Comment optimiser la gestion de vos mails professionnels ?

Comment optimiser la gestion de vos mails professionnels ?

Les emails professionnels sont considérés comme des documents à part entière qui peuvent contenir des informations clés et engager l’activité des entreprises. Pourtant encore trop peu de dirigeants s’en préoccupent réellement.

La gestion des emails professionnels trop peu prise en compte

Lorsqu’une organisation met en place un processus de gestion documentaire (GED) au sein de sa structure, elle pense rarement à y intégrer la gestion des emails professionnels émis et reçus par les collaborateurs. Pourtant, plus de 40% des collaborateurs reçoivent et traitent jusqu’à 100 mails par jours.

En délaissant ses emails, une entreprise met également de côté une partie importante de son patrimoine informationnel détenu dans les différents comptes de messagerie des salariés. Cette situation peut alors engendrer des risques réels : perte de données, vol d’identité, mauvaise accessibilité aux informations…

  • Sensibilisation régulière auprès du personnel afin de créer une prise de conscience
  • Installation et mise à jour régulière des anti-virus, pare-feu et antispam
  • Sauvegarde régulière de vos fichiers pour pouvoir les récupérer en cas d’attaques
  • Méfiance vis-à-vis des mails à orthographe douteux, qui vous demandent des informations confidentielles…

La GED, la réponse idéale pour une gestion optimale !

L’objectif de la GED sera ici de permettre d’identifier rapidement les emails engageant l’entreprise ainsi que garantir leur valeur probante. Ce qui permettra également de réduire considérablement les coûts de stockage. Mais comment mettre en place une démarche de gestion des emails professionnels efficace ?

Pour cela, il est important de tenir compte de 4 points clés :

Diagnostic précis des usages

Afin de mettre en place une gestion des emails professionnels efficace, il est d’abord nécessaire de réaliser un audit des pratiques afin de savoir quels sont les usages de la messagerie, les volumes de mails ou encore les risques potentiels.

Sensibilisation des collaborateurs

L’entreprise doit établir des règles d’identification et de gestion en informant au préalable les collaborateurs concernés.

Conservation des emails

Conserver les mails dans une solution de stockage dédiée ainsi qu’anticiper leur destruction est primordial pour une gestion optimale. Des outils d’archivage doivent être mis à disposition des utilisateurs afin d’automatiser la gestion de leurs emails.

Alternatives aux emails

Enfin, il peut être intéressant pour les entreprises de proposer aux collaborateurs des outils alternatifs aux emails tels que des réseaux d’entreprise ou encore un serveur partagé.

Pour aller
plus loin

Axess Business Solutions propose une solution de LAD performante, Codexia LAD, qui assure la lecture automatique des pièces jointes intégrées dans vos emails. Vous simplifiez vos échanges documentaires et gagnez du temps grâce à une vérification automatique des données et un transfert immédiat de vos pièces jointes dans Codexia GED et notre moteur de workflow.

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Lutte contre la fraude : Et le si numérique était la solution ?

Lutte contre la fraude :
Et le si numérique était la solution ?

La lutte contre la fraude est un sujet clé ces derniers mois, afin notamment de réduire le préjudice subi par les entreprise. Et si le digital était la solution ?

Un préjudice estimé à 5% du CA d’une entreprise

La fraude est aujourd’hui de plus en plus présente au sein des entreprises. On estime le préjudice à 5% du chiffre d’affaires pour une entreprise. 50% des entreprises déclarent même avoir été victimes d’une fraude au fournisseur.

La fraude documentaire est également un fléau important ces dernières années, du fait que celle-ci soit facilement accessible. En effet, bon nombre de documents utilisés couramment sont falsifiés. Il peut s’agir par exemple de fiches de paie ou encore de factures.

C’est donc un réel impact économique que subissent les entreprises. Pour lutter contre ces fraudes, le numérique apparait aujourd’hui comme une bonne solution pour les entreprises.

