Dématérialisation des marchés publics : Tour d’horizon des points essentiels à connaître

Dématérialisation des marchés publics : Tour d’horizon des points essentiels à connaître

Depuis le 1er octobre 2018, une nouvelle réglementation verra le jour, relative à la dématérialisation des marchés publics. Découvrons ensemble les points clés à connaître !

Le plan de transformation numérique de la commande publique

Moins de papier, plus de productivité, des procédures optimisées… La dématérialisation offre de nombreux atouts pour les communes. Et le gouvernement l’a bien compris ! Dans ce sens, un plan de transformation numérique de la commande publique est prévu par le ministère de l’Economie et des finances. Ce plan s’articule autour de 5 axes majeurs :

  • Gouvernance lisible et accompagnement des acteurs
  • Simplification des usages et baisse des coûts via le numérique
  • Développement des interactions, échanges et traitement de l’information
  • Renforcement de la transparence de la commande publique
  • Archivage électronique sûr, conforme et accessible

Ce nouveau plan numérique prendra effet à partir du 1er octobre 2018, date à laquelle les commandes publiques devront être obligatoirement dématérialisées mais aussi signées de manière numérique, via une solution de signature électronique conforme.

Que dit la nouvelle réglementation ?

En octobre, la dématérialisation va s’imposer dans toutes les étapes de la passation des marchés. Cette obligation sera effective au-dessus du seuil de 25000€ HT.

Quels sont les éléments clés de cette réglementation ?

La dématérialisation de la procédure de passation

Depuis 1er octobre 2018, les documents de la consultation doivent être gratuitement mis à disposition des opérateurs économiques sur un profil d’acheteur. Dans ce sens, les communications et échanges d’informations doivent se faire obligatoirement par voie électronique, notamment les candidatures et offres. Pour cela, les collectivités n’auront pas d’autres choix de se munir de moyens techniques adaptés.

Les pièces de candidatures

Il conviendra de mettre en place une GED permettant d’archiver en toute sécurité les documents justificatifs et les moyens de preuves fourni par les candidats.

Le profil d’acheteur

La traçabilité étant un point clé de cette nouvelle réglementation, les entreprises auront pour obligation de candidater et déposer leur offre en ligne à travers ce qu’on appelle un profil d’acheteur

Le Document Unique de Marché Européen (DUME)

Sous forme de déclaration sur l’honneur, le DUME a pour objectif d’homogénéiser les formulaires de candidature et d’alléger les charges administratives, visant ainsi à simplifier l’ensemble de la phase de candidature. Dans ce cadre, tous les acheteurs sont tenus d’accepter le DUME électronique si ce choix est retenu par les opérateurs économiques au niveau de leur candidature.

La publication des données essentielles

La réglementation liée à la dématérialisation des marchés publics indique également que les données essentielles des marchés devront être publiées sur le profil d’acheteur. L’accès à ces données devra être libre, direct mais aussi complet, avec des informations obligatoires comme le nom du marché, sa nature, son objet ou encore sa durée. Les données à caractère personnel en sont exclues.

Le Recensement Economique des Achats Publics (REAP)

Les acheteurs publics, sauf les services centraux ou déconcentrés de l’Etat, devront recourir à la procédure REAP. Cette procédure dématérialisée, obligatoire pour les marchés publicssupérieurs à 90 000€ HT, permet de recenser les données relatives aux achats notifiés en 2018.

La signature électronique

Enfin dernier élément lié à la dématérialisation des marchés publics : la signature électronique. L’obligation de la signature électronique des marchés pour l’acheteur est fixée au 1er janvier 2020.

A partir du 1er octobre, 2018 les acheteurs publics devront être équipés d’une solution de signature électronique basée sur un certificat qualifié et conforme à l’eIDAS qui est un dispositif de création de signature numérique.

Pour aller
plus loin

Afin de vous accompagner dans votre mise en conformité, Axess Business Solutions vous propose une nouvelle offre logicielle de GED des marchés publics, qui assure la digitalisation de l’ensemble des étapes d’un marché public :
» Workflow : Chaînage dématérialisé de toutes les étapes de passation.
» Signature électronique : Envoi dématérialisé des lettres de plaisir et de regret avec signature électronique.
» GED : Archivage sécurisé des pièces marchés

Améliorez votre productivité grâce à la GED !

