Comment optimiser la gestion de vos mails professionnels ?

Comment optimiser la gestion de vos mails professionnels ?

Les emails professionnels sont considérés comme des documents à part entière qui peuvent contenir des informations clés et engager l’activité des entreprises. Pourtant encore trop peu de dirigeants s’en préoccupent réellement.

La gestion des emails professionnels trop peu prise en compte

Lorsqu’une organisation met en place un processus de gestion documentaire (GED) au sein de sa structure, elle pense rarement à y intégrer la gestion des emails professionnels émis et reçus par les collaborateurs. Pourtant, plus de 40% des collaborateurs reçoivent et traitent jusqu’à 100 mails par jours.

En délaissant ses emails, une entreprise met également de côté une partie importante de son patrimoine informationnel détenu dans les différents comptes de messagerie des salariés. Cette situation peut alors engendrer des risques réels : perte de données, vol d’identité, mauvaise accessibilité aux informations…

  • Sensibilisation régulière auprès du personnel afin de créer une prise de conscience
  • Installation et mise à jour régulière des anti-virus, pare-feu et antispam
  • Sauvegarde régulière de vos fichiers pour pouvoir les récupérer en cas d’attaques
  • Méfiance vis-à-vis des mails à orthographe douteux, qui vous demandent des informations confidentielles…

La GED, la réponse idéale pour une gestion optimale !

L’objectif de la GED sera ici de permettre d’identifier rapidement les emails engageant l’entreprise ainsi que garantir leur valeur probante. Ce qui permettra également de réduire considérablement les coûts de stockage. Mais comment mettre en place une démarche de gestion des emails professionnels efficace ?

Pour cela, il est important de tenir compte de 4 points clés :

Diagnostic précis des usages

Afin de mettre en place une gestion des emails professionnels efficace, il est d’abord nécessaire de réaliser un audit des pratiques afin de savoir quels sont les usages de la messagerie, les volumes de mails ou encore les risques potentiels.

Sensibilisation des collaborateurs

L’entreprise doit établir des règles d’identification et de gestion en informant au préalable les collaborateurs concernés.

Conservation des emails

Conserver les mails dans une solution de stockage dédiée ainsi qu’anticiper leur destruction est primordial pour une gestion optimale. Des outils d’archivage doivent être mis à disposition des utilisateurs afin d’automatiser la gestion de leurs emails.

Alternatives aux emails

Enfin, il peut être intéressant pour les entreprises de proposer aux collaborateurs des outils alternatifs aux emails tels que des réseaux d’entreprise ou encore un serveur partagé.

Pour aller
plus loin

Axess Business Solutions propose une solution de LAD performante, Codexia LAD, qui assure la lecture automatique des pièces jointes intégrées dans vos emails. Vous simplifiez vos échanges documentaires et gagnez du temps grâce à une vérification automatique des données et un transfert immédiat de vos pièces jointes dans Codexia GED et notre moteur de workflow.

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Libérez-vous de vos contraintes grâce la Gestion Electronique de documents !

Le constat est simple : Les entreprises ayant choisi une solution de Gestion Electronique de Documents (GED) sont celles qui gèrent plus efficacement et de manière sécurisé leurs informations !

800 heures par an à rechercher un document papier !

D’après une étude menée par Cognidox, un employé passe près de 300 heures par an à rechercher un document papier. Soit une perte de temps conséquente qui éloigne les salariés de leur cœur de métier.

De plus, cette recherche représente un coût annuel moyen de 8400€ par salarié. Et un document perdu correspond pour l’entreprise à une perte de 200 euros. Une dépense conséquente pour les entreprises, que soit les Grands Comptes comme les TPE/PME.

A l’heure actuelle, 16,4% des salariés français privilégient le télétravail, au moins 8 heures par mois. Ces salariés n’ont donc pas accès aux différents documents papiers présents au sein de l’entreprise. Ce qui ne leur permet pas d’effectuer efficacement leur travail.

La Gestion Electronique de Documents

Afin de palier à ces difficultés, il existe des solutions de Gestion Electronique de Documents, aussi appelées GED, visant à organiser et gérer de façon dématérialisée les volumes importants de documents. Celles-ci fonctionnent en mode Saas grâce au Cloud Computing ou « Informatique dans les nuages ». Le Cloud Computing consiste à accéder à des ressources informatiques via internet, à tout moment et dans n’importe quel lieu.

Cette GED répond alors aux objectifs les plus couramment demandés en entreprises :

La productivité
La Gestion Electronique de Documents permet de centraliser les documents numérisés de façon intuitive et surtout adaptée à l’organisation de l’entreprise. Ainsi les collaborateurs peuvent recherche plus facilement les informations et y accéder à tout moment.

Les économies
Grâce à la complémentarité de la GED et du Cloud Computing, les entreprises obtiennent un service sur-mesure, adapté à leurs usages et leur budget. En effet, les organisations libère ainsi leurs espaces de stockages physique ce qui leur permet de faire des économies et paye le prix juste en fonction de leurs usages et du nombre d’utilisateurs.

La sécurité
Une majorité des entreprises risques la perte de leurs données critique. Avec une solution de Gestion Electronique de Documents, elles préservent l’intégralité de leurs informations en les sauvegardant au sein de datacenters hautement protégés et en contrôlant l’accès à celles-ci.

