Jan 21, 2016 in Accompagnement
Faut-il privilégier l’accompagnement dans les projets de GED ?

Les difficultés liées à la conduite du changement et à l’accompagnement dans les projets de GED sont les premières causes d’échec de ces projets. Comment éviter ce blocage de la part des utilisateurs ?

Une mise en place de la GED redoutée mais acceptée

La mise en place d’une solution de dématérialisation, de GED ou même d’archivage n’est pas quelque chose de facile pour les entreprises. L’installation à proprement parlé de la GED constitue une des étapes les plus difficiles à surmonter pour les DSI comme pour les collaborateurs. En effet, il faut en moyenne 5 mois pour effectuer une installation et un paramétrage optimal.
A ce stade, alors qu’il ne s’agit que du commencement, les utilisateurs représentent 30% des difficultés rencontrées tandis que 40% sont provoquées par une mauvaise adéquation à l’organisation.

Une fois le projet de GED mis en place, les choses changent. 81% des utilisateurs se disent satisfaits de la solution. Toutefois, dans 31% des cas de non utilisation de l’offre, la cause est la mauvaise compréhension du logiciel par les collaborateurs. Un accompagnement dans les projets de GED est donc à ce stade important afin d’atteindre les objectifs définit.

Implication et écoute, la clé pour un accompagnement réussit dans les projets de GED

La GED est une solution utilisée au quotidien, il est donc primordial que celle-ci soit adaptée aux différents besoins de l’entreprise, des DSI mais également de l’ensemble des salariés. Dans 77% des cas, celle-ci est installée dans tous les services de la société. Elle sert également d’outil de partage permettant notamment le travail collaboratif.

La meilleure solution contre le blocage des collaborateurs est alors de les intégrer au projet dès le commencement de celui-ci. Cependant, seulement 18% des entreprises impliquent l’ensemble des utilisateurs.
Diffuser une communication claire et homogène vers les utilisateurs est primordial afin d’accompagner l’ensemble des collaborateurs dans leur projet et renforcer le partage entre les équipes. Une fois l’implication des utilisateurs obtenue, il s’agit de les associer aux solutions envisagées, en les faisant notamment participer à la prise de décision.

L’accompagnement dans les projets de GED doit ainsi sensibiliser les équipes sur les impacts que ce changement va entrainer sur le traitement de leurs documents.

L’un des objectifs du pôle AMOA/Conseil d’Axess Business Solutions est d’accompagner les entreprises dans leur projet de dématérialisation et de GED, à travers une démarche de conseil, de formation et de conduite de changement. Chaque process est adapté et personnalisé en fonction des objectifs des entreprises et des contraintes des utilisateurs.

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