Pourquoi s’intéresser à la gestion documentaire ?

Qu’elles soient sous forme papier ou électronique, les données d’une entreprise doivent être traitées en toute sécurité. Qu’il s’agisse d’un contrat, d’une facture ou d’un courrier… Les entreprises ont tout intérêt à numériser leurs documents et à les intégrer dans le SI.

Bien gérer ses documents : un gain de temps et d’argent

La recherche de documents peut aujourd’hui être une perte de temps et d’argent pour les entreprises. Il faut donc un portail documentaire managé efficacement au quotidien, avec un accompagnement du changement de proximité et des règles d’accès définies.

La gestion documentaire : une solution spécifique et sécurisée

Les besoins technologiques des entreprises sont aujourd’hui très spécifiques notamment en ce qui concerne la gestion documentaire, du réseau social, de l’archivage cloud. Seulement, il faut avant tout partir d’une gestion électronique des documents (GED), avec un plan de classement efficace et une indexation rigoureuse. Afin d’être adapté à chaque domaine, elle inclut des plateformes collaboratives et s’interface autant avec un ECM qu’avec un CRM ou un ERP.

Il est également primordial d’assurer une réelle protection à ses données afin qu’elles ne soient pas transformées. Il faut donc suivre une certaine réglementation. Les durées de conservation des documents sont en effet un point essentiel. Ce sont la traçabilité et pérennité de l’information qui sont en jeu.

Un impact environnemental considérable

Il est aujourd’hui évident qu’il faut réduire sa consommation de papier, en limitant notamment les envois papier, les impressions et en numérisant l’ensemble de ses documents papier. Le tout électronique devient aujourd’hui possible en interne comme dans les échanges autant avec les fournisseurs qu’avec les clients.

La “transformation digitale” des entreprises est en route et doit s’inscrire dans la durée afin que les entreprises assurent une certaine pérennité.

GEDIWEB, offre d’Axess Business Solutions, propose des solutions de gestion documentaire qui permettent d’acquérir, d’organiser, de diffuser, de consulter, d’archiver et de sécuriser des documents et de l’information pour tous les secteurs (PME/PMI, finance, administration, construction…).