Améliorez votre productivité grâce à la GED !

La Gestion Electronique de Documents (GED) apporte de nombreux avantages aux entreprises. Et la productivité est celui le plus recherché par les dirigeants actuels !

GED : de nombreux avantages pour les entreprises

La Gestion Electronique de Documents permet de traiter, classer, stocker et diffuser l’ensemble des documents de manière entièrement numérique : factures, bons de commande, courriers, contrats, documents commerciaux… Ce type de solution de dématérialisation est adapté aux documents en cours de production, qui ont besoin d’être modifiés.

Ayant pour objectif de diminuer voire de supprimer le papier au sein des organisations, la GED apporte de réels bénéfices aux entreprises qui utilisent ce type de solution : gain de temps dans la recherche des documents, économie dans le traitement des informations, accélération de la prise de décision, amélioration de la productivité, diffusion des documents facilitée…

Et ces dernières années, sur un marché en concurrence perpétuelle et où le travail à distance explose, c’est le gain de productivité qui incite les entreprises à passer à une solution de GED.

Comment profiter d’un gain de productivité avec une solution de GED ?

Les collaborateurs nomades, dotés de tablettes et smartphones, sont les premiers à profiter de la GED. Ils peuvent accéder aux documents numérisés, quel que soit l’endroit où ils se trouvent et en temps réel. Chaque collaborateur peut ainsi travailler en mode collaboratif sur un même document et ainsi améliorer considérablement la prise de décision et la productivité des salariés.

La dématérialisation favorise également le recentrage sur le cœur de métier des entreprises. Un projet de GED est avant tout organisationnel et il est donc important d’accompagner celui-ci tant au niveau matériel que humain. Au-delà de s’équiper des logiciels adaptés, il est nécessaire de sensibiliser les collaborateurs au nouvel environnement. En évitant le risque d’erreurs humaines, la dématérialisation sécurise ainsi les transactions et raccourci les délais de paiement pour ensuite assurer une productivité optimale.

Enfin, grâce à une solution de Gestion Electronique de Documents, les entreprises peuvent gérer leurs documents de manière numérique et ainsi accélérer les procédures internes. Contrats de travail, bulletins de paie, attestations de congés… les sociétés peuvent archiver leurs documents à valeur probante, ce qui garantit leur classement et leur conservation.

Pour aller
plus loin

Codexia GED gère l’ensemble des documents d’une entreprise, peu importe le pôle métier (Ressources Humaines, comptabilité, commerce…) et quelques soient l’origine des documents (LAD/RAD, numérisation, multimédia, email…) et leur forme. L’ensemble des documents est centralisé en un seul point et disponible à chaque instant via le mode SaaS. Plusieurs collaborateurs peuvent travailler en même temps sur les documents, ce qui permet un gain de productivité important et répond à l’enjeu de mobilité actuel. Grâce à la complémentarité de notre solution de GED et du mode SaaS, vous obtenez un service sur-mesure, adapté à vos usages et votre budget.

Comment assurer la confidentialité de ses archives numériques ?

Comment assurer la confidentialité de ses archives numériques ?

La confidentialité des données étant un sujet clés de la stratégie des entreprises, il est aujourd’hui nécessaire d’assurer la sécurité de ses archives numérique sur du long terme.

La confidentialité des archives numériques

Des nombreuses entreprises choisissent actuellement la dématérialisation, notamment pour archiver leurs documents de manière numérique. Ces archives numériques existent pour être consultées et constituent une preuve, voire le patrimoine de l’entreprise.

Dans une époque marquée par le besoin de confidentialité des données, ces archives doivent assure l’intégrité des données qui y sont contenues, leur sécurité et pérennité, mais aussi leur accessibilité. Soit un besoin paradoxal, qui demande de concilier accessibilité et sécurité !

Quelles solutions apportées pour assurer la sécurité ?

Afin d’assurer la confidentialité des archives numériques, ainsi que leur accessibilité, il est nécessaire d’adopter une solution d’archivage qui garantit l’accès et la traçabilité des documents. Ce type de solution a pour but de renforcer la protection des documents, tout permettant un accès contrôlé aux données.

