Sécurisez vos échanges avec une solution de signature électronique !

Les solutions de signature électronique sont aujourd’hui incontournables en France comme en Europe et leur utilisation ne cesse d’évoluer : appels d’offres, documents RH… Retour sur les avantages apportés aux entreprises !

La signature électronique, qu’est-ce que c’est ?

La signature électronique, introduite en France depuis la directive Européenne de 1999, s’impose depuis quelques années comme un outil essentiel aux entreprises et administrations.

Définit aujourd’hui comme un mécanisme numérique basé sur des techniques de cryptographie, la signature électronique a pour objectif de démontrer à un tiers qu’un document numérique a été approuvé par une personne identifiée. C’est l’assurance d’un document fiable et sécurisé.

Vers une confiance numérique

Les échanges numériques constituent un moteur de croissance au sein des entreprises et se développent de plus en plus via le télétravail et la mobilité professionnelle. Pour assurer une sécurité efficace à ces échanges de données, une solution de signature électronique apparaît comme une réelle opportunité pour les entreprises. Encadrée juridiquement par la loi 13 mars 2000, la signature électronique est aussi fiable qu’une signature papier.

Afin que les échanges soient sécurisés, une signature électronique doit pouvoir garantir :
1. L’identité du signataire
2. L’intégrité du document signé
3. La non-répudiation par le signataire du document signé

Les avantages d’une technologie incontournable

En plus d’apporter une sécurité optimale aux données, l’adoption de la signature électronique permet une gestion efficace et intelligente des flux documentaires et offre de nombreux avantages aux utilisateurs. Les entreprises et administrations ont la possibilité de signer un document sans l’imprimer et sans se déplacer, de conserver le document au format numérique ou encore d’envoyer le document par e-mail.

Par rapport à la version papier, les entreprises font une économie supérieure à 50% lorsqu’ils utilisent la signature électronique. Les gains en temps quant à eux ne sont pas négligeables : le traitement d’un document passe de 5 jours à moins d’une journée, ce qui permet d’optimiser le processus organisationnel des entreprises. Enfin, la signature électronique implique la traçabilité et la conservation d’un document pouvant constituer des justificatifs et des preuves pour les entreprises et administrations.

La signature électronique s’inscrit dans un contexte plus large de dématérialisation et est devenue en quelques années une technologie indispensable à la transformation numérique des organisations.

La gamme Codexia d’Axess Business Solutions comprend un module de signature électronique. A partir de technologies d’horodatage et de certificat électronique, notre solution de signature électronique a pour objectif de démontrer à un tiers qu’un document donné (c’est-à-dire sans aucune modification) a été approuvé par une personne identifiée. L’authenticité des documents est ainsi assurée.

La signature électronique serait-elle plus fiable que la signature manuscrite ?

La signature électronique est aujourd’hui démocratisée et adoptée par de nombreuses entreprises. Peut-on néanmoins admettre qu’une signature numérique est plus fiable qu’une signature manuscrite ?

La signature électronique, un enjeu de fiabilité dans les projets de dématérialisation

La signature numérique est aujourd’hui un élément clé de la démarche de dématérialisation qui est en cours. Pour un projet de dématérialisation bien réussit, les entreprises ne peuvent pas faire l’impasse sur la signature digitale. Contrats de travail, baux actifs, dossiers médicaux… De nombreux documents à forte valeur juridique nécessitent une signature fiable lorsqu’ils sont dématérialisés.

Par rapport à la version papier, les gains financiers sont supérieurs à 50% pour les entreprises. Les gains en temps quant à eux ne sont pas négligeables : le traitement d’un document passe de 5 jours à moins d’une journée. De plus, la signature électronique apporte une réelle confiance dans les échanges numériques entre les entreprises, les clients ou encore les fournisseurs.

Signature manuscrite VS Signature numérique

Depuis plusieurs années, la signature électronique est considérée comme équivalente à la signature manuscrite. C’est-à-dire qu’elles ont exactement la même valeur légale.

Définit aujourd’hui comme un mécanisme numérique basé sur des techniques de cryptographie, la signature électronique a pour objectif de démontrer à un tiers qu’un document numérique a été approuvé par une personne identifiée.

Comme pour la signature manuscrite, la signature électronique permet alors d’identifier son auteur en toute facilité. De plus, c’est également l’intégrité du document qui est ici assuré. En intégrant une signature numérique, l’entreprise garantit que le document n’a pas été modifié suite à la signature.

De ce fait, la signature électronique est aujourd’hui considérée comme plus fiable qu’une signature manuscrite car en plus de garantir l’identité du signataire, elle garantit l’intégrité du document.

Pour répondre à cette évolution de la signature, Axess Business Solutions a développé l’offre DEALFORCE. Disponible en mode SaaS, la solution permet de contrôler le chemin de signature d’un document et d’en assurer une conservation optimale et entièrement sécurisée.