Maine et Loire Habitat est un office public d’habitat (OPH). Avec 16 000 logements à sa charge en 2017, l’OPH a pour objectif d’aménager le territoire et de développer des logements adaptés aux besoins des habitants. Maine et Loire Habitat est aujourd’hui réparti en 7 agences au service de plus de 13 000 familles.

Les limites du traitement manuel des factures

Comme tout OPH, Maine et Loire Habitat traite chaque année de nombreuses factures. Jusqu’alors, chaque agence gérait les factures de façon indépendante et manuellement. Ce fonctionnement engendrait des risques d’erreurs de saisie, de perte de données et de temps.

Ce traitement manuel demandait une ressaisie des données dans la solution de gestion Prem’Habitat dédiée à l’habitat social dont dispose l’OPH. La perte de temps pour les collaborateurs les empêchait également de se concentrer sur leur cœur de métier. Le volume de factures étant de plus en plus important il devenait nécessaire de trouver une solution.

Enfin, la mise en application de CHORUS Pro par l’Etat, réforme qui vise à dématérialiser obligatoirement les factures entre le service public et les entreprises, est un facteur clé dans la décision de Maine et Loire Habitat de changer leur fonctionnement. Le but de cette réforme étant de réduire le temps de traitement par facture et de simplifier les échanges.

Ainsi, afin de simplifier la gestion de ses documents, l’OPH a décidé de faire appel à un prestataire externe pour dématérialiser ses factures et répondre aux objectifs suivants :
– Centraliser la facturation pour gagner du temps.
– Fluidifier le traitement et les échanges des factures.
– Améliorer la traçabilité des documents.
– Diminuer les tâches à faible valeur ajoutée pour se recentrer sur le cœur de métier de l’OPH.
– Créer un lien entre la gestion des factures et la solution Prem’Habitat.
– Répondre à la nouvelle réglementation CHORUS Pro.

68% des utilisateurs constatent un gain de temps dans la gestion des factures

Pour choisir le prestataire le plus proche de ses besoins, c’est-à-dire disposant d’une solution s’intégrant à la solution métier Prem’Habitat, Maine et Loire Habitat a publié un appel d’offre européen.

Axess Business Solutions, reconnu comme un expert de l’habitat social et plus particulièrement des OPH, a été retenu avec son offre CODEXIA Factures. La solution CODEXIA Factures est entièrement compatible avec Prem’Habitat et s’interface au portail web CHORUS Pro.

Grâce à des technologies de LAD, GED et Workflow, CODEXIA Factures traite la chaîne complète de traitement des factures, de la réception jusqu’au règlement.

L’ensemble des factures de Maine et Loire Habitat est centralisé dans un même outil, ce qui les rend plus accessibles. Chaque acteur accède facilement et rapidement aux informations, pour une meilleure autonomie et réactivité. Ce processus unique permet également de fluidifier les différents échanges de l’Office public.

CODEXIA Factures répond ensuite à l’objectif de traçabilité et de fiabilité des factures de l’OPH. La solution est en effet hébergée par Axess, expert en sécurité des Systèmes d’Information, au sein de datacenters hautement protégés répondant aux normes actuelles. Ce qui assure une sécurité optimale des données à forte valeur ajoutée de Maine et Loire Habitat.

Enfin, grâce à la complémentarité de CODEXIA Factures et de Prem’Habitat, Maine et Loire Habitat n’a plus besoin de ressaisir les informations plusieurs fois. Un gain de temps non négligeable qui permet de diminuer les tâches à faible valeur ajoutée pour se recentrer sur le cœur de métier de l’OPH. Un changement qui s’avère plus confortable pour les équipes de Maine et Loire Habitat.

La collaboration entre Axess Business Solutions et Maine et Loire Habitat se révèle très positive. Les équipes d’Axess Business Solutions ont su être réactives et à l’écoute grâce à leur bonne connaissance de l’outil et leur expertise dans le secteur de l’habitat social. L’OPH envisage dans les mois à venir de faire évoluer sa solution afin de dématérialiser ses enquêtes SLS et courriers.

« Les équipes d’Axess Business Solutions connaissent bien la solution qu’elles proposent et leur métier. Ce qui leur permet d’être très réactives. Lorsque nous demandons une modification de paramétrage, celle-ci est réalisée rapidement les jours suivants. » Marjorie WROBEL – Chef de projet méthode

Grâce à la mise en place de CODEXIA Factures, 3300 factures ont été traitées en seulement 6 semaines. Aujourd’hui 68% des utilisateurs constatent un réel gain de temps et une meilleure organisation de leur travail. Enfin, 74% des collaborateurs de l’OPH se disent satisfaits de la solution.

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