Dématérialisation des marchés publics : Tour d’horizon des points essentiels à connaître

Dématérialisation des marchés publics : Tour d’horizon des points essentiels à connaître

Depuis le 1er octobre 2018, une nouvelle réglementation verra le jour, relative à la dématérialisation des marchés publics. Découvrons ensemble les points clés à connaître !

Le plan de transformation numérique de la commande publique

Moins de papier, plus de productivité, des procédures optimisées… La dématérialisation offre de nombreux atouts pour les communes. Et le gouvernement l’a bien compris ! Dans ce sens, un plan de transformation numérique de la commande publique est prévu par le ministère de l’Economie et des finances. Ce plan s’articule autour de 5 axes majeurs :

  • Gouvernance lisible et accompagnement des acteurs
  • Simplification des usages et baisse des coûts via le numérique
  • Développement des interactions, échanges et traitement de l’information
  • Renforcement de la transparence de la commande publique
  • Archivage électronique sûr, conforme et accessible

Ce nouveau plan numérique prendra effet à partir du 1er octobre 2018, date à laquelle les commandes publiques devront être obligatoirement dématérialisées mais aussi signées de manière numérique, via une solution de signature électronique conforme.

Que dit la nouvelle réglementation ?

En octobre, la dématérialisation va s’imposer dans toutes les étapes de la passation des marchés. Cette obligation sera effective au-dessus du seuil de 25000€ HT.

Quels sont les éléments clés de cette réglementation ?

La dématérialisation de la procédure de passation

Depuis 1er octobre 2018, les documents de la consultation doivent être gratuitement mis à disposition des opérateurs économiques sur un profil d’acheteur. Dans ce sens, les communications et échanges d’informations doivent se faire obligatoirement par voie électronique, notamment les candidatures et offres. Pour cela, les collectivités n’auront pas d’autres choix de se munir de moyens techniques adaptés.

Les pièces de candidatures

Il conviendra de mettre en place une GED permettant d’archiver en toute sécurité les documents justificatifs et les moyens de preuves fourni par les candidats.

Le profil d’acheteur

La traçabilité étant un point clé de cette nouvelle réglementation, les entreprises auront pour obligation de candidater et déposer leur offre en ligne à travers ce qu’on appelle un profil d’acheteur

Le Document Unique de Marché Européen (DUME)

Sous forme de déclaration sur l’honneur, le DUME a pour objectif d’homogénéiser les formulaires de candidature et d’alléger les charges administratives, visant ainsi à simplifier l’ensemble de la phase de candidature. Dans ce cadre, tous les acheteurs sont tenus d’accepter le DUME électronique si ce choix est retenu par les opérateurs économiques au niveau de leur candidature.

La publication des données essentielles

La réglementation liée à la dématérialisation des marchés publics indique également que les données essentielles des marchés devront être publiées sur le profil d’acheteur. L’accès à ces données devra être libre, direct mais aussi complet, avec des informations obligatoires comme le nom du marché, sa nature, son objet ou encore sa durée. Les données à caractère personnel en sont exclues.

Le Recensement Economique des Achats Publics (REAP)

Les acheteurs publics, sauf les services centraux ou déconcentrés de l’Etat, devront recourir à la procédure REAP. Cette procédure dématérialisée, obligatoire pour les marchés publicssupérieurs à 90 000€ HT, permet de recenser les données relatives aux achats notifiés en 2018.

La signature électronique

Enfin dernier élément lié à la dématérialisation des marchés publics : la signature électronique. L’obligation de la signature électronique des marchés pour l’acheteur est fixée au 1er janvier 2020.

A partir du 1er octobre, 2018 les acheteurs publics devront être équipés d’une solution de signature électronique basée sur un certificat qualifié et conforme à l’eIDAS qui est un dispositif de création de signature numérique.

Pour aller
plus loin

Afin de vous accompagner dans votre mise en conformité, Axess Business Solutions vous propose une nouvelle offre logicielle de GED des marchés publics, qui assure la digitalisation de l’ensemble des étapes d’un marché public :
» Workflow : Chaînage dématérialisé de toutes les étapes de passation.
» Signature électronique : Envoi dématérialisé des lettres de plaisir et de regret avec signature électronique.
» GED : Archivage sécurisé des pièces marchés

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Améliorez votre productivité grâce à la GED !