Des solutions numériques pour lutter contre la fraude

La transformation digitale fait partie de la stratégie de toute entreprise. La raison ? De nombreuses opportunités offertes aux entités, tels qu’un gain de compétitivité, la satisfaction clients et surtout la réduction des coûts. Désormais, la transition numérique ne se résume plus seulement en termes de présence numérique. Les entreprises se dirigent davantage vers des solutions pour digitaliser leurs processus, point clé du fonctionnement de leur organisation.

Depuis quelques mois, la transformation numérique revêt un nouveau rôle visant à sécuriser les données mais aussi à lutter contre la fraude.

Automatiser davantage les traitements de données et assurer la traçabilité des informations est une bonne solution pour lutter contre les fraudes de plus en plus présentes. Les entreprises ont tout intérêt à automatiser par exemple les tâches à faible valeur ajoutée.

Attention, lors du choix de votre solution de digitalisation des processus, veillez bien à ce que celle-ci garantissent aux documents :

  • L’intégrité via la signature électronique ou les empreinte par exemple
  • La conformité grâce à des contrôle de cohérence régulier
  • La validité des informations extraites des documents
  • La cohérence en s’assurant que les documents et les données qui y sont contenues soient conformes

Pour aller
plus loin

Pour répondre aux enjeux digitaux des entreprises et lutter contre les fraudes, Axess Business Solutions a développé la gamme Codexia, regroupant différentes solutions de dématérialisation des documents ainsi que d’automatisation et digitalisation des processus. L’ensemble de nos solutions est hébergé par une des entités d’Axess, experte en hébergement et gestion des Systèmes d’Information. Ce qui vous assure des documents conformes et des données sécurisées !

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Le travail collaboratif : un atout considérable pour les entreprises

Le travail collaboratif est devenu incontournable et aide les entreprises à respecter les délais, la qualité et les coûts. Pour que celui-ci fonctionne, il est nécessaire d’optimiser les processus de travail notamment grâce à la GED.

La GED facilitateur du travail collaboratif

La GED (Gestion électronique de documents), souvent réduite à sa fonction d’archivage et de classement des données, apporte de nombreux avantages aux entreprises qui l’utilisent pour le travail collaboratif.

En effet, la GED intègre de nombreuses fonctionnalités qui lui permettent d’être un atout considérable pour le travail collaboratif en entreprise : centralisation des données, circulation fluide des informations, transparence, traçabilité, sécurité…

Des fonctions adaptées au travail collaboratif

La GED propose des fonctionnalités particulièrement adaptées au travail collaboratif dans les organisations :

>> Workflow
En standardisant et en dématérialisant les processus, en diffusant les événements et en informant en temps réel les bonnes personnes la fonction de workflow facilite le travail collaboratif. Ainsi chaque collaborateur peut savoir exactement qui doit faire quoi (notifications de tâches) et qui a fait quoi (traçabilité).

>> Partage
Crucial pour l’organisation et la réussite du travail collaboratif, le partage doit se faire de manière simple et en temps réel. Une solution de GED permettra de limiter les erreurs et de gagner en productivité et en confort de travail. De plus, elle garantira une information fiable, simple d’accès, à jour, sécurisée et disponible 24h/24 et 7j/7.

>> Traçabilité
Obligatoire pour certaines industries (médicale, pharmaceutique, agroalimentaire…), la traçabilité des documents permet de connaitre les modifications qui ont été faite, qui les a faite et quand. La GED enregistre automatiquement les actions effectuées sur les documents garantissant ainsi leur intégrité et leur fiabilité.

>> Portail documentaire
Pouvant parfois impliquer des acteurs extérieurs à l’organisation (clients, fournisseurs, partenaires, sous-traitants…) pour la création, la consultation ou la modification de données, le travail collaboratif nécessite la mise en place d’un portail documentaire. En centralisant l’information, le portail documentaire permet de gagner en efficacité et garantit une information unique, sécurisée, disponible et à jour.

>> Sécurité
Afin que le travail collaboratif ne mette pas en danger la sécurité et la confidentialité des données, la GED permet de gérer les habilitations de chacun à voir, à consulter ou à modifier une information.

