Comment optimiser la gestion de vos mails professionnels ?

Comment optimiser la gestion de vos mails professionnels ?

Les emails professionnels sont considérés comme des documents à part entière qui peuvent contenir des informations clés et engager l’activité des entreprises. Pourtant encore trop peu de dirigeants s’en préoccupent réellement.

La gestion des emails professionnels trop peu prise en compte

Lorsqu’une organisation met en place un processus de gestion documentaire (GED) au sein de sa structure, elle pense rarement à y intégrer la gestion des emails professionnels émis et reçus par les collaborateurs. Pourtant, plus de 40% des collaborateurs reçoivent et traitent jusqu’à 100 mails par jours.

En délaissant ses emails, une entreprise met également de côté une partie importante de son patrimoine informationnel détenu dans les différents comptes de messagerie des salariés. Cette situation peut alors engendrer des risques réels : perte de données, vol d’identité, mauvaise accessibilité aux informations…

  • Sensibilisation régulière auprès du personnel afin de créer une prise de conscience
  • Installation et mise à jour régulière des anti-virus, pare-feu et antispam
  • Sauvegarde régulière de vos fichiers pour pouvoir les récupérer en cas d’attaques
  • Méfiance vis-à-vis des mails à orthographe douteux, qui vous demandent des informations confidentielles…

La GED, la réponse idéale pour une gestion optimale !

L’objectif de la GED sera ici de permettre d’identifier rapidement les emails engageant l’entreprise ainsi que garantir leur valeur probante. Ce qui permettra également de réduire considérablement les coûts de stockage. Mais comment mettre en place une démarche de gestion des emails professionnels efficace ?

Pour cela, il est important de tenir compte de 4 points clés :

Diagnostic précis des usages

Afin de mettre en place une gestion des emails professionnels efficace, il est d’abord nécessaire de réaliser un audit des pratiques afin de savoir quels sont les usages de la messagerie, les volumes de mails ou encore les risques potentiels.

Sensibilisation des collaborateurs

L’entreprise doit établir des règles d’identification et de gestion en informant au préalable les collaborateurs concernés.

Conservation des emails

Conserver les mails dans une solution de stockage dédiée ainsi qu’anticiper leur destruction est primordial pour une gestion optimale. Des outils d’archivage doivent être mis à disposition des utilisateurs afin d’automatiser la gestion de leurs emails.

Alternatives aux emails

Enfin, il peut être intéressant pour les entreprises de proposer aux collaborateurs des outils alternatifs aux emails tels que des réseaux d’entreprise ou encore un serveur partagé.

Pour aller
plus loin

Axess Business Solutions propose une solution de LAD performante, Codexia LAD, qui assure la lecture automatique des pièces jointes intégrées dans vos emails. Vous simplifiez vos échanges documentaires et gagnez du temps grâce à une vérification automatique des données et un transfert immédiat de vos pièces jointes dans Codexia GED et notre moteur de workflow.

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