Dématérialisation : Une dynamique où plusieurs tendances se dégagent !

Véritable priorité pour les entreprises comme pour les administrations, la dématérialisation continue sa progression. Et aujourd’hui, plusieurs tendances se dessinent.

L’Etat, premier acteur de la transformation numérique !

L’Etat est aujourd’hui le premier à encourager les entreprises et administrations à passer au digital, notamment à la dématérialisation. Après avoir mis en place l’obligation pour les entreprises de télé-déclarer leur TVA, c’est maintenant au tour des factures fournisseurs de passer au numérique. D’ici 2020, les échanges de factures entre le service public et les entreprises devront se faire obligatoirement de manière dématérialisée via le portail web CHORUS Pro. Le but étant de simplifier et accélérer les échanges entre l’Etat et les entreprises, et de réduire le temps de traitement par facture.

D’autres projets sont également en cours, destinés cette fois-ci aux citoyens, visant notamment à dématérialiser les procédures administratives et simplifier les démarches.

Des pôles métiers de plus en plus séduits par la dématérialisation

La dématérialisation joue également un rôle clé au sein des différents pôles métiers d’une entreprise : service comptabilité, ressources humaines… Ces services sont en effet les premiers demandeurs car ils doivent composer avec un flux toujours plus important de documents. La dématérialisation leur permet ainsi de traiter plus facilement et rapidement les informations, tout en simplifiant leur diffusion.

Le mode SaaS, indissociable de la dématérialisation des documents

Le mode SaaS, Software As A Service, est une prestation dans laquelle les applications sont hébergées et gérées par un prestataire de service et payées sur la base d’un abonnement. L’utilisation du SaaS permet aux organisations d’avoir accès à différents services depuis n’importe quel appareil disposant d’une connexion internet afin de remplir de nombreuses fonctions : comptabilité, facturation ou encore suivi des ventes. Les avantages sont alors nombreux : réduction des coûts, simplicité d’utilisation, possibilité de travailler en collaboration…

La tendance de la mobilité professionnelle

La mobilité est quant à elle l’une des dernières tendances grandissantes dans les entreprises. En effet, il est désormais primordial d’être en mesure de travailler de n’importe tout, sur tout type d’appareil : ordinateurs, tablettes, smartphones… Grâce aux solutions de dématérialisation de plus en plus mobiles, les collaborateurs peuvent rechercher et consulter des documents stockés dans la GED, numériser des documents depuis un smartphone ou une tablette ou encore valider des factures, tout ça en temps réel.

Axess Business Solutions propose aux entreprises et administrations des solutions de dématérialisation des documents performantes qui répondent à chacun de leurs besoins. Chacune de nos solutions sont disponibles en mode SaaS, visant ainsi favoriser la mobilité professionnelle et le travail collaboratif au sein des entreprises et administrations actuelles.

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Libérez-vous de vos contraintes grâce la Gestion Electronique de documents !

Le constat est simple : Les entreprises ayant choisi une solution de Gestion Electronique de Documents (GED) sont celles qui gèrent plus efficacement et de manière sécurisé leurs informations !

800 heures par an à rechercher un document papier !

D’après une étude menée par Cognidox, un employé passe près de 300 heures par an à rechercher un document papier. Soit une perte de temps conséquente qui éloigne les salariés de leur cœur de métier.

De plus, cette recherche représente un coût annuel moyen de 8400€ par salarié. Et un document perdu correspond pour l’entreprise à une perte de 200 euros. Une dépense conséquente pour les entreprises, que soit les Grands Comptes comme les TPE/PME.

A l’heure actuelle, 16,4% des salariés français privilégient le télétravail, au moins 8 heures par mois. Ces salariés n’ont donc pas accès aux différents documents papiers présents au sein de l’entreprise. Ce qui ne leur permet pas d’effectuer efficacement leur travail.

La Gestion Electronique de Documents

Afin de palier à ces difficultés, il existe des solutions de Gestion Electronique de Documents, aussi appelées GED, visant à organiser et gérer de façon dématérialisée les volumes importants de documents. Celles-ci fonctionnent en mode Saas grâce au Cloud Computing ou « Informatique dans les nuages ». Le Cloud Computing consiste à accéder à des ressources informatiques via internet, à tout moment et dans n’importe quel lieu.

Cette GED répond alors aux objectifs les plus couramment demandés en entreprises :

La productivité
La Gestion Electronique de Documents permet de centraliser les documents numérisés de façon intuitive et surtout adaptée à l’organisation de l’entreprise. Ainsi les collaborateurs peuvent recherche plus facilement les informations et y accéder à tout moment.

Les économies
Grâce à la complémentarité de la GED et du Cloud Computing, les entreprises obtiennent un service sur-mesure, adapté à leurs usages et leur budget. En effet, les organisations libère ainsi leurs espaces de stockages physique ce qui leur permet de faire des économies et paye le prix juste en fonction de leurs usages et du nombre d’utilisateurs.

La sécurité
Une majorité des entreprises risques la perte de leurs données critique. Avec une solution de Gestion Electronique de Documents, elles préservent l’intégralité de leurs informations en les sauvegardant au sein de datacenters hautement protégés et en contrôlant l’accès à celles-ci.

La mobilité
Enfin, une solution de GED facilite l’accès aux documents aux collaborateurs nomades. Avec une simple connexion internet, ils consultent les informations dont ils ont besoin, à tout moment et quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

Notre solution Codexia GED, dédiée à la Gestion Electronique de Documents, permet d’indexer et de classer de manière automatique de tout type de documents. Développée en mode SaaS, vous avez la possibilité de consulter vos données de manière sécurisée, depuis tous vos applicatifs métiers, dans n’importe quel lieu et en temps réel pour une meilleure productivité.

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