La Gestion Electronique de Documents (GED) apporte de nombreux avantages aux entreprises. Et la productivité est celui le plus recherché par les dirigeants actuels !

GED : de nombreux avantages pour les entreprises

La Gestion Electronique de Documents permet de traiter, classer, stocker et diffuser l’ensemble des documents de manière entièrement numérique : factures, bons de commande, courriers, contrats, documents commerciaux… Ce type de solution de dématérialisation est adapté aux documents en cours de production, qui ont besoin d’être modifiés.

Ayant pour objectif de diminuer voire de supprimer le papier au sein des organisations, la GED apporte de réels bénéfices aux entreprises qui utilisent ce type de solution : gain de temps dans la recherche des documents, économie dans le traitement des informations, accélération de la prise de décision, amélioration de la productivité, diffusion des documents facilitée…

Et ces dernières années, sur un marché en concurrence perpétuelle et où le travail à distance explose, c’est le gain de productivité qui incite les entreprises à passer à une solution de GED.

Comment profiter d’un gain de productivité avec une solution de GED ?

Les collaborateurs nomades, dotés de tablettes et smartphones, sont les premiers à profiter de la GED. Ils peuvent accéder aux documents numérisés, quel que soit l’endroit où ils se trouvent et en temps réel. Chaque collaborateur peut ainsi travailler en mode collaboratif sur un même document et ainsi améliorer considérablement la prise de décision et la productivité des salariés.

La dématérialisation favorise également le recentrage sur le cœur de métier des entreprises. Un projet de GED est avant tout organisationnel et il est donc important d’accompagner celui-ci tant au niveau matériel que humain. Au-delà de s’équiper des logiciels adaptés, il est nécessaire de sensibiliser les collaborateurs au nouvel environnement. En évitant le risque d’erreurs humaines, la dématérialisation sécurise ainsi les transactions et raccourci les délais de paiement pour ensuite assurer une productivité optimale.

Enfin, grâce à une solution de Gestion Electronique de Documents, les entreprises peuvent gérer leurs documents de manière numérique et ainsi accélérer les procédures internes. Contrats de travail, bulletins de paie, attestations de congés… les sociétés peuvent archiver leurs documents à valeur probante, ce qui garantit leur classement et leur conservation.

Codexia GED gère l’ensemble des documents d’une entreprise, peu importe le pôle métier (Ressources Humaines, comptabilité, commerce…) et quelques soient l’origine des documents (LAD/RAD, numérisation, multimédia, email…) et leur forme.

Avec Codexia GED, l’ensemble des documents est centralisé en un seul point et disponible à chaque instant via le mode SaaS. Plusieurs collaborateurs peuvent travailler en même temps sur les documents, ce qui permet un gain de productivité important et répond à l’enjeu de mobilité actuel. Grâce à la complémentarité de notre solution de GED et du mode SaaS, vous obtenez un service sur-mesure, adapté à vos usages et votre budget. >> En savoir plus

Comment assurer la confidentialité de ses archives numériques ?

La confidentialité des données étant un sujet clés de la stratégie des entreprises, il est aujourd’hui nécessaire d’assurer la sécurité de ses archives numérique sur du long terme.

La confidentialité des archives numériques

Des nombreuses entreprises choisissent actuellement la dématérialisation, notamment pour archiver leurs documents de manière numérique. Ces archives numériques existent pour être consultées et constituent une preuve, voire le patrimoine de l’entreprise.

Dans une époque marquée par le besoin de confidentialité des données, ces archives doivent assure l’intégrité des données qui y sont contenues, leur sécurité et pérennité, mais aussi leur accessibilité. Soit un besoin paradoxal, qui demande de concilier accessibilité et sécurité !

Quelles solutions apportées pour assurer la sécurité ?

Afin d’assurer la confidentialité des archives numériques, ainsi que leur accessibilité, il est nécessaire d’adopter une solution d’archivage qui garantit l’accès et la traçabilité des documents. Ce type de solution a pour but de renforcer la protection des documents, tout permettant un accès contrôlé aux données.

Pour cela, l’accès aux données est la plupart du temps déterminé suivant l’organisation de l’entreprise ainsi qu’un plan de classement précis mis en place en amont le prestataire de la solution d’archivage. A partir de là, l’utilisateur accèdent aux documents via un identifiant et un mot passe propre à chacun. L’accès peut également être limité seulement à certains salariés, identifiés au préalable.