Pour cela, l’accès aux données est la plupart du temps déterminé suivant l’organisation de l’entreprise ainsi qu’un plan de classement précis mis en place en amont le prestataire de la solution d’archivage. A partir de là, l’utilisateur accèdent aux documents via un identifiant et un mot passe propre à chacun. L’accès peut également être limité seulement à certains salariés, identifiés au préalable.

Une solution d’archivage numérique permet également de contrôler et tracé chacun des documents, tout au long de son cycle de vie (consultation, modification, destruction…). L’ensemble des actions réalisées sur le document sera répertorié au sein des journaux d’archivage quotidiens, afin d’en garder une trace. Cela pourra notamment servir de preuve le cas échéant.

Choisir d’archiver ses documents de manière numérique est une solution de plus en plus plébiscitée par les entreprises, qui souhaitent davantage digitaliser leur organisation. Cependant, il est important de choisir un prestataire expert qui saura assurer la confidentialité de l’ensemble des données qui sont stockées, ainsi que leur intégrité et pérennité.

Pour aller
plus loin

Axess Business Solutions propose à ses clients un système d’archivage électronique (SAE) complet. Notre solution Codexia dispose d’un coffre-fort électronique garantissant un archivage probant de vos documents, c’est-à-dire un archivage assurant la conservation d’un document à long terme. Codexia archive l’ensemble de vos documents : emails, documents papiers numérisés, documents médicaux, factures, contrats, bulletins de paie, documents liés au patrimoine de l’entreprise…

Pourquoi le Cloud public est-il plébiscité par les TPE et start-up ?

Pourquoi le Cloud public est-il plébiscité par les TPE et start-up ?

Ayant connu un pic de croissance l’an passé, le cloud public ne cesse d’évoluer au sein des TPE et start-up. Mais pourquoi un tel engouement pour cette technologie ?

Qu’est-ce que le Cloud public ?

Le Cloud public est fourni dans un environnement virtualisé, construit en utilisant des ressources matérielles partagées et accessibles via un réseau public. Ce qui ne signifie pas, bien évidemment, que les données sont accessibles à n’importe qui, seuls les utilisateurs déterminés y ont accès.
Le Cloud public est l’une des technologies les plus connues, du fait qu’il s’agit du cloud le plus proposé par les grands groupes tels que le Cloud de Microsoft.

Dans le cadre du Cloud public, l’entreprise paye en fonction de l’utilisation de ses données, d’où l’avantage de flexibilité attendue par les TPE et les start-up.

Pourquoi un tel engouement des TPE et start-up ?

De nombreuses TPE et start-up préfèrent aujourd’hui passer par un Cloud public. Mais qu’est-ce qui motive ce choix ?

L’accès aux données est l’un des principaux atouts du Cloud public qui séduit les petites entreprises. Avec ce type de cloud, les utilisateurs accèdent à leurs données en quelques clics, où qu’ils soient et depuis n’importe quel support.

Le coût du service est également un point fort de cette technologie. Comme évoqué précédent, les entreprises ne payent que ce qu’elles utilisent. Ce qui permet une plus grande flexibilité, très appréciée par les jeunes entreprises actuelles.

Enfin, la mise en place facilitée et la maintenance entièrement assurée par le prestataire est un gain de temps non négligeable pour les utilisateurs. Ce qui assure également la sécurité des données, du fait que les prestataires ont de véritables compétences dans ce domaine.

Pour aller
plus loin

Axess OnLine propose un service de Cloud public, en externalisant complètement le Système d’Information de ses clients. Ce système vous assure ainsi une maîtrise optimale de votre budget ainsi qu’un gain de temps considérable vous permettant de vous recentrer sur votre cœur de métier.

Axess OnLine développe des solutions évolutives adaptées à chacun de vos besoins en termes d’hébergement et de sécurité. Chaque information est hébergée au sein de datacenters entièrement protégés et localisés en Rhône-Alpes. Une supervision des serveurs est faite 24h/24 7j/7 ainsi qu’un cryptage et une sauvegarde automatique des données afin de garantir à nos clients une confidentialité optimale.

