Comment faire adhérer vos collaborateurs à la transformation digitale ?

Il est nécessaire pour les entreprises d’évoluer pour survivre dans le contexte numérique. Il faut désormais conduire les projets de manière collective, en impliquant chaque collaborateur dans la transformation digitale !

Vers la révolution digitale des entreprises

Le numérique apparaît aujourd’hui comme l’un des vecteurs de transformation les plus importants pour les entreprises comme pour les collaborateurs. Accélérateur d’échanges, le digital a bouleversé le rapport au temps et à l’espace, transformant par la même occasion les méthodes de travail.

Certaines fonctions sont de plus en plus automatisées et les métiers s’en voient donc bouleversés. Pour anticiper cette transformation, il est nécessaire d’intensifier la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, afin que les salariés s’approprient cette nouvelle manière de fonctionner.

C’est dans ce sens que les dirigeants ont tout intérêt à accompagner leurs salariés dans le processus de transformation digitale. De nombreux dispositifs de formation et des méthodes de conseil sont à disposition des entreprises afin de mener à bien cette révolution digitale.

L’adhésion, la clé d’un projet réussit

La transformation numérique ou encore un projet de dématérialisation réussit dépend avant tout de la mobilisation de tous les niveaux hiérarchiques. Pour mettre en place un projet efficace, l’adhésion de chaque collaborateur est nécessaire. Il faut travailler avec l’ensemble des salariés et sur trois niveaux clés : l’être (valeurs, culture d’entreprise…), le faire (actions, comportements…) et le réussir (objectifs, résultats…).

Utiliser la collaboration est également un bon moyen d’impliquer les collaborateurs. Les étapes collectives jouent un rôle majeur dans la conduite du changement grâce à des moments de convivialité et de partage qui resserrent les équipes et humanisent la révolution digitale.

L’accompagnement à la transformation doit ainsi être adapté aux besoins de l’entreprise pour assurer la réussite de tout projet stratégique au sein de l’entreprise. Le numérique n’est plus seulement synonyme de technologie et business. C’est aussi une affaire d’hommes et de femmes.

Grâce à une approche clients personnalisée et concrète, Axess Business Solutions s’inscrit dans une démarche de conseil, formation et conduite du changement. L’objectif est de vous accompagner durant toute la durée de votre projet de transformation digitale. Nos 4 étapes clés pour vous accompagner, vous et vos salariés, sont :

  • Diagnostic et étude préalable de votre entreprise, avant la mise en place de votre projet.
  • Mise en œuvre du projet de dématérialisation avec l’analyse de votre Système d’Information et des phases de tests.
  • Conduite du changement auprès des salariés afin d’anticiper et de maîtriser les impacts humains sur vos équipes.
  • Accompagnement et conseils quotidiens grâce à un chef de projet Axess Business Solutions à votre écoute ainsi que des formations inter ou intra-entreprises personnalisées.

Quelles sont les étapes d’une bonne dématérialisation des documents ?

La dématérialisation des documents est devenue un véritable atout pour les entreprises françaises. Mais comment bien s’y prendre pour mettre en place une solution adaptée ?

Analyser ses documents et flux à numériser

Avant de mettre en place une solution de dématérialisation des documents, il faut réfléchir aux changements que cela va engendrer au sein de l’organisation et au niveau des méthodes de travail. Pour cela, il est indispensable pour les entreprises d’analyser le contexte de départ dans le but de construire un plan d’action adapté aux besoins.

Il faut également se poser les bonnes questions ce qui permet d’effectuer un tri au niveau des technologies proposées : Quel flux dématérialiser ? Quel volume de documents est traité par an ? Quel budget investir ? Quel cadre juridique respecter ?

A partir de là, les différents types de documents ainsi que leur volume pourront être appréhendé. Cette étape permet de savoir quels sont les documents les plus sensibles et qui nécessitent une numérisation. Il n’est souvent pas nécessaire de numériser l’ensemble des documents en une seule fois. Les documents les plus stratégiques et les plus utilisés seront numérisé en priorité.