La mobilité
Enfin, une solution de GED facilite l’accès aux documents aux collaborateurs nomades. Avec une simple connexion internet, ils consultent les informations dont ils ont besoin, à tout moment et quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

Notre solution Codexia GED, dédiée à la Gestion Electronique de Documents, permet d’indexer et de classer de manière automatique de tout type de documents. Développée en mode SaaS, vous avez la possibilité de consulter vos données de manière sécurisée, depuis tous vos applicatifs métiers, dans n’importe quel lieu et en temps réel pour une meilleure productivité.

En savoir-plus

GED métier et GED transversale : comment faire le bon choix ?

Les dirigeants privilégient de plus en plus une approche métier pour organiser leur entreprise. Il en est de même pour la gestion de leurs documents. Mais comment faire le bon choix entre une solution de GED métier et une solution plus gobale ?

Des entreprises organisées autour de pôles métiers

Malgré l’évolution du travail collaboratif au sein des entreprises, celles-ci continuent très souvent à s’organiser autour de pôles métiers : ressources humaines, comptabilité, commerce… C’est dans ce sens qu’elles privilégient encore à l’heure actuelle la mise en place d’une solution de GED métier et non pas de manière globale.

Evidemment, il est nécessaire de bien évaluer ses besoins avant de mettre en place ce type de solution métier. En effet, si l’objectif est de mettre en place un logiciel de GED unique dédié à un seul métier, l’entreprise a tout intérêt à se diriger vers ce type de solution.

A contrario, si celle-ci envisage de faire évoluer sa solution de GED dans le temps ou de l’utiliser pour différents services, il est préférable que l’entreprise choisisse un logiciel global, appelé aussi GED Transversale, qui sera plus approprié. Ce type de GED permettra de gérer l’ensemble des documents relatifs aux ressources humaines, aux fournisseurs ou encore aux clients. Pour garantir la confidentialité des données, il est important ici que la solution globale dispose d’une gestion des droits et des habilitations.

Quels sont les avantages d’une solution de GED métier ?

Ce fonctionnement par pôle métier permet de coller au plus près des besoins des utilisateurs. Le paramétrage du logiciel de GED est alors parfaitement adapté : plan de classement, indexation, workflow…

La GED étant rattachée à un métier unique, cela permet également d’automatiser plus facilement les différentes tâches ainsi que le classement des documents. Ce qui évite ainsi des saisies manuelles engendrant des erreurs et une réelle perte de temps.
De plus, une solution de GED métier donne la possibilité de gérer plus simplement le droit d’accès aux documents, étant donné que seuls les collaborateurs du pôle métier peuvent y accéder. La sécurité et la traçabilité de la documentation en est d’autant plus assurée.

Enfin, l’accompagnement des utilisateurs peut se faire sur-mesure et plus facilement. L’appropriation de la solution en est donc grandement facilitée.

Axess Business Solutions propose quant à elle Codexia GED, une solution de Gestion Electronique des Documents Transversale, appelé aussi GED globale plus haut dans l’article. Codexia GED permet de répondre à tous les besoins d’une entreprise pour tous les services quelque soit le type de document et le SI/ERP :
Plans de classement documentaire RH, synchronisés avec le SIRH (Sage Paie, Cegid RH…).
Plans de classement documentaire Fournisseur, synchronisés avec la solution comptable.
Plans de classement documentaire Client, synchronisés avec le logiciel de comptabilité clients.

Ainsi vous ne démultipliez pas les outils et les méthodes d’archivage de vos documents.

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Pourquoi s’intéresser à la gestion documentaire ?

Qu’elles soient sous forme papier ou électronique, les données d’une entreprise doivent être traitées en toute sécurité. Qu’il s’agisse d’un contrat, d’une facture ou d’un courrier… Les entreprises ont tout intérêt à numériser leurs documents et à les intégrer dans le SI.

Bien gérer ses documents : un gain de temps et d’argent

La recherche de documents peut aujourd’hui être une perte de temps et d’argent pour les entreprises. Il faut donc un portail documentaire managé efficacement au quotidien, avec un accompagnement du changement de proximité et des règles d’accès définies.

La gestion documentaire : une solution spécifique et sécurisée

Les besoins technologiques des entreprises sont aujourd’hui très spécifiques notamment en ce qui concerne la gestion documentaire, du réseau social, de l’archivage cloud. Seulement, il faut avant tout partir d’une gestion électronique des documents (GED), avec un plan de classement efficace et une indexation rigoureuse. Afin d’être adapté à chaque domaine, elle inclut des plateformes collaboratives et s’interface autant avec un ECM qu’avec un CRM ou un ERP.

Il est également primordial d’assurer une réelle protection à ses données afin qu’elles ne soient pas transformées. Il faut donc suivre une certaine réglementation. Les durées de conservation des documents sont en effet un point essentiel. Ce sont la traçabilité et pérennité de l’information qui sont en jeu.

Un impact environnemental considérable

Il est aujourd’hui évident qu’il faut réduire sa consommation de papier, en limitant notamment les envois papier, les impressions et en numérisant l’ensemble de ses documents papier. Le tout électronique devient aujourd’hui possible en interne comme dans les échanges autant avec les fournisseurs qu’avec les clients.

La “transformation digitale” des entreprises est en route et doit s’inscrire dans la durée afin que les entreprises assurent une certaine pérennité.

GEDIWEB, offre d’Axess Business Solutions, propose des solutions de gestion documentaire qui permettent d’acquérir, d’organiser, de diffuser, de consulter, d’archiver et de sécuriser des documents et de l’information pour tous les secteurs (PME/PMI, finance, administration, construction…).