Depuis le 1er octobre 2018, une nouvelle réglementation verra le jour, relative à la dématérialisation des marchés publics. Découvrons ensemble les points clés à connaître !
Moins de papier, plus de productivité, des procédures optimisées… La dématérialisation offre de nombreux atouts pour les communes. Et le gouvernement l’a bien compris ! Dans ce sens, un plan de transformation numérique de la commande publique est prévu par le ministère de l’Economie et des finances. Ce plan s’articule autour de 5 axes majeurs :
Ce nouveau plan numérique prendra effet à partir du 1er octobre 2018, date à laquelle les commandes publiques devront être obligatoirement dématérialisées mais aussi signées de manière numérique, via une solution de signature électronique conforme.
En octobre, la dématérialisation va s’imposer dans toutes les étapes de la passation des marchés. Cette obligation sera effective au-dessus du seuil de 25000€ HT.
Depuis 1er octobre 2018, les documents de la consultation doivent être gratuitement mis à disposition des opérateurs économiques sur un profil d’acheteur. Dans ce sens, les communications et échanges d’informations doivent se faire obligatoirement par voie électronique, notamment les candidatures et offres. Pour cela, les collectivités n’auront pas d’autres choix de se munir de moyens techniques adaptés.
Il conviendra de mettre en place une GED permettant d’archiver en toute sécurité les documents justificatifs et les moyens de preuves fourni par les candidats.
La traçabilité étant un point clé de cette nouvelle réglementation, les entreprises auront pour obligation de candidater et déposer leur offre en ligne à travers ce qu’on appelle un profil d’acheteur
Sous forme de déclaration sur l’honneur, le DUME a pour objectif d’homogénéiser les formulaires de candidature et d’alléger les charges administratives, visant ainsi à simplifier l’ensemble de la phase de candidature. Dans ce cadre, tous les acheteurs sont tenus d’accepter le DUME électronique si ce choix est retenu par les opérateurs économiques au niveau de leur candidature.
La réglementation liée à la dématérialisation des marchés publics indique également que les données essentielles des marchés devront être publiées sur le profil d’acheteur. L’accès à ces données devra être libre, direct mais aussi complet, avec des informations obligatoires comme le nom du marché, sa nature, son objet ou encore sa durée. Les données à caractère personnel en sont exclues.
Les acheteurs publics, sauf les services centraux ou déconcentrés de l’Etat, devront recourir à la procédure REAP. Cette procédure dématérialisée, obligatoire pour les marchés publicssupérieurs à 90 000€ HT, permet de recenser les données relatives aux achats notifiés en 2018.
Enfin dernier élément lié à la dématérialisation des marchés publics : la signature électronique. L’obligation de la signature électronique des marchés pour l’acheteur est fixée au 1er janvier 2020.
A partir du 1er octobre, 2018 les acheteurs publics devront être équipés d’une solution de signature électronique basée sur un certificat qualifié et conforme à l’eIDAS qui est un dispositif de création de signature numérique.
Afin de vous accompagner dans votre mise en conformité, Axess Business Solutions vous propose une nouvelle offre logicielle de GED des marchés publics, qui assure la digitalisation de l’ensemble des étapes d’un marché public :
» Workflow : Chaînage dématérialisé de toutes les étapes de passation.
» Signature électronique : Envoi dématérialisé des lettres de plaisir et de regret avec signature électronique.
» GED : Archivage sécurisé des pièces marchés
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