Les 4 exigences réglementaires pour réussir la dématérialisation de ses documents !

Les 4 exigences réglementaires pour réussir la dématérialisation de ses documents !

La dématérialisation des documents continue de révolutionner le quotidien des entreprises et des administrations. Mais connaissez-vous les 4 exigences réglementaires à mettre en place pour réussir votre projet d’archivage ?

Identifier et revoir sa stratégie de conservation de documents

Un document papier original doit répondre à certaines règles de conservation (entre 3 et 10 ans suivant le type de document), qu’il est important de prendre en compte et de revoir lorsque celui-ci sera dématérialisé. Pour réussir votre projet de dématérialisation des documents et que celui-ci soit conforme avec la réglementation, il est nécessaire dans un premier temps de définir précisément : la durée de conservation des documents adaptée à la dématérialisation, le format du fichier, les habilitations, le mode de consultation…

Établir un plan de classement en phase avec la stratégie de l’entreprise

La deuxième exigence fait référence au plan de classement. Pour pouvoir retrouver facilement vos documents numérisés, il est important de créer un plan de classement. Celui-ci regroupe l’ensemble des documents dématérialisés ce qui permet ainsi de s’y retrouver plus aisément, lors d’un contrôle juridique par exemple.

Ce plan de classement a également l’avantage de gagner du temps au quotidien. En quelques clics les collaborateurs peuvent retrouver le document dont ils ont besoin.

Établir un plan de classement en phase avec la stratégie de l’entreprise

Tout document possède une valeur juridique ou peut servir de preuve admissible devant un juge. Afin de conserver cette valeur, il requiert de créer un processus de dématérialisation clair et surtout en adéquation avec le projet de numérisation de l’entreprise. Il garantira ainsi l’intégrité, la stabilité et la pérennité du document numérisé. Pour cela, il faudra bien identifier auparavant :

  • les tâches à réaliser
  • les exigences techniques (procédé de transfert, contrôle de l’accès)
  • les obligations juridiques

Le processus doit être conservé durant toute la durée de vie du document car c’est lui qui prouve les mesures mise en œuvre et donc l’intégrité du document. Peut également être créée : une déclaration de numérisation. Celle-ci reprend pour chaque projet de numérisation : les quantités traitées, la date et le lieu de numérisation, le format, la résolution, les habilitations…

Choisir un système d’archivage performant

Enfin, la 4ème exigence archivistique concerne l’accès aux documents dématérialisés. Une fois les documents au format numérique, il est primordial d’utiliser un Système d’Archivage Electronique (SAE) garantissant la protection des informations et surtout conforme à la politique d’archivage de l’entreprise. Le SAE permettra alors de contrôler les droits d’accès de chacun selon un paramétrage personnalisé.

Pour aller
plus loin

Axess Business Solutions propose aux entreprises et administrations des solutions de dématérialisation des documents et de gestion documentaire performantes. Les offres de GED, d’archivage électronique ou encore de coffre-fort électronique permettent aujourd’hui à Axess Business Solutions d’assurer la pérennité et l’intégrité de l’ensemble des documents qui lui sont confiés au quotidien.

La gestion électronique de documents : quelles sont les différentes étapes ?

La gestion électronique de documents : quelles sont les différentes étapes ?

La GED est un système informatisé qui permet la gestion de tout type de documents, de l’acquisition à l’archivage. La gestion des documents permet aux entreprises de réaliser un véritable gain de temps et d’argent via un processus de numérisation qui comprime le volume papier.

Gestion électronique de documents : acquisition et numérisation des documents

Afin de mener à bien sa gestion électronique de documents, 4 étapes primordiales existent : l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion des documents. Avant de classer le document, il faut tout d’abord l’acquérir au sein du système informatique de l’entreprise. L’acquisition peut s’effectuer de différentes manières, suivant les besoins des organisations :

  • Intégration des documents papiers grâce à la numérisation par scanner : technologies de RAD et LAD
  • Intégration des documents électroniques tels que des fichiers bureautiques, PDF…
  • Production de documents numériques via un logiciel informatique
  • Echange de documents électroniques qui peut s’effectuer grâce à une interconnexion du système d’information de deux entités par un dispositif d’EDI

Quelle que soit la méthode utilisée, les documents passent également par l’étape de Workflow afin d’aboutir à une version finale approuvée par les utilisateurs concernés.

Classement des documents électroniques

Dans un deuxième temps, les documents sont indexés, permettant de faciliter son exploitation grâce à une description du document et de son contenu. Il existe deux types d’indexation : l’indexation par type qui offre une description formelle du document et l’indexation par mots-clés qui vise le contenu du document pour ainsi faciliter les recherches.

Stockage des données numériques

La 3ème étape de la gestion électronique de documents consiste à stocker les documents électroniques en vue de les protéger des risques en entreprise. Différentes problématiques sont à prendre en compte avant de mettre en place un processus de stockage :

  • Le support de stockage doit être adapté au volume des documents, à l’importance des données ainsi qu’à la fréquence de consultation
  • Une hiérarchisation du processus de stockage, en fonction du contenu, de l’état ou du type du document est nécessaire pour une recherche plus efficace
  • La durée de conservation des documents doit être considérée afin d’épurer et faciliter le processus de stockage

Diffusion des documents grâce au processus de GED

La dernière étape de la gestion électronique de documents consiste à diffuser les documents aux utilisateurs concernés, via internet ou un extranet.

Bien que la GED puisse engendrer un certain investissement, elle permet de gagner un temps énorme sur la gestion des documents ainsi qu’un réel gain d’argent sur du long terme. Au sein d’une entreprise, faire le choix de gérer efficacement ses documents peut relever d’une véritable stratégie d’entreprise.

La gestion électronique de documents est aujourd’hui un réel enjeu économique pour les entreprises qui voit leur rentabilité accroitre de 3% à 5% après la mise en place d’un processus de gestion au sein de leur structure.

Pour aller
plus loin

La solution de GED Codexia indexe et classe tout type de documents de manière automatisée. De l’acquisition à l’archivage, Axess Business Solutions propose une offre globale de gestion électronique de documents développée avec des technologies RAD, LAD et Workflow.