>> Signature électronique
La signature électronique est le meilleur moyen de satisfaire les exigences réglementaires tout en évitant les procédés manuels souvent longs et fastidieux. Elle garantit la conformité des documents tout en déchargeant l’entreprise des contraintes et des coûts du procédé manuel classique.

De l’acquisition à l’archivage, la gamme CODEXIA vous permet de gérer et partager l’ensemble de vos documents et de coordonner chaque collaborateur. Ainsi vous accélérez la mise en œuvre de vos projets et assurez le suivi des échanges.

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Comment réussir son projet de GED en 4 étapes ?

La Gestion Electronique de Documents (GED) continue de se déployer dans les entreprises et elle a déjà fait ses preuves. Mais quelles sont les 4 étapes clés à respecter pour la bonne mise en place de votre projet de GED ?

Définir ses besoins à moyen et long terme

Avant la mise en place d’un projet de GED, une première étape essentielle consiste à définir les objectifs et les attentes de l’entreprise quant à son projet.
Cette étape permet notamment :
– de définir les documents à traiter,
– de nommer un référent pour le projet. En effet, que le projet soit réalisé par un prestataire extérieur ou par une personne en interne, il est important de nommer un référent qui saura faire le lien entre les différents acteurs de la démarche.

Créer un cahier des charges précis

Dans un deuxième temps, le référent de la solution de GED détermine en 5 étapes le cahier des charges :
– le plan de classement de la GED,
– les modules de traitements automatisés,
– le calendrier de conservation,
– les processus de réception de document.
Le cahier des charges constitue une étape importante qui détermine les spécificités de l’entreprise et aiguille le choix du prestataire.

Tester la solution de GED pour connaître les avantages et les limites

Cette troisième phase permet de tester le projet de GED en le mettant en place sur une partie des activités de l’entreprise ou pour certains types de documents. Si nécessaire, des ajustements pourront ainsi être réalisés afin de permettre un déploiement du logiciel de GED à l’ensemble de l’entreprise.

Mettre en place le projet de GED

Enfin, suite à la validation du test, le déploiement à l’ensemble de l’entreprise peut commencer. Dans un souci de bonne mise en place et de contrôle, il est conseillé de créer un comité d’observation qui sera chargé de :
– contrôler et évaluer la satisfaction des besoins des collaborateurs,
– assurer le développement et le bon déroulement du projet,
– effectuer une veille réglementaire et technologique,
– garantir la maintenance.

De plus, il faut bien prendre en compte que la mise en place d’un processus de dématérialisation entraîne des changements de méthodes de travail pour les collaborateurs. Faire appel à un prestataire extérieur apparaît ainsi être la solution la plus simple pour la mise en place d’un projet de GED. En effet, un expert tel qu’Axess Business Solutions saura guider les entreprises et les administrations en leur proposant des solutions adaptées à leurs besoins.

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Les 4 exigences réglementaires pour réussir la dématérialisation de ses documents !

La dématérialisation des documents continue de révolutionner le quotidien des entreprises et des administrations. Mais connaissez-vous les 4 exigences réglementaires à mettre en place pour réussir votre projet d’archivage ?

Identifier et revoir sa stratégie de conservation de documents

Un document papier original doit répondre à certaines règles de conservation (entre 3 et 10 ans suivant le type de document), qu’il est important de prendre en compte et de revoir lorsque celui-ci sera dématérialisé. Pour réussir votre projet de dématérialisation des documents et que celui-ci soit conforme avec la réglementation, il est nécessaire dans un premier temps de définir précisément : la durée de conservation des documents adaptée à la dématérialisation, le format du fichier, les habilitations, le mode de consultation…

Établir un plan de classement en phase avec la stratégie de l’entreprise

La deuxième exigence fait référence au plan de classement. Pour pouvoir retrouver facilement vos documents numérisés, il est important de créer un plan de classement. Celui-ci regroupe l’ensemble des documents dématérialisés ce qui permet ainsi de s’y retrouver plus aisément, lors d’un contrôle juridique par exemple.