Pourquoi choisir un outil de dématérialisation des courriers ?

Pourquoi choisir un outil de dématérialisation des courriers ?

A l’heure actuelle, 90% des courriers sortants seraient des e-mails, cependant 93% des courriers entrants restent au format papier. La gestion manuelle de ces documents qui engendre erreurs, retard et perte, peut être remplacée par une solution de dématérialisation des courriers !

En interne comme en externe, la gestion des courriers est primordiale en entreprise

Selon une étude menée par Itesoft, 82% des entreprises estiment que la gestion de leur courrier est une fonction importante dans leur organisation. Aujourd’hui, 70% des courriers reçus par les entreprises européennes sont au format papier contre 93% en France. La conséquence du format papier ? Risques liés à la manipulation (perte, recherches…), coûts de traitement importants, perte de temps significative.

Deux attitudes sont alors possibles pour rendre la gestion de courriers plus efficace. La première consiste à faire le choix d’une dématérialisation des courriers en interne. Cela limite notamment le risque de perte de documents et garanti la sécurité des documents confidentiels qui se verront appliquer une procédure spécifique.
La deuxième solution consiste à confier la gestion du courrier à un prestataire externe spécialisé dans la dématérialisation. L’avantage ? Le prestataire dispose des compétences nécessaires, ce qui évite à l’entreprise de former ses équipes en interne. De plus, aucun équipement matériel n’est nécessaire pour les sociétés.

Comment faire face à une cyberattaque et protéger son entreprise ?

Un outil de Gestion électronique de documents peut permettre de gérer numériquement le courrier. Le processus de dématérialisation des courriers se fait en 3 étapes : numérisation du courrier, tri et indexation automatisés des documents suivant leur nature et enfin distribution sous format numérique.

Les bénéfices engendrés par ce processus sont de ce fait conséquents pour les organisations. Les courriers bénéficient d’une véritable traçabilité permettant de suivre leur état et organiser l’activité autour de ces documents tout en assurant leur protection optimale.
La dématérialisation des courriers garanti également aux entreprises une réelle réduction des coûts de traitement grâce à l’automatisation des tâches manuelles : réception, tri, indexation… Le retour sur investissement engendré par ce processus se mesure rapidement, en 6 mois au maximum pour une entreprise.

Afin de mettre en place une solution de dématérialisation efficace, il est nécessaire d’adopter une démarche projet. En effet, les impacts organisationnels de ce type de solution seront très importants ; une démarche de conduite de changement sera aussi indispensable.

Pour aller
plus loin

La solution Codexia s’appuie sur des outils de GED et Workflow pour proposer des technologies en adéquation avec vos besoins en termes de dématérialisation de courriers. De la classification automatique, à la diffusion de vos courriers, la solution réduit considérablement le temps de traitement de vos courriers et leur assure protection optimale.

Projet de dématérialisation : comment accompagner les salariés vers ce changement ?

Projet de dématérialisation : comment accompagner les salariés vers ce changement ?

La dématérialisation apparaît aujourd’hui comme un levier de croissance indéniable. Cependant, un projet de dématérialisation opère de profonds changements sur l’organisation de l’entreprise. Il s’avère donc nécessaire d’assurer un accompagnement personnalisé à ses collaborateurs.

Les projets de dématérialisation, un levier de croissance conséquent pour les entreprises

Les entreprises actuelles adoptent de plus en plus de nouveaux usages technologiques au sein de leur organisation : projet de dématérialisation des déclarations fiscales, des factures, des échanges avec ses clients, ses fournisseurs. De nombreuses entreprises actuelles ont pris le virage vers le tout numérique.

Cette tendance est notamment renforcée par les mesures prises par les pouvoirs publics. En effet, depuis le 1er janvier 2012, le secteur public à l’obligation de transmettre ses factures sous format dématérialisé. D’ici 2020, ce dispositif sera également généralisé pour les entreprises privés.

