Juil 12, 2016 in GED
GED métier et GED transversale : comment faire le bon choix ?

Les dirigeants privilégient de plus en plus une approche métier pour organiser leur entreprise. Il en est de même pour la gestion de leurs documents. Mais comment faire le bon choix entre une solution de GED métier et une solution plus gobale ?

Des entreprises organisées autour de pôles métiers

Malgré l’évolution du travail collaboratif au sein des entreprises, celles-ci continuent très souvent à s’organiser autour de pôles métiers : ressources humaines, comptabilité, commerce… C’est dans ce sens qu’elles privilégient encore à l’heure actuelle la mise en place d’une solution de GED métier et non pas de manière globale.

Evidemment, il est nécessaire de bien évaluer ses besoins avant de mettre en place ce type de solution métier. En effet, si l’objectif est de mettre en place un logiciel de GED unique dédié à un seul métier, l’entreprise a tout intérêt à se diriger vers ce type de solution.

A contrario, si celle-ci envisage de faire évoluer sa solution de GED dans le temps ou de l’utiliser pour différents services, il est préférable que l’entreprise choisisse un logiciel global, appelé aussi GED Transversale, qui sera plus approprié. Ce type de GED permettra de gérer l’ensemble des documents relatifs aux ressources humaines, aux fournisseurs ou encore aux clients. Pour garantir la confidentialité des données, il est important ici que la solution globale dispose d’une gestion des droits et des habilitations.

Quels sont les avantages d’une solution de GED métier ?

Ce fonctionnement par pôle métier permet de coller au plus près des besoins des utilisateurs. Le paramétrage du logiciel de GED est alors parfaitement adapté : plan de classement, indexation, workflow…

La GED étant rattachée à un métier unique, cela permet également d’automatiser plus facilement les différentes tâches ainsi que le classement des documents. Ce qui évite ainsi des saisies manuelles engendrant des erreurs et une réelle perte de temps.
De plus, une solution de GED métier donne la possibilité de gérer plus simplement le droit d’accès aux documents, étant donné que seuls les collaborateurs du pôle métier peuvent y accéder. La sécurité et la traçabilité de la documentation en est d’autant plus assurée.

Enfin, l’accompagnement des utilisateurs peut se faire sur-mesure et plus facilement. L’appropriation de la solution en est donc grandement facilitée.

Axess Business Solutions propose quant à elle Codexia GED, une solution de Gestion Electronique des Documents Transversale, appelé aussi GED globale plus haut dans l’article. Codexia GED permet de répondre à tous les besoins d’une entreprise pour tous les services quelque soit le type de document et le SI/ERP :
Plans de classement documentaire RH, synchronisés avec le SIRH (Sage Paie, Cegid RH…).
Plans de classement documentaire Fournisseur, synchronisés avec la solution comptable.
Plans de classement documentaire Client, synchronisés avec le logiciel de comptabilité clients.

Ainsi vous ne démultipliez pas les outils et les méthodes d’archivage de vos documents.

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