Une solution d’archivage numérique permet également de contrôler et tracé chacun des documents, tout au long de son cycle de vie (consultation, modification, destruction…). L’ensemble des actions réalisées sur le document sera répertorié au sein des journaux d’archivage quotidiens, afin d’en garder une trace. Cela pourra notamment servir de preuve le cas échéant.

Choisir d’archiver ses documents de manière numérique est une solution de plus en plus plébiscitée par les entreprises, qui souhaitent davantage digitaliser leur organisation. Cependant, il est important de choisir un prestataire expert qui saura assurer la confidentialité de l’ensemble des données qui sont stockées, ainsi que leur intégrité et pérennité.

Axess Business Solutions propose à ses clients un système d’archivage électronique (SAE) complet. Notre solution Codexia dispose d’un coffre-fort électronique garantissant un archivage probant de vos documents, c’est-à-dire un archivage assurant la conservation d’un document à long terme.

Codexia archive l’ensemble de vos documents : emails, documents papiers numérisés, documents médicaux, factures, contrats, bulletins de paie, déclarations sociales et fiscales, pièces comptables, documents liés au patrimoine de l’entreprise…

Bulletin de paie 2017, que faut-il retenir ?

Simplification, dématérialisation et mise à disposition dans le Compte Personnel d’Activité : que faut-il retenir concernant le bulletin de paie 2017 ?

Vers une simplification du bulletin de paie

La simplification du bulletin de paie a été lancée dans le but de faciliter la vie des employeurs et des salariés. Cette simplification se traduit par :
– le changement de la présentation via un format plus lisible ;
– la création d’un référentiel national des intitulés de paie ;
– la suppression, l’ajout et le regroupement des informations par thème.

Ces modifications changent la forme du bulletin de paie mais ne transforment en rien le fond.

> Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises de plus de 300 salariés ont l’obligation d’adopter ce modèle.

> Pour les autres entreprises cette obligation prendra part au 1er janvier 2018.

La dématérialisation avance à grand pas

La Loi Travail du 8 août 2016 favorise la dématérialisation de bulletin de paie.
Mais quels sont vraiment les avantages de la dématérialisation ?
– Faire d’importantes économies grâce à l’optimisation du processus de diffusion des bulletins de paie. A savoir, le coût d’un bulletin de paie est de 1€ pour la version papier et est compris entre 0.30€ et 0.50€ pour la version dématérialisée.
– Garantir l’intégrité et la pérennité de ses données via l’archivage numérique qui sauvegarde et protège vos données.
– Assurer la sécurité et l’accessibilité des données grâce au coffre-fort numérique personnel. Cet espace, tel un coffre-fort physique, garantit une sécurité optimale de l’ensemble des informations qui y sont intégrées.

La mise à disposition du bulletin de paie dans le Compte Personnel d’Activité

Le CPA regroupe le compte personnel de formation, de pénibilité et d’engagement citoyen ainsi que les bulletins de paie. Ces derniers sont mis à disposition du salarié sur ce compte mais ne remplace en rien l’obligation de l’employeur à souscrire à une solution d’archivage. Celle-ci alimentera automatiquement le CPA. Cette mise à disposition pourra par exemple, faciliter la gestion des papiers du salarié, grâce à un accès 24h/24 et 7j/7 à ses documents. De plus, impossible de les perdre ils sont sauvegardés.

La simplification du bulletin de paie favorise la dématérialisation des documents et permet ainsi gain de temps et d’argent. Pour accompagner les entreprises dans cette transformation numérique, Axess Business Solutions conseille et fournit aux entreprises des solutions qui répondent aux besoins de dématérialisation.

Pourquoi le Cloud public est-il plébiscité par les TPE et start-up ?

Ayant connu un pic de croissance l’an passé, le cloud public ne cesse d’évoluer au sein des TPE et start-up. Mais pourquoi un tel engouement pour cette technologie ?

Qu’est-ce que le Cloud public ?

