Sécurité de l’IOT : Comment l’IA y répond ?

Sécurité de l’IOT : Comment l’IA y répond ?

Tendance grandissante dans de nombreuses entreprises, l’IoT connait ses limites : la cybersécurité. Et si l’Intelligence Artificielle pouvait résoudre ce problème ?

Un manque de sécurité important dans l’IoT

L’IoT (Internet of Things) est aujourd’hui présent dans de nombreuses entreprises, notamment dans le secteur industriel. Cette nouvelle technologie désigne des objets physiques connectés ayant leur propre identité numérique mais aussi étant capable de communiquer les uns avec les autres. On parlera alors de passerelle entre le monde physique et le monde virtuel.

Malgré les atouts engendrés par l’IoT, une faille importante a été observée : la cybersécurité qui a été mise de côté pendant bien longtemps. Les entreprises sont incapables d’identifier les attaques qui utilisent l’IoT comme point d’entrée. Un problème de taille sachant que les cyberattaques ne cessent de se développer !

Selon une étude menée au sein de l’équipe sécurité de différentes entreprises, 78% des répondants estiment que leurs appareils IoT ne sont pas sécurisés et 60% déclarent que l’utilisation d’appareils IoT représente à elle seule une menace.

Longtemps délaissée, la sécurité de l’IoT est cependant devenue une priorité en 2019. Elle se révèle cependant compliquée à mettre en place. 55% des interrogés estiment qu’il leur est difficile de protéger ces appareils sachant que la technologie est en perpétuel développement. C’est là que l’Intelligence Artificielle fait son entrée !

L’IA au secours de la sécurité de l’IoT

L’Intelligence Artificielle (IA) consiste à mettre en œuvre un certain nombre de techniques visant à permettre aux machines d’imiter une forme d’intelligence réelle. Aujourd’hui, d’une simple phrase, on peut connaître la météo, programmer une alarme, être averti de ses rendez‐vous… C’est ce qu’on appelle l’IA. Mais au‐delà de ces usages, l’IA recouvre un champ de possibilités infini allant des chatbots aux voitures autonomes en passant par l’aide médicale…

Et c’est grâce à ses capacités hors-norme que l’Intelligence Artificielle intervient dans la sécurité de l’IoT. Elle permet notamment de :

  • Réduire les fausses alertes
  • Optimiser la faculté à identifier et répondre aux cyberattaques
  • Accroître l’efficacité des équipes

Les entreprises utilisant l’IoT ont ainsi tout a gagné en faisant appel à l’Intelligence Artificielle, que ce soit au niveau de la sécurité comme de la confidentialité des données.

Retour d’expérience du MEDEF

Comment le MEDEF a réussi à améliorer la visibilité de ses ressources documentaires ?

Vers de la modernité et plus de simplification

Le MEDEF est une organisation patronale créée en 1998 dont la mission est de représenter les entreprises françaises. L’organisation compte aujourd’hui 77 fédérations professionnelles et 122 Medef territoriaux et régionaux avec un effectif de 200 collaborateurs avec qui elle échange au quotidien, notamment à travers des ressources documentaires. Pour ce faire, le MEDEF est doté d’une Documentation qui diffuse des informations vérifiées et fiables.

Pour gérer la Documentation, le MEDEF utilise la solution GEDIWEB d’Axess Business Solutions depuis de nombreuses années.  

GEDIWEB est un portail documentaire full-web qui permet d’organiser et de diffuser de l’information de tout type. Le MEDEF propose aux abonnés plus de 18 000 références directement sur le portail documentaire tels que des publications des grandes institutions et de think tanks (France Stratégie, Cour des Comptes, Assemblée nationale, Documentation française, IFRAP, Fondapol…), des revues d’analyse (les Cahiers Français, Questions Internationales, Futuribles, Commentaire…) dont environ 1 800 positions MEDEF depuis 1955 sous forme de documents PDF ou de liens internet.

