Oct 27, 2015 in GED
Comment optimiser la gestion de vos mails professionnels ?

Les mails professionnels sont aujourd’hui considérés comme des documents à part entière qui peuvent contenir des informations clés et engager l’activité des entreprises.
Lorsqu’une organisation met en place un processus de GED au sein de sa structure, elle pense rarement à y intégrer les mails émis et reçus par les collaborateurs, sachant pourtant que 38% d’entre eux reçoivent et traitent jusqu’à 100 mails par jours.

En délaissant ses mails, une entreprise met également de côté une partie importante de son patrimoine informationnel détenu dans les différents comptes de messagerie des salariés. Cette situation peut alors engendrer des risques réels : perte de données, vol d’identité, déperdition d’information due à un accès limité à la messagerie d’un salarié lors de son absence…

Depuis la loi du 13 mars 2000, un mail peut constituer une preuve juridique au même titre que tout écrit numérique et doit remplir les deux conditions ci-dessous :

– Identification claire de l’auteur grâce par exemple à une signature électronique
– Conservation du mail dans son intégralité via un système de stockage électronique

Il est donc nécessaire mettre en avant les messages engageant l’entreprise et les risques qu’elle encoure. L’objectif de la GED est donc de permettre d’identifier rapidement les documents engageant l’entreprise ainsi que garantir leur valeur probante. Une bonne gestion permet également de réduire considérablement ces coûts de stockage.

Comment bien gérer ses mails ?
Il est nécessaire de réaliser tout d’abord un audit des pratiques afin de savoir quels sont les usages de la messagerie, les volumes de mails ou encore les risques potentiels. Dans un deuxième temps, l’entreprise doit établir des règles d’identification et de gestion en informant au préalable les collaborateurs concernés. De plus, des outils d’archivage doivent être mis à disposition des utilisateurs afin d’automatiser la gestion des mails.
Conserver les mails dans une solution de stockage dédiée ainsi qu’anticiper leur destruction est également primordial pour une gestion optimale.
Enfin, il peut être intéressant pour les entreprises de proposer aux collaborateurs des outils alternatifs tels que des réseaux d’entreprise ou encore un serveur partagé.

Axess Business Solutions et son partenaire Readsoft propose aux entreprises et administrations une solution de LAD performante, CODEXIA LAD, afin d’assurer la lecture automatique des pièces jointes intégrées dans vos emails.
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