Le Cloud public est fourni dans un environnement virtualisé, construit en utilisant des ressources matérielles partagées et accessibles via un réseau public. Ce qui ne signifie pas, bien évidemment, que les données sont accessibles à n’importe qui, seuls les utilisateurs déterminés y ont accès.
Le Cloud public est l’une des technologies les plus connues, du fait qu’il s’agit du cloud le plus proposé par les grands groupes tels que le Cloud de Microsoft.

Dans le cadre du Cloud public, l’entreprise paye en fonction de l’utilisation de ses données, d’où l’avantage de flexibilité attendue par les TPE et les start-up.

Pourquoi un tel engouement des TPE et start-up ?

De nombreuses TPE et start-up préfèrent aujourd’hui passer par un Cloud public. Mais qu’est-ce qui motive ce choix ?

L’accès aux données est l’un des principaux atouts du Cloud public qui séduit les petites entreprises. Avec ce type de cloud, les utilisateurs accèdent à leurs données en quelques clics, où qu’ils soient et depuis n’importe quel support.

Le coût du service est également un point fort de cette technologie. Comme évoqué précédent, les entreprises ne payent que ce qu’elles utilisent. Ce qui permet une plus grande flexibilité, très appréciée par les jeunes entreprises actuelles.

Enfin, la mise en place facilitée et la maintenance entièrement assurée par le prestataire est un gain de temps non négligeable pour les utilisateurs. Ce qui assure également la sécurité des données, du fait que les prestataires ont de véritables compétences dans ce domaine.

Axess OnLine propose un service de Cloud public, en externalisant complètement le Système d’Information de ses clients. Ce système vous assure ainsi une maîtrise optimale de votre budget ainsi qu’un gain de temps considérable vous permettant de vous recentrer sur votre cœur de métier.

Axess OnLine développe des solutions évolutives adaptées à chacun de vos besoins en termes d’hébergement et de sécurité. Chaque information est hébergée au sein de datacenters entièrement protégés et localisés en Rhône-Alpes. Une supervision des serveurs est faite 24h/24 7j/7 ainsi qu’un cryptage et une sauvegarde automatique des données afin de garantir à nos clients une confidentialité optimale.

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Comment s’en sortent les collectivités en termes de transformation numérique ?

A l’heure de la transformation numérique, ce n’est plus seulement les entreprises qui font appel à des solutions numériques, les collectivités aussi voient des atouts dans le digital !

L’enjeu principal ? Améliorer l’expérience citoyen !

Les outils numériques jouent aujourd’hui un rôle majeur dans la gestion de l’organisation et de la communication d’une collectivité. La dématérialisation, la relation usager, la collaboration ou encore la mobilité grâce au cloud computing sont les priorités de ses structures.

Leur objectif ? Suivre le mouvement afin d’être en phase avec les demandes citoyens. En effet, le citoyen devient de plus en plus exigeant et souhaite avoir accès à des services performants et innovants à tout moment. C’est dans ce sens que le service public privilégie l’administration électronique, qui a pour but de faciliter les démarches administratives des citoyens tout en leur faisant gagner du temps.

Quels sont les autres avantages de la transformation numériques pour les collectivités ?

En plus d’améliorer l’expérience citoyen, la transformation numérique offre aux collectivités d’autres nombreux atouts. Dans un premier temps, le digital concerne l’organisation des collectivités. Il permet en effet de gérer les équipes à distance, tout en profitant d’une communication optimale entre les équipes terrains et les responsables. Le suivi des projets en est d’autant plus facilité.

Le deuxième atout est bien entendu la protection et la conservation des données des collectivités. Avec le numérique, elles sont en mesure de sauvegarder une quantité importante de données, en toute sécurité. La dématérialisation intervient également, en numérisant les documents tout en assurant leur traçabilité.

Enfin, le numérique joue un rôle clé dans la modernisation des processus. Ce qui a un impact immédiat sur la performance financière et l’efficacité du secteur public.

Axess Business Solutions se positionne comme un éditeur de solutions de dématérialisation adaptées au fonctionnement du secteur public. De la capture au stockage de vos documents, nous mettons notre expérience et notre expertise métier à votre disposition afin de vous offrir des services fiables et de bonne qualité, qui répondent à vos besoins métier.
En savoir-plus

L’innovation à l’honneur du Salon H’EXPO 2016 !

Le digital et l’innovation inondent aujourd’hui notre quotidien, que ce soit dans la sphère privée ou professionnelle. Le secteur de l’habitat social n’échappe pas à cette tendance grandissante.