En 2017 et 2018, la refonte des sites « institutionnel » et « extranet » du MEDEF a été réalisée afin de correspondre aux nouvelles attentes et besoins des utilisateurs (grand public et adhérents). Dans cette logique, la Documentation a décidé de revoir l’intégralité de son portail documentaire GEDIWEB pour une réelle cohérence graphique de tous les sites du MEDEF.

Le MEDEF a ainsi opté pour une refonte complète et sur-mesure de son portail documentaire. L’objectif étant pour l’organisation de :

  • Disposer d’un portail documentaire plus moderne dont le design serait adapté à la nouvelle identité visuelle.
  • Améliorer la visibilité du portail auprès des collaborateurs et des adhérents.
  • Simplifier davantage l’accès aux ressources documentaires présentes sur le portail.
  • Développer le nombre de visites annuelles sur le portail.

Un nouveau portail documentaire complet et design

C’est en juillet 2018 que le projet a commencé à voir le jour avec l’équipe d’Axess Business Solutions qui regroupe l’ensemble des compétences nécessaires pour mener à bien le projet du MEDEF : commerciaux, chefs de projet, webdesigner.

Le projet s’est déroulé en plusieurs étapes. Une maquette du portail, élaborée par un webdesigner d’Axess Business Solutions, a d’abord été proposée au MEDEF. Cette maquette, cohérente avec ses attentes, a été déployée.

Le MEDEF dispose désormais d’un portail documentaire en accord avec l’identité du site institutionnel et de l’extranet : un design moderne qui lui permet également de profiter d’une communication plus uniforme. Une véritable réussite sachant que les portails documentaires que l’on connaît sont habituellement plus restreints en termes de design et de fonctionnalités.

Ce nouveau portail sous forme de briques permet un accès simplifié à l’ensemble des 1 800 positions MEDEF présentes sur GEDIWEB. Les références de la base de données sont ainsi classées par thématique afin que les utilisateurs s’orientent plus facilement. Ce fonctionnement par thématique leur permet également de s’abonner au(x) thématique(s) de leur choix. Des notifications par mail avertissent les abonnés d’une nouvelle référence de la thématique qu’ils ont choisie et qui vient d’être intégrée au portail.

Enfin, ce nouveau portail permet à la Documentation du MEDEF d’être entièrement autonome sur la création de pages du portail documentaire.

En 2019, le MEDEF souhaite promouvoir ce nouveau portail auprès de ses adhérents.

La note
du clients

« En ce qui concerne la recommandation de GEDIWEB, je mettrai la note de 9/10. J’ai d’ailleurs déjà recommandé le portail documentaire à plusieurs centres de documentation. On peut dire aujourd’hui que nous entretenons avec Axess Business Solutions une réelle relation de fidélité depuis toutes ces années. Ses équipes ont très bien compris nos attentes et su nous accompagner durant tout le projet. » Valérie COLOMBAIN – Documentation du MEDEF

Le MEDEF

Le MEDEF (Mouvement des entreprises de France), 1er réseau d’entrepreneurs en France, est une organisation patronale fondée en 1998, représentant des entreprises françaises. Les principaux adhérents au MEDEF sont aujourd’hui les PME. Les missions du MEDEF sont les suivantes :  la création d’emplois, le dialogue avec les acteurs de la société civile, la favorisation de la liberté d’entreprendre et enfin la valorisation de l’entrepreneuriat.

Cybersécurité : Une ampleur grandissante mais des comportements qui restent inchangés pour les PME

Cybersécurité : Une ampleur grandissante mais des comportements qui restent inchangés

La cybersécurité, fléau qui touche les entreprises depuis plusieurs années, ne cesse de grandir et de toucher de multiples entreprises. Mais face à ce constat, les comportements peinent à changer. Comment l’expliquer ?

2,25 millions d’euros de perte causées par les cyberattaques

Ces derniers mois, de nombreux scandales en termes de cybersécurité ont éclatés au grand jour, notamment celui de Facebook ou encore de la plateforme Ariane en France. Les organisations, même les plus protégées, sont aujourd’hui fragilisées face à l’ampleur de ces attaques qui ne cessent de progresser et de se réinventer. Alors que les ransomwares se sont démocratisés en se faisant connaître lors d’attaques marquantes, les vols de données, les attaques en déni de service ou encore le phishing font planer au quotidien une menace sur les entreprises.

