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Loire Habitat, Office Public de l’Habitat du département de la Loire (OPH), est le premier bailleur social de la Loire. Il compte 11 000 logements sociaux et une vingtaine de structures d’accueil spécifiques (résidences pour personnes âgées et/ou handicapées, foyers pour jeunes travailleurs, hôtel maternel…) à sa charge et contribue ainsi directement au logement de plus de 25 000 personnes.

Face à une volumétrie de documents importante (chèques et factures fournisseurs) et à une réception physique aléatoire (tantôt au siège, tantôt en agence), l’OPH de la Loire a fait appel à la société Axess Business Solutions afin de mettre en place une solution permettant d’automatiser la saisie complète des documents papiers.

Jusqu’alors, Loire Habitat traitait les chèques et les factures manuellement, rendant le temps de traitement considérable. L’objectif de rationalité était donc le maître mot, afin d’améliorer la traçabilité des documents et de diminuer le risque de perte.

Accompagné par Axess Business Solutions, partenaire de Readsoft, Loire Habitat a su entièrement automatiser ses processus métiers :
– Toutes les factures sont adressées au siège, numérisées et traitées si nécessaire dans le workflow de validation Codexia et enregistrées au sein de nos plateformes entièrement sécurisées.
– Les images des factures sont stockées dans la GED Codexia et donc facilement consultables à tout moment et depuis n’importe quel poste de travail.
– Les couples coupons de règlement/chèque sont automatiquement lus.
– Les données sont rapprochées des dossiers locataires puis intégrées dans le système de comptabilité et de gestion locative afin de gagner un jour en date de valeur.

Avec ce nouveau processus, Loire Habitat a considérablement amélioré la traçabilité ainsi que la vitesse de traitement de ses documents : les factures reçues dans les corbeilles électroniques sont traitées bien plus rapidement que les factures papiers dont la procédure était plus importante.

Gilles Pannaux, Directeur Financier de Loir Habitat, témoigne : « Nous avons également gagné en confort de travail et en traçabilité de nos flux. Par ailleurs, grâce à cette mise à jour en temps réel, nos locataires peuvent consulter avec fiabilité la situation de leur compte, via notre extranet »

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