C’est pourquoi, le 77ème Congrès de l’Union Sociale pour l’Habitat met l’accent cette année sur l’innovation afin d’anticiper les nouvelles tendances et d’accompagner les innovations dans le secteur immobilier.

Éditeur de solutions innovantes pour l’habitat social et acteur de la transformation digitale, c’est tout naturellement qu’Axess Business Solutions participe cette année encore au salon H’EXPO à l’occasion du 77ème Congrès de l’Union Sociale pour l’Habitat :

Du 27 au 29 Septembre 2016
Stand P05 Hall XXL – EXPONANTES*

Salon H’EXPO : un lieu d’échanges et d’information professionnelle

Le 77ème Congrès accueillera cette année jusqu’à 11 000 personnes afin d’échanger sur les problématiques actuelles du secteur immobilier, que ce soit au travers de prestataires spécialisés, de forums, de conférences ou encore d’espaces de débats…

Adossé au Congrès, le salon H’EXPO accueille quant à lui plus de 300 exposants dans 13 000 m² d’exposition entièrement dédiés à l’habitat social. Accessible gratuitement à tous les professionnels, ce salon est l’occasion de découvrir de nouveaux services et produits innovants, mais également de favoriser les échanges de qualité entre les différents acteurs de l’immobilier.

Axess Business Solutions : Une démarche d’innovation et de progrès

Pour la 6ème année consécutive, Axess Business Solutions participera au salon H’EXPO. Pour cette occasion, nous échangerons avec vous sur les tendances du secteur et sur les évolutions de nos offres :

CODEXIA
La gamme Codexia est composée de plusieurs solutions permettant de dématérialiser et gérer efficacement l’ensemble des documents du secteur immobilier : factures fournisseurs, courriers, signature électronique de vos contrats, coffre-fort électronique, extranet, gestion numérique de vos attestations d’assurance et taxes foncières, compatibilité avec CHORUS Portail Pro 2017…

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WEBSIS SOLUTION
Websis, spécialisée dans les métiers de la construction et de chantier, est une solution de Gestion Electronique de Documents (GED). Accessible via un simple navigateur, Websis facilite la diffusion, la gestion ainsi que la validation des documents par le pilotage des visas d’approbation.

En savoir-plus


Pour nous rencontrer lors du salon H’EXPO, n’hésitez pas à nous contacter : contact-business@axess.fr ou 04 75 82 00 80
Et pour plus d’informations sur le salon : http://www.union-habitat.org/

*EXPONANTES Parc des Expositions – Route St Joseph de Porterie – 44300 Nantes

Convention DFCG : Dématérialisez vos factures, faites des économies !

Vous vous demandez comment traiter plus rapidement
vos factures et faire des économies ?

Axess Business Solutions, en partenariat avec la DFCG Limousin, vous dit tout sur le processus de dématérialisation des factures fournisseurs:

Mardi 20 Septembre 2016 de 18h30 à 20h
Hôtel Mercure – Place de la République – 87000 Limoges

Venez avec des factures fournisseurs, nous testerons ensemble la dématérialisation de vos factures dans notre solution CODEXIA Factures.

La solution CODEXIA Factures traite la chaîne complète de la dématérialisation des factures et vous permet de diviser par deux le coût de traitement de vos factures fournisseurs ! La solution est compatible avec les principaux ERP du marché : SAGE, CEGID, ANAEL, GENERIX, SAP, IRIS Finance, Microsoft (AX, Navision), JDE, M3…

Nous poursuivrons cette démonstration autour d’un cocktail afin de continuer d’échanger ensemble dans la convivialité.

Peut-on détruire ses documents originaux après leur numérisation ?

A l’heure d’aujourd’hui, la destruction des documents originaux est interdite par la loi. Cependant, cette situation est en train d’évoluer.

Les documents originaux constituent une preuve aux yeux de la loi

Il y a encore quelques années, seuls les documents originaux pouvaient être considérés comme une preuve. Toute copie numérique ou impression papier ne constituait donc pas une preuve juridique aux yeux de la loi.

Toutefois, la copie numérique peut avoir une valeur probatoire en cas de perte de l’original papier à conditions que :
– La copie soit fidèle à l’original et qu’elle ait été numérisée suivant un processus spécifique.
– La copie numérique soit conservée dans un système d’archivage pérenne.