Au total en France, en 2017, on estime à 2,25 millions d’euros les pertes causées par les cyberattaques.

Cependant, ce ne sont pas seulement les grands groupes qui sont touchés, même les PME font aujourd’hui face à cette problématique de sécurité grandissante. 76% des PME se disent inquiètent face à la cybersécurité. Les responsables redoutent notamment les emails frauduleux (52%), le piratage de données (51%), les malwares (41%) ou encore la perte ou le vol informatique (26%).

Cependant, six mois après la mise en place du RGPD (Règlement général sur la protection des données), ces petites et moyennes entreprises ne voient pas la cybersécurité comme une priorité. Leur comportement reste inchangé alors d’un seul incident provoque d’énormes coûts financiers mais aussi perte une perte de confiance et de crédibilité face aux partenaires et clients.

Selon une étude réalisée par Kaspersky Lab et Euler Hermes en 2018*, 45% des PME n’ont pas renforcé leur système de sécurité depuis le déploiement du RGPD. 77% n’ont pas non plus réalisé d’audit informatique en 2018. Le plus étonnant c’est que 20% des responsables de PME ne savent même pas si leur entreprise traite des données personnelles !

En 2019, seulement 19% des PME ont prévu un budget nécessaire pour garantir la sécurité informatique de leur organisation. Généralement on estime qu’elles dépensent 0 à 3% de leur budget informatique dans la cybersécurité alors qu’il faudrait en dépenser 5 à 10%. La raison ? L’entreprise suppose qu’elle n’est pas exposée et que « cela n’arrive qu’aux autres ». De plus, elle est bien souvent persuadée de ne pas pouvoir se permettre d’embaucher un expert sécurité à plein temps.

Comment faire face à une cyberattaque et protéger son entreprise ?

Malgré ce constat, il est néanmoins primordial de mettre en place une stratégie de cybersécurité efficace et durable, dont voici quelques points clés à prendre en compte quotidiennement :

  • Sensibilisation régulière auprès du personnel afin de créer une prise de conscience
  • Installation et mise à jour régulière des anti-virus, pare-feu et antispam
  • Sauvegarde régulière de vos fichiers pour pouvoir les récupérer en cas d’attaques
  • Méfiance vis-à-vis des mails à orthographe douteux, qui vous demandent des informations confidentielles…

En plus de ces mesures de prévention, il est vivement conseillé de faire appel au service d’un expert en sécurité informatique. Il pourra mettre son expertise à votre service en vous proposant les solutions les plus adaptées à vos besoins : sauvegarde en ligne, messagerie sécurisée, réseau privé…

C’est pour pallier ce genre d’attaque qu’Axess OnLine, filiale d’Axess Groupe, met la sécurité informatique des organisations au cœur de ses priorités. Nos équipes mènent quotidiennement des actions pour améliorer la sécurité et être à jour en cas d’attaques. Nous nous efforçons de développer des solutions en amont pour être opérationnel en continu.

Pour aller
plus loin

Pour faire face aux cyberattaques, Axess OnLine propose notamment son offre de sauvegarde en ligne. Les sauvegardes de vos données sont quotidiennes et s’effectuent sur nos serveurs répondant aux plus hautes normes de sécurité.

Dématérialisation des marchés publics : Tour d’horizon des points essentiels à connaître

Dématérialisation des marchés publics : Tour d’horizon des points essentiels à connaître

Depuis le 1er octobre 2018, une nouvelle réglementation verra le jour, relative à la dématérialisation des marchés publics. Découvrons ensemble les points clés à connaître !