Favoriser la collaboration et l’implication des collaborateurs

Pour que la dématérialisation soit efficace, il est aussi important que les documents soient accessibles à tout moment. Il ne suffit pas qu’ils soient conservés, les collaborateurs doivent y avoir accès depuis n’importe quel support et dans n’importe quel lieu. Pour répondre à cela, la plupart des solutions de dématérialisation sont disponibles en mode SaaS.

Enfin, lors de la mise en place d’une solution de dématérialisation des documents, il est recommandé aux entreprises d’accompagner au maximum leurs salariés. En effet, la dématérialisation entraîne des évolutions des processus et donc du mode de travail des collaborateurs, ce qui peut engendrer des réticences et compromettre la réussite du projet. Une démarche de conduite du changement peut alors être mise en œuvre, visant à impliquer chaque salarié.

Axess Business Solutions propose aux entreprises et administrations des solutions de dématérialisation des documents performantes qui répondent à chacun de leurs besoins. La satisfaction clients étant au cœur de nos préoccupations, nous accompagnons quotidiennement les utilisateurs dans l’intégration complète de leur processus de dématérialisation. Pour cela, notre équipe est composée de professionnels en dématérialisation, capables d’appréhender chaque spécificité métier.

Petites communes et dématérialisation : l’évolution continue mais un manque d’accompagnement se fait ressentir

Manque de temps, de moyens et de compétences, les contraintes sont nombreuses pour les petites entreprises qui souhaitent accéder aux nouvelles technologies. Cependant, c’est une réelle volonté qui se dégage de ces collectivités de plus en plus attirées par les projets de dématérialisation.

Une bonne volonté mais des contraintes matérielles persistantes

Alors que certaines villes en sont déjà à l’ère du cloud et de la fibre optique, de nombreuses petites communes n’ont même pas de connexion internet haut débit et leur budget les empêchent de se moderniser comme elles le souhaitent. Selon le baromètre lancé par JVS-Mairistem seulement 52% des communes de moins de 1000 habitants disposent d’un accès haut débit. De plus, les deux tiers d’entre elles n’ont pas de serveur informatique mis en place. Il s’agit pourtant d’une nécessité si l’on souhaite déployer un projet de dématérialisation.
Cependant, le WiFi est quant à lui bien présent dans la plupart des petites communes. En effet, 71% d’entre elles ont un accès WiFi contre 64% en 2014, ce qui démontre la volonté de ces communes à rentrer dans l’ère du tout numérique.

La dématérialisation au cœur des projets des petites communes

La dématérialisation du bulletin de paie arrive en tête des projets privilégiés par les petites communes. Et dès 2016, ce seront les fonctionnaires qui verront leur bulletin de paye dématérialisé au sein d’un espace numérique sécurisé. Près d’une mairie sur deux est équipée par une solution de dématérialisation. Comme pour les entreprises, la numérisation des factures est aussi privilégiée. 35% des mairies ont le choix d’une solution de dématérialisation des factures.

Aujourd’hui, 32% des communes de moins de 1000 habitants voit la dématérialisation comme une opportunité pour leur organisation. Cependant, une commune sur deux estime que cela dépend des projets à mettre en place.

Au-delà des différentes contraintes budgétaires et matérielles qui freinent les petites communes, le manque d’accompagnement se fait ressentir pour 34% des collectivités. L’information et la formation seraient donc des points clés à développer pour une mise en place réussie des solutions de dématérialisation.

Axess Business Solutions se positionne comme un éditeur de solutions de dématérialisation adaptées aux PME/PMI et administrations. De la capture au stockage de vos documents, nous mettons notre expérience et notre expertise métier à votre disposition afin de vous offrir des services fiables et de bonne qualité, qui répondent à un besoin métier particulier.

Faut-il privilégier l’accompagnement dans les projets de GED ?

Les difficultés liées à la conduite du changement et à l’accompagnement dans les projets de GED sont les premières causes d’échec de ces projets. Comment éviter ce blocage de la part des utilisateurs ?

Une mise en place de la GED redoutée mais acceptée

La mise en place d’une solution de dématérialisation, de GED ou même d’archivage n’est pas quelque chose de facile pour les entreprises. L’installation à proprement parlé de la GED constitue une des étapes les plus difficiles à surmonter pour les DSI comme pour les collaborateurs. En effet, il faut en moyenne 5 mois pour effectuer une installation et un paramétrage optimal.
A ce stade, alors qu’il ne s’agit que du commencement, les utilisateurs représentent 30% des difficultés rencontrées tandis que 40% sont provoquées par une mauvaise adéquation à l’organisation.