Cette transformation numérique ne se résume pas à l’adoption des technologies et à la mise en place d’un projet de dématérialisation. Cette évolution opère un changement conséquent sur la vie de l’entreprise, sur les modes de collaboration et sur l’organisation des différents services. Face à cela, il est aujourd’hui impératif d’assurer un accompagnement sur-mesure auprès des équipes de l’entreprise. Cela permettra aux collaborateurs d’appréhender au mieux les enjeux et les bénéfices de la dématérialisation.

Anticiper le changement pour un accompagnement plus efficace

Les projets de dématérialisation au sein des entreprises constituent un véritable levier pour la productivité globale des collaborateurs. Désormais, les salariés passeront beaucoup moins de temps à gérer les documents papiers et pourront s’inscrire dans une démarche éco-responsable en choisissant d’imprimer uniquement les documents dont ils ont besoin.

Dès le lancement du projet, il est primordial d’associer les utilisateurs dans les différentes phases et à communiquer sur l’avancement du projet. Du fait que beaucoup d’acteurs soient impliqués dans la dématérialisation des documents, il est indispensable d’organiser et planifier les tâches de chaque collaborateur.

Utiliser la collaboration est également un bon moyen d’impliquer les collaborateurs dans un projet de dématérialisation. Les étapes collectives jouent un rôle majeur dans la conduite du changement grâce à des moments de partage qui resserrent les équipes et humanisent la révolution digitale.

Les aspects humains, techniques, matériels devront donc être pris en compte pour assurer sereinement le passage à la dématérialisation. Les bénéfices peuvent être nombreux pour l’entreprise à condition d’accompagner efficacement les équipes. Une mise en place progressive est la clé d’un projet de dématérialisation réussit.

Pour aller
plus loin

La satisfaction clients étant au cœur de ses préoccupations, Axess Business Solutions accompagne quotidiennement les utilisateurs dans l’intégration complète de leur processus de dématérialisation. Pour cela, notre équipe est composée de professionnels en dématérialisation, capables d’appréhender chaque spécificité métier. Axess Business Solutions propose également des formations destinées aux utilisateurs afin d’assurer la réussite des projets.

Une nouvelle tendance pour la dématérialisation dans le secteur immobilier

Une nouvelle tendance pour la dématérialisation dans le secteur immobilier

Documents numériques, cloud computing et signature électronique font aujourd’hui parti des nouvelles méthodes de travail utilisées par les agences immobilières. Qu’apporte cette transformation numérique pour le secteur immobilier ?

L’explosion de la dématérialisation dans le secteur immobilier

Les acteurs de l’immobilier disent adieu au papier et se dirigent de plus en plus vers les tablettes et smartphones. Cette tendance ne devrait cesser de croitre dans les années à venir grâce à la mise en place de la loi ALUR en 2015, relative à la dématérialisation dans le secteur immobilier. En effet, depuis le 1er janvier 2015, la loi oblige les copropriétés à offrir « un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés ».

Les défis actuels en matière de dématérialisation deviennent alors particulièrement importants pour le secteur immobilier et les avantages sont nombreux. L’ère du numérique entraîne en effet de réelles économies, notamment au niveau des dépenses sur le papier ou l’envoi de courriers recommandés. La possibilité de numériser et lire automatiquement les nombreux documents, factures fournisseurs, enquêtes, demandes de logement et bien sûr contrats, offre également un véritable gain de temps.
Enfin, la dématérialisation dans le secteur immobilier répond aux nouvelles contraintes environnementales, par la baisse d’utilisation du papier et de matériel.

Comment faire face à une cyberattaque et protéger son entreprise ?

La signature électronique est devenue en quelques années une technologie indispensable à la dématérialisation dans le secteur immobilier. Encadrée juridiquement par la loi 13 mars 2000, elle est aujourd’hui aussi fiable qu’une signature papier et permet de contrôler le chemin de signature d’un document et d’assurer son archivage sécurisé.

La signature électronique représente ainsi un réel gain de temps pour les agences, voire pour les notaires qui se laissent séduire par cette nouvelle technologie. Elle apporte également une réelle confiance dans les échanges numériques entre les différents acteurs du secteur immobilier. Enfin, la signature électronique implique la traçabilité et la conservation d’un document pouvant constituer des justificatifs et des preuves.