Ce plan de classement a également l’avantage de gagner du temps au quotidien. En quelques clics les collaborateurs peuvent retrouver le document dont ils ont besoin.

Garantir la valeur juridique du document numérisé

Tout document possède une valeur juridique ou peut servir de preuve admissible devant un juge. Afin de conserver cette valeur, il requiert de créer un processus de dématérialisation clair et surtout en adéquation avec le projet de numérisation de l’entreprise. Il garantira ainsi l’intégrité, la stabilité et la pérennité du document numérisé. Pour cela, il faudra bien identifier auparavant :
– les tâches à réaliser.
– les exigences techniques (procédé de transfert, contrôle de l’accès).
– les obligations juridiques.

Le processus doit être conservé durant toute la durée de vie du document car c’est lui qui prouve les mesures mise en œuvre et donc l’intégrité du document.

Peut également être créée : une déclaration de numérisation. Celle-ci reprend pour chaque projet de numérisation : les quantités traitées, la date et le lieu de numérisation, le format, la résolution, les habilitations…

Choisir un système d’archivage performant

Enfin, la 4ème exigence archivistique concerne l’accès aux documents dématérialisés. Une fois les documents au format numérique, il est primordial d’utiliser un Système d’Archivage Electronique (SAE) garantissant la protection des informations et surtout conforme à la politique d’archivage de l’entreprise. Le SAE permettra alors de contrôler les droits d’accès de chacun selon un paramétrage personnalisé.

Axess Business Solutions propose aux entreprises et administrations des solutions de dématérialisation des documents et de gestion documentaire performantes. Les offres de GED, d’archivage électronique ou encore de coffre-fort électronique permettent aujourd’hui à Axess Business Solutions d’assurer la pérennité et l’intégrité de l’ensemble des documents qui lui sont confiés au quotidien.

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Le cloud computing est-il un atout pour votre solution de GED ?

La question du cloud computing se pose de plus en plus à la mise en place d’une solution de GED en entreprise. On vous explique les atouts de cette technologie !

Qu’est-ce que le cloud computing ?

Le cloud computing peut être associé à un « nuage informatique », c’est-à-dire une plateforme en ligne permettant de stocker l’ensemble de vos données. Nécessitant seulement une connexion internet, les utilisateurs peuvent accéder à leurs informations où qu’ils soient et à n’importe quelle heure de la journée.

Très utilisé dans la sphère privée, le cloud computing gagne depuis quelques années les entreprises. Des outils simples et rapides à prendre en main voient le jour et permettent de répondre aux besoins de mobilité des entreprises. Le but étant qu’elles se démarquent de la concurrence en étant plus modernes et surtout réactives.

Quels sont les avantages d’intégrer le cloud à votre solution de GED ?

Les éditeurs de solutions de GED (Gestion Electronique de Documents) ont su profiter de cet engouement et proposent désormais des solutions accessibles à tout moment. Quels sont alors les atouts pour les entreprises ?

Un usage simple est le principal atout qui séduit les entreprises. L’accès à la solution de GED se fait facilement via une simple connexion internet. Aucune installation sur les postes n’est à prévoir. Ce qui permet aux entreprises de s’affranchir des contraintes techniques (choix du matériel, installation, mise à jour, maintenance, compatibilité avec les applications métiers…) et de se recentrer sur leur cœur de métier.

Le deuxième bénéfice est d’ordre économique. En effet, la plupart des solutions de cloud computing sont proposées sous forme d’abonnement. Aucun investissement de matériel onéreux n’est nécessaire. De plus, les entreprises réalisent des économies au niveau de leurs ressources humaines, du fait que le prestataire s’occupe de tout.

Enfin le dernier atout de posséder une solution de GED en cloud computing est le fait que celle-ci soit évolutive. Votre base documentaire évolue ? Pas d’achat de licences ou de serveurs supplémentaires, vous augmentez simplement votre espace de stockage selon vos besoins !