Le plan de transformation numérique de la commande publique

Moins de papier, plus de productivité, des procédures optimisées… La dématérialisation offre de nombreux atouts pour les communes. Et le gouvernement l’a bien compris ! Dans ce sens, un plan de transformation numérique de la commande publique est prévu par le ministère de l’Economie et des finances. Ce plan s’articule autour de 5 axes majeurs :

  • Gouvernance lisible et accompagnement des acteurs
  • Simplification des usages et baisse des coûts via le numérique
  • Développement des interactions, échanges et traitement de l’information
  • Renforcement de la transparence de la commande publique
  • Archivage électronique sûr, conforme et accessible

Ce nouveau plan numérique prendra effet à partir du 1er octobre 2018, date à laquelle les commandes publiques devront être obligatoirement dématérialisées mais aussi signées de manière numérique, via une solution de signature électronique conforme.

Que dit la nouvelle réglementation ?

En octobre, la dématérialisation va s’imposer dans toutes les étapes de la passation des marchés. Cette obligation sera effective au-dessus du seuil de 25000€ HT.

Quels sont les éléments clés de cette réglementation ?

La dématérialisation de la procédure de passation

Depuis 1er octobre 2018, les documents de la consultation doivent être gratuitement mis à disposition des opérateurs économiques sur un profil d’acheteur. Dans ce sens, les communications et échanges d’informations doivent se faire obligatoirement par voie électronique, notamment les candidatures et offres. Pour cela, les collectivités n’auront pas d’autres choix de se munir de moyens techniques adaptés.

Les pièces de candidatures

Il conviendra de mettre en place une GED permettant d’archiver en toute sécurité les documents justificatifs et les moyens de preuves fourni par les candidats.

Le profil d’acheteur

La traçabilité étant un point clé de cette nouvelle réglementation, les entreprises auront pour obligation de candidater et déposer leur offre en ligne à travers ce qu’on appelle un profil d’acheteur

Le Document Unique de Marché Européen (DUME)

Sous forme de déclaration sur l’honneur, le DUME a pour objectif d’homogénéiser les formulaires de candidature et d’alléger les charges administratives, visant ainsi à simplifier l’ensemble de la phase de candidature. Dans ce cadre, tous les acheteurs sont tenus d’accepter le DUME électronique si ce choix est retenu par les opérateurs économiques au niveau de leur candidature.

La publication des données essentielles

La réglementation liée à la dématérialisation des marchés publics indique également que les données essentielles des marchés devront être publiées sur le profil d’acheteur. L’accès à ces données devra être libre, direct mais aussi complet, avec des informations obligatoires comme le nom du marché, sa nature, son objet ou encore sa durée. Les données à caractère personnel en sont exclues.

Le Recensement Economique des Achats Publics (REAP)

Les acheteurs publics, sauf les services centraux ou déconcentrés de l’Etat, devront recourir à la procédure REAP. Cette procédure dématérialisée, obligatoire pour les marchés publicssupérieurs à 90 000€ HT, permet de recenser les données relatives aux achats notifiés en 2018.

La signature électronique

Enfin dernier élément lié à la dématérialisation des marchés publics : la signature électronique. L’obligation de la signature électronique des marchés pour l’acheteur est fixée au 1er janvier 2020.

A partir du 1er octobre, 2018 les acheteurs publics devront être équipés d’une solution de signature électronique basée sur un certificat qualifié et conforme à l’eIDAS qui est un dispositif de création de signature numérique.

Pour aller
plus loin

Afin de vous accompagner dans votre mise en conformité, Axess Business Solutions vous propose une nouvelle offre logicielle de GED des marchés publics, qui assure la digitalisation de l’ensemble des étapes d’un marché public :
» Workflow : Chaînage dématérialisé de toutes les étapes de passation.
» Signature électronique : Envoi dématérialisé des lettres de plaisir et de regret avec signature électronique.
» GED : Archivage sécurisé des pièces marchés

Processus documentaires : Les 5 tendances clés du marché pour 2018 !

Processus documentaires : Les 5 tendances clés du marché pour 2018 !

Au cœur de la stratégie de l’entreprise, les processus documentaires évoluent chaque année. Zoom sur les tendances du marché en 2018 !

