Une nouvelle tendance pour la dématérialisation dans le secteur immobilier

Documents numériques, cloud computing et signature électronique font aujourd’hui parti des nouvelles méthodes de travail utilisées par les agences immobilières. Qu’apporte cette transformation numérique pour le secteur immobilier ?

L’explosion de la dématérialisation dans le secteur immobilier

Les acteurs de l’immobilier disent adieu au papier et se dirigent de plus en plus vers les tablettes et smartphones. Cette tendance ne devrait cesser de croitre dans les années à venir grâce à la mise en place de la loi ALUR en 2015, relative à la dématérialisation dans le secteur immobilier. En effet, depuis le 1er janvier 2015, la loi oblige les copropriétés à offrir « un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés ».

Les défis actuels en matière de dématérialisation deviennent alors particulièrement importants pour le secteur immobilier et les avantages sont nombreux. L’ère du numérique entraîne en effet de réelles économies, notamment au niveau des dépenses sur le papier ou l’envoi de courriers recommandés. La possibilité de numériser et lire automatiquement les nombreux documents, factures fournisseurs, enquêtes, demandes de logement et bien sûr contrats, offre également un véritable gain de temps.
Enfin, la dématérialisation dans le secteur immobilier répond aux nouvelles contraintes environnementales, par la baisse d’utilisation du papier et de matériel.

La signature électronique, une technologie incontournable pour l’immobilier

La signature électronique est devenue en quelques années une technologie indispensable à la dématérialisation dans le secteur immobilier. Encadrée juridiquement par la loi 13 mars 2000, elle est aujourd’hui aussi fiable qu’une signature papier et permet de contrôler le chemin de signature d’un document et d’assurer son archivage sécurisé.

La signature électronique représente ainsi un réel gain de temps pour les agences, voire pour les notaires qui se laissent séduire par cette nouvelle technologie. Elle apporte également une réelle confiance dans les échanges numériques entre les différents acteurs du secteur immobilier. Enfin, la signature électronique implique la traçabilité et la conservation d’un document pouvant constituer des justificatifs et des preuves.

Transparence et réactivité pour les acteurs de l’immobilier

La numérisation des documents impacte également leur gestion. Fini les piles de dossiers sur le bureau. Désormais l’ensemble des documents dématérialisés peut être mis en ligne afin que le propriétaire comme le locataire puisse y accéder facilement. Les documents de réservation peuvent par exemple être mis en ligne sur le cloud afin d’informer en temps réel le promoteur, l’acheteur, l’agent immobilier et même le notaire de l’avancée de la réservation.

L’objectif du cloud et de la dématérialisation dans le secteur immobilier ? Améliorer la réactivité de tous les acteurs du projet et offrir plus de transparence à l’acquéreur.

Codexia Immobilier, bâtie sur les technologies de LAD, GED et Workflow, permet aux acteurs de l’habitat social et de l’immobilier de dématérialiser et de gérer tout type de documents : factures, dossiers locataires, courriers entrants et sortants, demandes de logement… Axess Business Solutions propose cette solution en mode SaaS, de façon accompagner au mieux l’évolution technologique du secteur de l’immobilier.

La dématérialisation des documents accessible à tous !

De nombreuses solutions de dématérialisation des documents sont aujourd’hui disponibles. De plus en plus proposées en mode SaaS, ces solutions représentent une source d’économie certaine pour les PME et les administrations, tant sur le point financier que temporel.

La dématérialisation des documents : des offres sur-mesure et évolutives

La dématérialisation des documents représente actuellement une véritable décision stratégique pour les dirigeants. Elle apparaît cependant comme trop chère et peu adaptée aux besoins spécifiques des TPE/PME qui sont encore peu informées sur les avantages apportés par la dématérialisation.

Pourtant, les solutions actuelles sont conçues sur-mesure de manière à s’adapter à toutes les structures et accompagner les entreprises dans leur transformation numérique.

Les prestataires spécialisés sont en mesure d’adapter leurs offres à chaque PME. Pour celles disposant de ressources informatiques conséquentes, la dématérialisation directement sur leurs serveurs internes leur est conseillée. Pour les entreprises disposant d’un service informatique plus restreint, le cloud computing devient la solution adéquate, notamment avec des offres en mode SaaS. Il s’agit de louer un serveur distant qui permet un accès permanent et sécurisé aux données dématérialisées. Ce choix n’est cependant jamais définitif. Les solutions de dématérialisation évoluent et grandissent au même rythme que les sociétés.

Documents électroniques : quels sont les bénéfices pour les PME ?

Les factures fournisseurs sont les premiers documents dématérialisés au sein d’une entreprise. Elles apportent un réel gain de temps et d’argent aux équipes. Intégrant une technologie de LAD (Lecture automatique de documents), la dématérialisation permet tout d’abord de gagner du temps au niveau du traitement des documents qui ne se fait plus manuellement. Numérisation, stockage, diffusion… Chaque étape du processus est automatique.
Des économies sont également conséquentes au niveau financier. Plus besoin d’acheter du papier ou encore des timbres pour l’envoi de courriers.

La dématérialisation des documents à deux effets positifs sur les entreprises. Dans un premier temps, elle permet d’améliorer les processus internes et ainsi gagner du temps sur le traitement des documents mais également sur les différentes tâches bureautiques que cela peut engendrer. Génératrice de productivité et d’économie, la dématérialisation permet aux PME d’accroitre leur compétitivité sur le long terme.

La dématérialisation des documents se positionne progressivement comme un choix stratégique pour les entreprises. Source de nombreux avantages, elle apparait comme une solution incontournable de la transformation numérique.

Axess Business Solutions est éditeur d’une gamme de solutions de dématérialisation, adaptée aux PME comme aux grandes entreprises, aux administrations ou encore au secteur immobilier. Cette gamme Codexia gère l’ensemble du processus de dématérialisation des documents, de leur acquisition à leur diffusion.