Transparence et réactivité pour les acteurs de l’immobilier

La numérisation des documents impacte également leur gestion. Fini les piles de dossiers sur le bureau. Désormais l’ensemble des documents dématérialisés peut être mis en ligne afin que le propriétaire comme le locataire puisse y accéder facilement. Les documents de réservation peuvent par exemple être mis en ligne sur le cloud afin d’informer en temps réel le promoteur, l’acheteur, l’agent immobilier et même le notaire de l’avancée de la réservation.

L’objectif du cloud et de la dématérialisation dans le secteur immobilier ? Améliorer la réactivité de tous les acteurs du projet et offrir plus de transparence à l’acquéreur.

Pour aller
plus loin

Codexia, bâtie sur les technologies de LAD, GED et Workflow, permet aux acteurs de l’habitat social et de l’immobilier de dématérialiser et de gérer tout type de documents : factures, dossiers locataires, courriers entrants et sortants, demandes de logement… Axess Business Solutions propose cette solution en mode SaaS, de façon accompagner au mieux l’évolution technologique du secteur de l’immobilier.

La dématérialisation des documents accessible à tous !

La dématérialisation des documents accessible à tous !

De nombreuses solutions de dématérialisation des documents sont aujourd’hui disponibles. De plus en plus proposées en mode SaaS, ces solutions représentent une source d’économie certaine pour les PME et les administrations, tant sur le point financier que temporel.

La dématérialisation des documents : des offres sur-mesure et évolutives

La dématérialisation des documents représente actuellement une véritable décision stratégique pour les dirigeants. Elle apparaît cependant comme trop chère et peu adaptée aux besoins spécifiques des TPE/PME qui sont encore peu informées sur les avantages apportés par la dématérialisation.

Pourtant, les solutions actuelles sont conçues sur-mesure de manière à s’adapter à toutes les structures et accompagner les entreprises dans leur transformation numérique.

Les prestataires spécialisés sont en mesure d’adapter leurs offres à chaque PME. Pour celles disposant de ressources informatiques conséquentes, la dématérialisation directement sur leurs serveurs internes leur est conseillée. Pour les entreprises disposant d’un service informatique plus restreint, le cloud computing devient la solution adéquate, notamment avec des offres en mode SaaS. Il s’agit de louer un serveur distant qui permet un accès permanent et sécurisé aux données dématérialisées. Ce choix n’est cependant jamais définitif. Les solutions de dématérialisation évoluent et grandissent au même rythme que les sociétés.

Documents électroniques : quels sont les bénéfices pour les PME ?

Les factures fournisseurs sont les premiers documents dématérialisés au sein d’une entreprise. Elles apportent un réel gain de temps et d’argent aux équipes. Intégrant une technologie de LAD (Lecture automatique de documents), la dématérialisation permet tout d’abord de gagner du temps au niveau du traitement des documents qui ne se fait plus manuellement. Numérisation, stockage, diffusion… Chaque étape du processus est automatique. Des économies sont également conséquentes au niveau financier. Plus besoin d’acheter du papier ou encore des timbres pour l’envoi de courriers.

La dématérialisation des documents à deux effets positifs sur les entreprises. Dans un premier temps, elle permet d’améliorer les processus internes et ainsi gagner du temps sur le traitement des documents mais également sur les différentes tâches bureautiques que cela peut engendrer. Génératrice de productivité et d’économie, la dématérialisation permet aux PME d’accroître leur compétitivité sur le long terme.

La dématérialisation des documents se positionne progressivement comme un choix stratégique pour les entreprises. Source de nombreux avantages, elle apparaît comme une solution incontournable de la transformation numérique.

Pour aller
plus loin

Axess Business Solutions est éditeur d’une gamme de solutions de dématérialisation, adaptée aux PME comme aux grandes entreprises, aux administrations ou encore au secteur immobilier. Cette gamme Codexia gère l’ensemble du processus de dématérialisation des documents, de leur acquisition à leur diffusion.

Comment définir son projet de dématérialisation ?

Comment définir son projet de dématérialisation ?