Des processus documentaires au cœur des stratégies d’entreprise

Les documents sont aujourd’hui au cœur des échanges des entreprises et au sein même de leur stratégie. La tendance actuelle tend vers la digitalisation des documents mais aussi des processus. Cependant, suite à une étude réalisée par Markess, les décideurs interrogés déclarent que la gestion de leurs processus documentaires est encore loin d’être optimisée et 90% d’entre eux disent même qu’ils ont encore des aspects à travailler à ce sujet.

A travers cette étude et grâce à de nombreux entretiens réalisés avec des décideurs, Markess fait ressortir 5 tendances à suivre en 2018 pour optimiser vos processus documentaires.

Les 5 tendances à connaître pour vos processus documentaires !

Des processus documentaires tournés métiers

En 2018, les processus documentaires devraient revêtir une dimension dite métier. Cette tendance permettra de répondre aux nouvelles attentes des décideurs métiers qui souhaitent voir évoluer leur gestion de contenus et documents : factures, documents RH ou encore dossiers clients…

La sécurité des données

Dans le contexte de plus en plus réglementé dans lequel nous nous trouvons, la sécurité sera également l’une des tendances de l’année en ce qui concerne les processus documentaires. L’objectif sera de répondre aux nouvelles réglementations comme le GDPR. Il sera aussi important de prendre en compte dans sa stratégie les risques actuels encourus par les entreprises telles que la fraude ou encore la cybercriminalité.

La mobilité

3ème tendance : la mobilité qui deviendra incontournable en offrant de nombreux bénéfices aux entreprises. La gestion des processus documentaires sera plus accessible ce qui permettra de travailler en simultané et de répondre aux nouveaux enjeux en temps réel. Un gain de productivité important pour les entreprises.

Une dimension analytique

La dimension analytique sera aussi l’un des enjeux de 2018. Les données seront davantage analysées afin d’améliorer la gestion de la performance des processus, de maîtriser le contrôle des informations et enfin de valoriser les données des entreprises.

Le cloud computing, toujours aussi présent

Enfin, le cloud computing restera une des tendances majeures en ce qui concerne la gestion des processus documentaires. Il permet en effet plus d’agilité et d’autonomie tout en évitant les contraintes techniques.

Pour aller
plus loin

En tant qu’expert en dématérialisation, Axess Business Solutions accompagne ses clients dans le choix de la bonne méthode pour digitaliser leurs processus documentaires. Axess Business Solutions est éditeur de la solution Codexia qui automatise et digitalise l’ensemble de vos processus documentaires en garantissant la sécurité et la fiabilité de vos documents. 

Quelles mesures doit-on respecter en termes de dématérialisation des dossiers médicaux ?

Quelles mesures doit-on respecter en termes de dématérialisation des dossiers médicaux ?

Le numérique est aujourd’hui à son apogée dans la plupart des secteurs d’activité. Et le secteur de la santé n’est pas en reste, la dématérialisation des dossiers médicaux étant un sujet phare cette année.

Un traitement manuel des dossiers médicaux contraignant et coûteux

La gestion des dossiers médicaux au format papier devient de plus en plus contraignant pour les hôpitaux qui souhaiteraient davantage se consacrer à leur cœur de métier plutôt qu’à l’administratif. Traitement manuel coûteux, manque de traçabilité, perte de documents… Les raisons qui poussent les hôpitaux à revoir leur organisation sont nombreuses.

C’est là que le numérique joue un rôle clé pour le secteur de la santé, notamment en ce qui concerne la dématérialisation des dossiers médicaux des patients. Et c’est le gouvernement qui en est l’élément déclencheur via de nombreuses réformes visant à simplifier la transition numérique au sein des organisations.

Des normes de sécurité en faveur des données personnelles

Les dossiers médicaux contiennent de nombreux types de documents qui sont traités au quotidien : compte-rendu, radiographies mais aussi données de santé à caractère personnel concernant les patients. En choisissant de traiter ces informations de manière numérique, les hôpitaux souhaitent simplifier leur gestion et gagner du temps.