Certes, le cloud computing représente de réelles opportunités pour les petites entreprises qui mettent en place une solution de GED et qui ne disposent pas toujours des moyens humains et matériels suffisants. Cependant, le plus important est de bien analyser l’existant afin de comprendre ses besoins utilisateurs et de choisir la solution la plus adaptée.

Axess Business Solutions place la digitalisation et la mobilité des entreprises au cœur de ses priorités. Pour cela, nous avons développé la solution CODEXIA GED, dédiée à la Gestion Electronique de Documents. La solution étant disponible en mode SaaS, vous profitez de tous les atouts du cloud computing pour indexer et classer automatiquement vos documents ou encore consulter vos données de manière sécurisée où que vous soyez.

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Libérez-vous de vos contraintes grâce la Gestion Electronique de documents !

Le constat est simple : Les entreprises ayant choisi une solution de Gestion Electronique de Documents (GED) sont celles qui gèrent plus efficacement et de manière sécurisé leurs informations !

800 heures par an à rechercher un document papier !

D’après une étude menée par Cognidox, un employé passe près de 300 heures par an à rechercher un document papier. Soit une perte de temps conséquente qui éloigne les salariés de leur cœur de métier.

De plus, cette recherche représente un coût annuel moyen de 8400€ par salarié. Et un document perdu correspond pour l’entreprise à une perte de 200 euros. Une dépense conséquente pour les entreprises, que soit les Grands Comptes comme les TPE/PME.

A l’heure actuelle, 16,4% des salariés français privilégient le télétravail, au moins 8 heures par mois. Ces salariés n’ont donc pas accès aux différents documents papiers présents au sein de l’entreprise. Ce qui ne leur permet pas d’effectuer efficacement leur travail.

La Gestion Electronique de Documents

Afin de palier à ces difficultés, il existe des solutions de Gestion Electronique de Documents, aussi appelées GED, visant à organiser et gérer de façon dématérialisée les volumes importants de documents. Celles-ci fonctionnent en mode Saas grâce au Cloud Computing ou « Informatique dans les nuages ». Le Cloud Computing consiste à accéder à des ressources informatiques via internet, à tout moment et dans n’importe quel lieu.

Cette GED répond alors aux objectifs les plus couramment demandés en entreprises :

La productivité
La Gestion Electronique de Documents permet de centraliser les documents numérisés de façon intuitive et surtout adaptée à l’organisation de l’entreprise. Ainsi les collaborateurs peuvent recherche plus facilement les informations et y accéder à tout moment.

Les économies
Grâce à la complémentarité de la GED et du Cloud Computing, les entreprises obtiennent un service sur-mesure, adapté à leurs usages et leur budget. En effet, les organisations libère ainsi leurs espaces de stockages physique ce qui leur permet de faire des économies et paye le prix juste en fonction de leurs usages et du nombre d’utilisateurs.

La sécurité
Une majorité des entreprises risques la perte de leurs données critique. Avec une solution de Gestion Electronique de Documents, elles préservent l’intégralité de leurs informations en les sauvegardant au sein de datacenters hautement protégés et en contrôlant l’accès à celles-ci.

La mobilité
Enfin, une solution de GED facilite l’accès aux documents aux collaborateurs nomades. Avec une simple connexion internet, ils consultent les informations dont ils ont besoin, à tout moment et quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

Notre solution Codexia GED, dédiée à la Gestion Electronique de Documents, permet d’indexer et de classer de manière automatique de tout type de documents. Développée en mode SaaS, vous avez la possibilité de consulter vos données de manière sécurisée, depuis tous vos applicatifs métiers, dans n’importe quel lieu et en temps réel pour une meilleure productivité.

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GED métier et GED transversale : comment faire le bon choix ?

Les dirigeants privilégient de plus en plus une approche métier pour organiser leur entreprise. Il en est de même pour la gestion de leurs documents. Mais comment faire le bon choix entre une solution de GED métier et une solution plus gobale ?

Des entreprises organisées autour de pôles métiers

Malgré l’évolution du travail collaboratif au sein des entreprises, celles-ci continuent très souvent à s’organiser autour de pôles métiers : ressources humaines, comptabilité, commerce… C’est dans ce sens qu’elles privilégient encore à l’heure actuelle la mise en place d’une solution de GED métier et non pas de manière globale.

