La dématérialisation des documents accessible à tous !

De nombreuses solutions de dématérialisation des documents sont aujourd’hui disponibles. De plus en plus proposées en mode SaaS, ces solutions représentent une source d’économie certaine pour les PME et les administrations, tant sur le point financier que temporel.

La dématérialisation des documents : des offres sur-mesure et évolutives

La dématérialisation des documents représente actuellement une véritable décision stratégique pour les dirigeants. Elle apparaît cependant comme trop chère et peu adaptée aux besoins spécifiques des TPE/PME qui sont encore peu informées sur les avantages apportés par la dématérialisation.

Pourtant, les solutions actuelles sont conçues sur-mesure de manière à s’adapter à toutes les structures et accompagner les entreprises dans leur transformation numérique.

Les prestataires spécialisés sont en mesure d’adapter leurs offres à chaque PME. Pour celles disposant de ressources informatiques conséquentes, la dématérialisation directement sur leurs serveurs internes leur est conseillée. Pour les entreprises disposant d’un service informatique plus restreint, le cloud computing devient la solution adéquate, notamment avec des offres en mode SaaS. Il s’agit de louer un serveur distant qui permet un accès permanent et sécurisé aux données dématérialisées. Ce choix n’est cependant jamais définitif. Les solutions de dématérialisation évoluent et grandissent au même rythme que les sociétés.

Documents électroniques : quels sont les bénéfices pour les PME ?

Les factures fournisseurs sont les premiers documents dématérialisés au sein d’une entreprise. Elles apportent un réel gain de temps et d’argent aux équipes. Intégrant une technologie de LAD (Lecture automatique de documents), la dématérialisation permet tout d’abord de gagner du temps au niveau du traitement des documents qui ne se fait plus manuellement. Numérisation, stockage, diffusion… Chaque étape du processus est automatique. Des économies sont également conséquentes au niveau financier. Plus besoin d’acheter du papier ou encore des timbres pour l’envoi de courriers.

La dématérialisation des documents à deux effets positifs sur les entreprises. Dans un premier temps, elle permet d’améliorer les processus internes et ainsi gagner du temps sur le traitement des documents mais également sur les différentes tâches bureautiques que cela peut engendrer. Génératrice de productivité et d’économie, la dématérialisation permet aux PME d’accroître leur compétitivité sur le long terme.

La dématérialisation des documents se positionne progressivement comme un choix stratégique pour les entreprises. Source de nombreux avantages, elle apparaît comme une solution incontournable de la transformation numérique.

Pour aller
plus loin

Axess Business Solutions est éditeur d’une gamme de solutions de dématérialisation, adaptée aux PME comme aux grandes entreprises, aux administrations ou encore au secteur immobilier. Cette gamme Codexia gère l’ensemble du processus de dématérialisation des documents, de leur acquisition à leur diffusion.