Cependant, il est primordial de prendre en compte ici la sécurité que ces documents demandent. En effet, la dématérialisation des dossiers médicaux doit respecter la confidentialité mais aussi la disponibilité des informations à tout moment.

Pour cela, les prestataires proposant des solutions de dématérialisation et d’hébergement de données doivent être en mesure de répondre à la certification « Hébergeur de Données de Santé ». Il existe 3 types de certification : Hébergeur d’infrastructure (fourniture de l’hébergement physique, mise en œuvre des matériels informatiques et maintenance), Infogérance d’hébergement (activité d’infogérance hors infogérance de l’application métier), Hébergeur de données de santé (regroupe les deux premières certifications). Le but étant de garantir la confidentialité et l’intégrité optimale de ces informations personnelles.

Enfin, il est primordial de suivre une démarche précise en ce qui concerne la dématérialisation des dossiers médiaux, afin de choisir la solution qui convient le mieux tant au niveau budget, sécurité des données ou encore traçabilité :

  • Structuration des informations pour une vision claire et à long terme des données des patients
  • Définition des intérêts de la dématérialisation pour l’hôpital
  • Estimation du budget et de la charge de travail
  • Détermination de l’acteur principal : service interne, prestataire externe spécialisé…

Un logiciel standard n’est donc pas la meilleure solution pour le secteur de la santé, ni d’ailleurs pour les autres secteurs d’activité. Une réflexion personnalisée doit être menée en amont, en tenant compte de ses besoins et de son budget mais aussi en respectant les mesures de sécurité mises en place en faveur de la protection des données personnelles.

Quelles sont les étapes d’une bonne dématérialisation des documents ?

Quelles sont les étapes d’une bonne dématérialisation des documents ?

La dématérialisation des documents est devenue un véritable atout pour les entreprises françaises. Mais comment bien s’y prendre pour mettre en place une solution adaptée ?

Analyser ses documents et flux à numériser

Avant de mettre en place une solution de dématérialisation des documents, il faut réfléchir aux changements que cela va engendrer au sein de l’organisation et au niveau des méthodes de travail. Pour cela, il est indispensable pour les entreprises d’analyser le contexte de départ dans le but de construire un plan d’action adapté aux besoins.

Il faut également se poser les bonnes questions ce qui permet d’effectuer un tri au niveau des technologies proposées : Quel flux dématérialiser ? Quel volume de documents est traité par an ? Quel budget investir ? Quel cadre juridique respecter ?

A partir de là, les différents types de documents ainsi que leur volume pourront être appréhendé. Cette étape permet de savoir quels sont les documents les plus sensibles et qui nécessitent une numérisation. Il n’est souvent pas nécessaire de numériser l’ensemble des documents en une seule fois. Les documents les plus stratégiques et les plus utilisés seront numérisé en priorité.

Favoriser la collaboration et l’implication des collaborateurs

Pour que la dématérialisation soit efficace, il est aussi important que les documents soient accessibles à tout moment. Il ne suffit pas qu’ils soient conservés, les collaborateurs doivent y avoir accès depuis n’importe quel support et dans n’importe quel lieu. Pour répondre à cela, la plupart des solutions de dématérialisation sont disponibles en mode SaaS.

Enfin, lors de la mise en place d’une solution de dématérialisation des documents, il est recommandé aux entreprises d’accompagner au maximum leurs salariés. En effet, la dématérialisation entraîne des évolutions des processus et donc du mode de travail des collaborateurs, ce qui peut engendrer des réticences et compromettre la réussite du projet. Une démarche de conduite du changement peut alors être mise en œuvre, visant à impliquer chaque salarié.

Pour aller
plus loin

Axess Business Solutions propose aux entreprises et administrations des solutions de dématérialisation des documents performantes qui répondent à chacun de leurs besoins. La satisfaction clients étant au cœur de nos préoccupations, nous accompagnons quotidiennement les utilisateurs dans l’intégration complète de leur processus de dématérialisation. Pour cela, notre équipe est composée de professionnels en dématérialisation, capables d’appréhender chaque spécificité métier.