Evidemment, il est nécessaire de bien évaluer ses besoins avant de mettre en place ce type de solution métier. En effet, si l’objectif est de mettre en place un logiciel de GED unique dédié à un seul métier, l’entreprise a tout intérêt à se diriger vers ce type de solution.

A contrario, si celle-ci envisage de faire évoluer sa solution de GED dans le temps ou de l’utiliser pour différents services, il est préférable que l’entreprise choisisse un logiciel global, appelé aussi GED Transversale, qui sera plus approprié. Ce type de GED permettra de gérer l’ensemble des documents relatifs aux ressources humaines, aux fournisseurs ou encore aux clients. Pour garantir la confidentialité des données, il est important ici que la solution globale dispose d’une gestion des droits et des habilitations.

Quels sont les avantages d’une solution de GED métier ?

Ce fonctionnement par pôle métier permet de coller au plus près des besoins des utilisateurs. Le paramétrage du logiciel de GED est alors parfaitement adapté : plan de classement, indexation, workflow…

La GED étant rattachée à un métier unique, cela permet également d’automatiser plus facilement les différentes tâches ainsi que le classement des documents. Ce qui évite ainsi des saisies manuelles engendrant des erreurs et une réelle perte de temps.
De plus, une solution de GED métier donne la possibilité de gérer plus simplement le droit d’accès aux documents, étant donné que seuls les collaborateurs du pôle métier peuvent y accéder. La sécurité et la traçabilité de la documentation en est d’autant plus assurée.

Enfin, l’accompagnement des utilisateurs peut se faire sur-mesure et plus facilement. L’appropriation de la solution en est donc grandement facilitée.

Axess Business Solutions propose quant à elle Codexia GED, une solution de Gestion Electronique des Documents Transversale, appelé aussi GED globale plus haut dans l’article. Codexia GED permet de répondre à tous les besoins d’une entreprise pour tous les services quelque soit le type de document et le SI/ERP :
Plans de classement documentaire RH, synchronisés avec le SIRH (Sage Paie, Cegid RH…).
Plans de classement documentaire Fournisseur, synchronisés avec la solution comptable.
Plans de classement documentaire Client, synchronisés avec le logiciel de comptabilité clients.

Ainsi vous ne démultipliez pas les outils et les méthodes d’archivage de vos documents.

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La gestion électronique de documents : quelles sont les différentes étapes ?

La gestion électronique de documents, aussi appelée GED, est un système informatisé qui permet la gestion de tout type de documents, de l’acquisition à l’archivage. La gestion des documents permet aux entreprises de réaliser un véritable gain de temps et d’argent via un processus de numérisation qui comprime le volume papier.

Afin de mener à bien sa gestion électronique de documents, 4 étapes primordiales existent : l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion des documents.

Gestion électronique de documents : acquisition et numérisation des documents

Avant de classer le document, il faut tout d’abord l’acquérir au sein du système informatique de l’entreprise. L’acquisition peut s’effectuer de différentes manières, suivant les besoins des organisations :

• Intégration des documents papiers grâce à la numérisation par scanner : technologies de RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) et LAD (Lecture Automatique de Documents).

• Intégration des documents électroniques tels que des fichiers bureautiques, PDF…

• Production de documents numériques via un logiciel informatique.

• Echange de documents électroniques qui peut s’effectuer grâce à une interconnexion du système d’information de deux entités par un dispositif d’EDI (Echange d’informations informatisées).

Quelle que soit la méthode utilisée, les documents passent également par l’étape de Workflow afin d’aboutir à une version finale approuvée par les utilisateurs concernés.

Classement des documents électroniques

Dans un deuxième temps, les documents sont indexés, permettant de faciliter son exploitation grâce à une description du document et de son contenu. Il existe deux types d’indexation : l’indexation par type qui offre une description formelle du document et l’indexation par mots-clés qui vise le contenu du document pour ainsi faciliter les recherches.