Vers une destruction des documents papiers

La destruction totale des documents originaux n’est donc pas prévue par la loi. Il existe cependant quelques exceptions qui permettent de déroger à cette règle, à condition bien-sûr d’assurer la conformité de la copie. Le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) mentionne en effet la possibilité de détruire les originaux à condition que la copie y soit fidèle. Avant cela, il sera nécessaire de réaliser un audit de contrôle mené par l’Etat.

Depuis 2016, on observe également de nouvelles initiatives de la part de différents pays européens, visant à détruire massivement les documents papiers. C’est le cas en Belgique et au Luxembourg qui ont permis la destruction à grande échelle de nombreux documents originaux, sous-réserve d’avoir procédé à une numérisation fiable avec des prestataires spécialisés.

En France, le gouvernement organise depuis peu la destruction des factures au sens fiscal. Ici encore, la numérisation doit être faite dans les meilleures conditions, en couleur. Une signature est aussi requise sur les documents numérisés. De plus, le Code Civil autorise la numérisation des contrats à condition que « la copie fiable a la même force probante que l’original ».

Cette exception autorise donc implicitement la possibilité de détruire les documents originaux lorsque l’on a procédé à leur numérisation et à leur archivage électronique. Cependant, « si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée. »

Les entreprises ont-elles intérêt à numériser leurs factures en détruisant leurs originaux papiers ? Même si l’Etat l’autorisera bientôt, il est préférable d’analyser en amont les risques que cela engendre et surtout les besoins réels de l’entreprise. En effet, suivant les organisations, la conservation des deux originaux, papier et électronique, peut s’inscrire dans une stratégie de maîtrise des risques, notamment pour des documents très sensibles.

Axess Business Solutions vous propose de numériser l’ensemble de vos documents papiers, via des technologiques innovantes de LAD, GED et Workflow. Un audit nous permet d’appréhender votre contexte et de sélectionner les solutions les plus en adéquation avec vos attentes de dématérialisation.

La signature électronique serait-elle plus fiable que la signature manuscrite ?

La signature électronique est aujourd’hui démocratisée et adoptée par de nombreuses entreprises. Peut-on néanmoins admettre qu’une signature numérique est plus fiable qu’une signature manuscrite ?

La signature électronique, un enjeu de fiabilité dans les projets de dématérialisation

La signature numérique est aujourd’hui un élément clé de la démarche de dématérialisation qui est en cours. Pour un projet de dématérialisation bien réussit, les entreprises ne peuvent pas faire l’impasse sur la signature digitale. Contrats de travail, baux actifs, dossiers médicaux… De nombreux documents à forte valeur juridique nécessitent une signature fiable lorsqu’ils sont dématérialisés.

Par rapport à la version papier, les gains financiers sont supérieurs à 50% pour les entreprises. Les gains en temps quant à eux ne sont pas négligeables : le traitement d’un document passe de 5 jours à moins d’une journée. De plus, la signature électronique apporte une réelle confiance dans les échanges numériques entre les entreprises, les clients ou encore les fournisseurs.

Signature manuscrite VS Signature numérique

Depuis plusieurs années, la signature électronique est considérée comme équivalente à la signature manuscrite. C’est-à-dire qu’elles ont exactement la même valeur légale.

Définit aujourd’hui comme un mécanisme numérique basé sur des techniques de cryptographie, la signature électronique a pour objectif de démontrer à un tiers qu’un document numérique a été approuvé par une personne identifiée.

Comme pour la signature manuscrite, la signature électronique permet alors d’identifier son auteur en toute facilité. De plus, c’est également l’intégrité du document qui est ici assuré. En intégrant une signature numérique, l’entreprise garantit que le document n’a pas été modifié suite à la signature.

De ce fait, la signature électronique est aujourd’hui considérée comme plus fiable qu’une signature manuscrite car en plus de garantir l’identité du signataire, elle garantit l’intégrité du document.

Pour répondre à cette évolution de la signature, Axess Business Solutions a développé l’offre DEALFORCE. Disponible en mode SaaS, la solution permet de contrôler le chemin de signature d’un document et d’en assurer une conservation optimale et entièrement sécurisée.