Pourquoi choisir un outil de dématérialisation des courriers ?

Pourquoi choisir un outil de dématérialisation des courriers ?

A l’heure actuelle, 90% des courriers sortants seraient des e-mails, cependant 93% des courriers entrants restent au format papier. La gestion manuelle de ces documents qui engendre erreurs, retard et perte, peut être remplacée par une solution de dématérialisation des courriers !

En interne comme en externe, la gestion des courriers est primordiale en entreprise

Selon une étude menée par Itesoft, 82% des entreprises estiment que la gestion de leur courrier est une fonction importante dans leur organisation. Aujourd’hui, 70% des courriers reçus par les entreprises européennes sont au format papier contre 93% en France. La conséquence du format papier ? Risques liés à la manipulation (perte, recherches…), coûts de traitement importants, perte de temps significative.

Deux attitudes sont alors possibles pour rendre la gestion de courriers plus efficace. La première consiste à faire le choix d’une dématérialisation des courriers en interne. Cela limite notamment le risque de perte de documents et garanti la sécurité des documents confidentiels qui se verront appliquer une procédure spécifique.
La deuxième solution consiste à confier la gestion du courrier à un prestataire externe spécialisé dans la dématérialisation. L’avantage ? Le prestataire dispose des compétences nécessaires, ce qui évite à l’entreprise de former ses équipes en interne. De plus, aucun équipement matériel n’est nécessaire pour les sociétés.

Comment faire face à une cyberattaque et protéger son entreprise ?

Un outil de Gestion électronique de documents peut permettre de gérer numériquement le courrier. Le processus de dématérialisation des courriers se fait en 3 étapes : numérisation du courrier, tri et indexation automatisés des documents suivant leur nature et enfin distribution sous format numérique.

Les bénéfices engendrés par ce processus sont de ce fait conséquents pour les organisations. Les courriers bénéficient d’une véritable traçabilité permettant de suivre leur état et organiser l’activité autour de ces documents tout en assurant leur protection optimale.
La dématérialisation des courriers garanti également aux entreprises une réelle réduction des coûts de traitement grâce à l’automatisation des tâches manuelles : réception, tri, indexation… Le retour sur investissement engendré par ce processus se mesure rapidement, en 6 mois au maximum pour une entreprise.

Afin de mettre en place une solution de dématérialisation efficace, il est nécessaire d’adopter une démarche projet. En effet, les impacts organisationnels de ce type de solution seront très importants ; une démarche de conduite de changement sera aussi indispensable.

Pour aller
plus loin

La solution Codexia s’appuie sur des outils de GED et Workflow pour proposer des technologies en adéquation avec vos besoins en termes de dématérialisation de courriers. De la classification automatique, à la diffusion de vos courriers, la solution réduit considérablement le temps de traitement de vos courriers et leur assure protection optimale.

La dématérialisation des documents accessible à tous !

La dématérialisation des documents accessible à tous !

De nombreuses solutions de dématérialisation des documents sont aujourd’hui disponibles. De plus en plus proposées en mode SaaS, ces solutions représentent une source d’économie certaine pour les PME et les administrations, tant sur le point financier que temporel.

La dématérialisation des documents : des offres sur-mesure et évolutives

La dématérialisation des documents représente actuellement une véritable décision stratégique pour les dirigeants. Elle apparaît cependant comme trop chère et peu adaptée aux besoins spécifiques des TPE/PME qui sont encore peu informées sur les avantages apportés par la dématérialisation.

Pourtant, les solutions actuelles sont conçues sur-mesure de manière à s’adapter à toutes les structures et accompagner les entreprises dans leur transformation numérique.

Les prestataires spécialisés sont en mesure d’adapter leurs offres à chaque PME. Pour celles disposant de ressources informatiques conséquentes, la dématérialisation directement sur leurs serveurs internes leur est conseillée. Pour les entreprises disposant d’un service informatique plus restreint, le cloud computing devient la solution adéquate, notamment avec des offres en mode SaaS. Il s’agit de louer un serveur distant qui permet un accès permanent et sécurisé aux données dématérialisées. Ce choix n’est cependant jamais définitif. Les solutions de dématérialisation évoluent et grandissent au même rythme que les sociétés.

