETI, de 2019 pour les PME et enfin à partir de 2020 pour les TPE. Cette ordonnance renforce le développement de la dématérialisation au cœur des entreprises et administrations.

 

Comment dématérialiser vos factures ?

Il existe trois manières de dématérialiser ses documents :
La facture PDF est associée à d’autres preuves de transaction (bons de commande, de livraison…), ce qui rend la signature électronique facultative.
La facture PDF est accompagnée d’une signature électronique, les documents complémentaires n’ont donc pas d’importance.
L’utilisation des EDI (Echanges de données informatisées)

En 2015, 21% des entreprises françaises sont passées à la facture électronique tandis que 14% souhaitent s’y mettre dans les années à venir (Source : étude d’IDC).

 

Axess Business Solutions édite des solutions de dématérialisation et d’automatisation des processus documentaires (factures fournisseurs, dossiers immobiliers, courriers entrants et sortants…). Nous mettons notre expertise métier au service des entreprises et administrations pour leur garantir un traitement et un échange de données optimisé.
Axess propose une offre en Saas pour l’ensemble de ses solutions. Les données sont hébergées dans ses DataCenter répondant aux plus hautes normes de sécurité.