La Gestion Electronique de Documents (GED) continue de se déployer dans les entreprises et elle a déjà fait ses preuves. Mais quelles sont les 4 étapes clés à respecter pour la bonne mise en place de votre projet de GED ?
Définir ses besoins à moyen et long terme
Avant la mise en place d’un projet de GED, une première étape essentielle consiste à définir les objectifs et les attentes de l’entreprise quant à son projet.
Cette étape permet notamment :
– de définir les documents à traiter,
– de nommer un référent pour le projet. En effet, que le projet soit réalisé par un prestataire extérieur ou par une personne en interne, il est important de nommer un référent qui saura faire le lien entre les différents acteurs de la démarche.
Créer un cahier des charges précis
Dans un deuxième temps, le référent de la solution de GED détermine en 5 étapes le cahier des charges :
– le plan de classement de la GED,
– les modules de traitements automatisés,
– le calendrier de conservation,
– les processus de réception de document.
Le cahier des charges constitue une étape importante qui détermine les spécificités de l’entreprise et aiguille le choix du prestataire.
Tester la solution de GED pour connaître les avantages et les limites
Cette troisième phase permet de tester le projet de GED en le mettant en place sur une partie des activités de l’entreprise ou pour certains types de documents. Si nécessaire, des ajustements pourront ainsi être réalisés afin de permettre un déploiement du logiciel de GED à l’ensemble de l’entreprise.
Mettre en place le projet de GED
Enfin, suite à la validation du test, le déploiement à l’ensemble de l’entreprise peut commencer. Dans un souci de bonne mise en place et de contrôle, il est conseillé de créer un comité d’observation qui sera chargé de :
– contrôler et évaluer la satisfaction des besoins des collaborateurs,
– assurer le développement et le bon déroulement du projet,
– effectuer une veille réglementaire et technologique,
– garantir la maintenance.
De plus, il faut bien prendre en compte que la mise en place d’un processus de dématérialisation entraîne des changements de méthodes de travail pour les collaborateurs. Faire appel à un prestataire extérieur apparaît ainsi être la solution la plus simple pour la mise en place d’un projet de GED. En effet, un expert tel qu’Axess Business Solutions saura guider les entreprises et les administrations en leur proposant des solutions adaptées à leurs besoins.