Documents électroniques : quels sont les bénéfices pour les PME ?

Les factures fournisseurs sont les premiers documents dématérialisés au sein d’une entreprise. Elles apportent un réel gain de temps et d’argent aux équipes. Intégrant une technologie de LAD (Lecture automatique de documents), la dématérialisation permet tout d’abord de gagner du temps au niveau du traitement des documents qui ne se fait plus manuellement. Numérisation, stockage, diffusion… Chaque étape du processus est automatique. Des économies sont également conséquentes au niveau financier. Plus besoin d’acheter du papier ou encore des timbres pour l’envoi de courriers.

La dématérialisation des documents à deux effets positifs sur les entreprises. Dans un premier temps, elle permet d’améliorer les processus internes et ainsi gagner du temps sur le traitement des documents mais également sur les différentes tâches bureautiques que cela peut engendrer. Génératrice de productivité et d’économie, la dématérialisation permet aux PME d’accroître leur compétitivité sur le long terme.

La dématérialisation des documents se positionne progressivement comme un choix stratégique pour les entreprises. Source de nombreux avantages, elle apparaît comme une solution incontournable de la transformation numérique.

Pour aller
plus loin

Axess Business Solutions est éditeur d’une gamme de solutions de dématérialisation, adaptée aux PME comme aux grandes entreprises, aux administrations ou encore au secteur immobilier. Cette gamme Codexia gère l’ensemble du processus de dématérialisation des documents, de leur acquisition à leur diffusion.

Comment définir son projet de dématérialisation ?

Comment définir son projet de dématérialisation ?

Il est nécessaire pour les entreprises de sélectionner une solution de dématérialisation adaptée à leurs besoins et leur structure. Plusieurs étapes sont primordiales pour la réussite d’un projet : étude des besoins, rédaction d’un cahier des charges, installation technique, conduite de changement…

2,25 millions d’euros de perte causées par les cyberattaques

Avant de mettre en place un projet de dématérialisation, il faut réfléchir aux changements que cela va engendrer au sein de l’organisation et au niveau des méthodes de travail. En effet, la réussite du projet ne dépend pas seulement de l’outil informatique mais aussi des collaborateurs et leur implication. Avant de se lancer dans la mise en place d’un projet de dématérialisation, il faut se poser les bonnes questions ce qui permet d’effectuer un premier tri au niveau des technologies proposées par les prestataires :

  • Quel flux dématérialiser ? Factures fournisseurs, archives, toute la chaine de documents entrants et sortants ?
  • Quel volume de documents est traité par an ? Certaines technologies peuvent traiter jusqu’à des milliers de documents.
  • Quel budget investir ? Le mode SaaS ainsi que l’externalisation de données peuvent être des solutions fiables et économiques.
  • Quel cadre juridique respecter ? Il est nécessaire de mettre en place des outils technologiques garantissant sécurité et confidentialité aux documents : signature électronique, identification…

Impliquer les collaborateurs et organiser la conduite du changement

La conduite du changement est un facteur clé de la réussite du projet de dématérialisation qui consiste à : informer, former et accompagner les collaborateurs. La conduite du changement permet d’impliquer chaque collaborateur en facilitant l’intégration de nouveaux outils technologiques. Les entreprises doivent prévoir régulièrement des réunions mais également des temps de formation et d’accompagnement afin d’informer et rassurer les collaborateurs. Leur productivité en sera ainsi optimisée.

Pour aller
plus loin

Axess Business Solutions, éditeur de solutions de dématérialisation des documents, accompagne les entreprises dans la mise en place de leurs projets de dématérialisation. Notre approche personnalisée s’inscrit dans une démarche de conseil, de formation et de conduite du changement. Cette démarche passe par l’identification des facteurs clés et des contraintes de votre projet afin de proposer des solutions pertinentes pour votre activité.