Une fois le projet de GED mis en place, les choses changent. 81% des utilisateurs se disent satisfaits de la solution. Toutefois, dans 31% des cas de non utilisation de l’offre, la cause est la mauvaise compréhension du logiciel par les collaborateurs. Un accompagnement dans les projets de GED est donc à ce stade important afin d’atteindre les objectifs définit.

Implication et écoute, la clé pour un accompagnement réussit dans les projets de GED

La GED est une solution utilisée au quotidien, il est donc primordial que celle-ci soit adaptée aux différents besoins de l’entreprise, des DSI mais également de l’ensemble des salariés. Dans 77% des cas, celle-ci est installée dans tous les services de la société. Elle sert également d’outil de partage permettant notamment le travail collaboratif.

La meilleure solution contre le blocage des collaborateurs est alors de les intégrer au projet dès le commencement de celui-ci. Cependant, seulement 18% des entreprises impliquent l’ensemble des utilisateurs.
Diffuser une communication claire et homogène vers les utilisateurs est primordial afin d’accompagner l’ensemble des collaborateurs dans leur projet et renforcer le partage entre les équipes. Une fois l’implication des utilisateurs obtenue, il s’agit de les associer aux solutions envisagées, en les faisant notamment participer à la prise de décision.

L’accompagnement dans les projets de GED doit ainsi sensibiliser les équipes sur les impacts que ce changement va entrainer sur le traitement de leurs documents.

L’un des objectifs du pôle AMOA/Conseil d’Axess Business Solutions est d’accompagner les entreprises dans leur projet de dématérialisation et de GED, à travers une démarche de conseil, de formation et de conduite de changement. Chaque process est adapté et personnalisé en fonction des objectifs des entreprises et des contraintes des utilisateurs.

Comment définir son projet de dématérialisation ?

Il est nécessaire pour les entreprises de sélectionner une solution de dématérialisation adaptée à leurs besoins et leur structure. Plusieurs étapes sont primordiales pour la réussite d’un projet : étude des besoins, rédaction d’un cahier des charges, installation technique, conduite de changement…
Avant de mettre en place un projet de dématérialisation, il faut réfléchir aux changements que cela va engendrer au sein de l’organisation et au niveau des méthodes de travail. En effet, la réussite du projet ne dépend pas seulement de l’outil informatique mais aussi des collaborateurs et leur implication.

Se poser les bonnes questions avant de se lancer dans le projet
Avant de se lancer dans la mise en place d’un projet de dématérialisation, il faut se poser les bonnes questions ce qui permet d’effectuer un premier tri au niveau des technologies proposées par les prestataires :

Quel flux dématérialiser ? Factures fournisseurs, archives, toute la chaine de documents entrants et sortants ?

Quel volume de documents est traité par an ? Certaines technologies peuvent traiter jusqu’à des milliers de documents.

Quel budget investir ? Le mode SaaS ainsi que l’externalisation de données peuvent être des solutions fiables et économiques.

Quel cadre juridique respecter ? Il est nécessaire de mettre en place des outils technologiques garantissant sécurité et confidentialité aux documents : signature électronique, identification…

Impliquer les collaborateurs et organiser la conduite du changement
La conduite du changement est un facteur clé de la réussite du projet de dématérialisation qui consiste à : informer, former et accompagner les collaborateurs. La conduite du changement permet d’impliquer chaque collaborateur en facilitant l’intégration de nouveaux outils technologiques.
Les entreprises doivent prévoir régulièrement des réunions mais également des temps de formation et d’accompagnement afin d’informer et rassurer les collaborateurs. Leur productivité en sera ainsi optimisée.

Axess Business Solutions, éditeur de solutions de dématérialisation des documents, accompagne les entreprises dans la mise en place de leurs projets de dématérialisation. Le pôle AMOA/Conseil d’Axess Business Solutions s’inscrit dans une démarche de conseil, de formation et de conduite du changement. Cette démarche passe par l’identification des facteurs clés et des contraintes de votre projet afin de proposer des solutions pertinentes pour votre activité.