Il est nécessaire pour les entreprises de sélectionner une solution de dématérialisation adaptée à leurs besoins et leur structure. Plusieurs étapes sont primordiales pour la réussite d’un projet : étude des besoins, rédaction d’un cahier des charges, installation technique, conduite de changement…

2,25 millions d’euros de perte causées par les cyberattaques

Avant de mettre en place un projet de dématérialisation, il faut réfléchir aux changements que cela va engendrer au sein de l’organisation et au niveau des méthodes de travail. En effet, la réussite du projet ne dépend pas seulement de l’outil informatique mais aussi des collaborateurs et leur implication. Avant de se lancer dans la mise en place d’un projet de dématérialisation, il faut se poser les bonnes questions ce qui permet d’effectuer un premier tri au niveau des technologies proposées par les prestataires :

  • Quel flux dématérialiser ? Factures fournisseurs, archives, toute la chaine de documents entrants et sortants ?
  • Quel volume de documents est traité par an ? Certaines technologies peuvent traiter jusqu’à des milliers de documents.
  • Quel budget investir ? Le mode SaaS ainsi que l’externalisation de données peuvent être des solutions fiables et économiques.
  • Quel cadre juridique respecter ? Il est nécessaire de mettre en place des outils technologiques garantissant sécurité et confidentialité aux documents : signature électronique, identification…

Impliquer les collaborateurs et organiser la conduite du changement

La conduite du changement est un facteur clé de la réussite du projet de dématérialisation qui consiste à : informer, former et accompagner les collaborateurs. La conduite du changement permet d’impliquer chaque collaborateur en facilitant l’intégration de nouveaux outils technologiques. Les entreprises doivent prévoir régulièrement des réunions mais également des temps de formation et d’accompagnement afin d’informer et rassurer les collaborateurs. Leur productivité en sera ainsi optimisée.

Pour aller
plus loin

Axess Business Solutions, éditeur de solutions de dématérialisation des documents, accompagne les entreprises dans la mise en place de leurs projets de dématérialisation. Notre approche personnalisée s’inscrit dans une démarche de conseil, de formation et de conduite du changement. Cette démarche passe par l’identification des facteurs clés et des contraintes de votre projet afin de proposer des solutions pertinentes pour votre activité.

Le cloud computing, utile pour les entreprises d’aujourd’hui ?

Le cloud computing, utile pour les entreprises d’aujourd’hui ?

En croissance continue depuis cinq ans, le cloud computing au service des entreprises a été adopté par 74% des organisations européennes. Son usage permet l’accès et la gestion des ressources informatiques via internet assurant ainsi leur sécurité.

Quels sont les différents moyens de protéger ses données informatiques ?

Selon une étude menée par l’IDC, 55% des entreprises françaises utilisent déjà une solution de cloud computing, notamment en mode SaaS (« Software as a Service »), ce qui permet une gestion flexible des ressources.

Les données ont aujourd’hui de la valeur, il est donc nécessaire d’assurer leur sécurité. Pour cela, il existe trois types de cloud computing utilisés par les entreprises.

Le cloud computing public est la solution la moins populaire. En effet, seulement une société sur dix, soit 11%, l’utilise à travers l’Europe. Le cloud computing privé, quant à lui, se voit favorisé dans les banques, les services financiers ainsi que dans les services publics. Environ 55% de ces domaines font appel au cloud computing privé tandis que le gouvernement préfère se diriger principalement vers l’hébergement sur site.

Enfin, le cloud hybride est utilisé dans 17% des entreprises. Il correspond à la combinaison du cloud computing privé et public et consiste à continuer de stocker les données sensibles dans le cloud privé tout en conservant les possibilités d’exploiter les ressources du cloud public pour exécuter des applications. En Europe, le domaine des services et des biens de consommations sont les leaders de cette nouvelle tendance. En 2015, 72% des entreprises françaises envisagent de mettre en place cette solution au sein de leur organisation.

Le volume de données continuant à augmenter, les entreprises sont dans l’obligation de stocker et gérer efficacement leurs ressources à travers une solution de cloud computing, afin de garantir la sécurité et la traçabilité de leurs données. Les organisations de taille importante, plus de 1000 salariés, sont aujourd’hui 36% à mettre en place une solution de cloud computing contre 20% pour les entreprises de moins de 200 salariés.