Stockage des données numériques

La 3ème étape de la gestion électronique de documents consiste à stocker les documents électroniques en vue de les protéger des risques en entreprise. Différentes problématiques sont à prendre en compte avant de mettre en place un processus de stockage :

• Le support de stockage doit être adapté au volume des documents, à l’importance des données ainsi qu’à la fréquence de consultation.

• Une hiérarchisation du processus de stockage, en fonction du contenu, de l’état ou du type du document est nécessaire pour une recherche plus efficace.

• La durée de conservation des documents doit être considérée afin d’épurer et faciliter le processus de stockage.

Diffusion des documents grâce au processus de GED

La dernière étape de la gestion électronique de documents consiste à diffuser les documents aux utilisateurs concernés, via internet ou un extranet.

Bien que la GED puisse engendrer un certain investissement, elle permet de gagner un temps énorme sur la gestion des documents ainsi qu’un réel gain d’argent sur du long terme. Au sein d’une entreprise, faire le choix de gérer efficacement ses documents peut relever d’une véritable stratégie d’entreprise.

La gestion électronique de documents est aujourd’hui un réel enjeu économique pour les entreprises qui voit leur rentabilité accroitre de 3% à 5% après la mise en place d’un processus de gestion au sein de leur structure.

La solution CODEXIA GED indexe et classe tout type de documents de manière automatisée. De l’acquisition à l’archivage, Axess Business Solutions propose une offre globale de gestion électronique de documents développée avec des technologies RAD, LAD et Workflow.

Comment optimiser la gestion de vos mails professionnels ?

Les mails professionnels sont aujourd’hui considérés comme des documents à part entière qui peuvent contenir des informations clés et engager l’activité des entreprises.
Lorsqu’une organisation met en place un processus de GED au sein de sa structure, elle pense rarement à y intégrer les mails émis et reçus par les collaborateurs, sachant pourtant que 38% d’entre eux reçoivent et traitent jusqu’à 100 mails par jours.

En délaissant ses mails, une entreprise met également de côté une partie importante de son patrimoine informationnel détenu dans les différents comptes de messagerie des salariés. Cette situation peut alors engendrer des risques réels : perte de données, vol d’identité, déperdition d’information due à un accès limité à la messagerie d’un salarié lors de son absence…

Depuis la loi du 13 mars 2000, un mail peut constituer une preuve juridique au même titre que tout écrit numérique et doit remplir les deux conditions ci-dessous :

– Identification claire de l’auteur grâce par exemple à une signature électronique
– Conservation du mail dans son intégralité via un système de stockage électronique

Il est donc nécessaire mettre en avant les messages engageant l’entreprise et les risques qu’elle encoure. L’objectif de la GED est donc de permettre d’identifier rapidement les documents engageant l’entreprise ainsi que garantir leur valeur probante. Une bonne gestion permet également de réduire considérablement ces coûts de stockage.

Comment bien gérer ses mails ?
Il est nécessaire de réaliser tout d’abord un audit des pratiques afin de savoir quels sont les usages de la messagerie, les volumes de mails ou encore les risques potentiels. Dans un deuxième temps, l’entreprise doit établir des règles d’identification et de gestion en informant au préalable les collaborateurs concernés. De plus, des outils d’archivage doivent être mis à disposition des utilisateurs afin d’automatiser la gestion des mails.
Conserver les mails dans une solution de stockage dédiée ainsi qu’anticiper leur destruction est également primordial pour une gestion optimale.
Enfin, il peut être intéressant pour les entreprises de proposer aux collaborateurs des outils alternatifs tels que des réseaux d’entreprise ou encore un serveur partagé.

Axess Business Solutions et son partenaire Readsoft propose aux entreprises et administrations une solution de LAD performante, CODEXIA LAD, afin d’assurer la lecture automatique des pièces jointes intégrées dans vos emails.
Simplifiez vos échanges documentaires et gagnez du temps grâce à une vérification automatique des données et un transfert immédiat de vos pièces jointes dans CODEXIA GED et Workflow.