GED, Cloud, coffre-fort numérique, archivage : Comment les différencier ?

GED, Cloud, coffre-fort numérique, archivage : Comment les différencier ?

Afin de gérer leurs documents, les entreprises ont divers choix en matière de solutions de gestion et conservation : cloud, coffre-fort numérique, archivage électronique… Comment s’y retrouver ?

Se poser les bonnes questions

Les entreprises qui souhaitent gérer leurs documents ont le choix entre plusieurs solutions tel que le Cloud Computing, la sauvegarde en ligne, le coffre-fort numérique ou encore la GED. Cependant, ces solutions ne sont pas équivalentes et répondent à des besoins différents. Avant de faire appel à un prestataire, il est donc primordial de commencer par bien définir les attentes de l’entreprise.

En effet, les solutions de gestion documentaire doivent s’adapter aux besoins métiers, technologiques ou encore organisationnels et non pas l’inverse. Posez-vous les bonnes questions dès le début :

  • L’accès aux documents de l’entreprise est-il régulier ?
  • Quel collaborateur peut accéder aux documents ?
  • Les documents de l’entreprise peuvent-ils être utilisés à titre de preuve ?
  • Quelle est la durée de conservation des documents ?

Quelle solution pour quel usage ?

Le Cloud Computing

Il s’agit d’une solution mutualisée qui met à disposition d’un grand nombre d’utilisateurs des capacités de stockage, de télécommunication et de calcul. Le Cloud Computing est principalement dédié au partage de documents.

La sauvegarde en ligne

Cet outil permet de disposer d’une copie des données et des applications en cas de perte ou sinistre informatique. La restauration du Système d’information en est facilitée.

L’hébergement informatique

Ce dispositif consiste à confier le stockage de données à un prestataire externe, ce qui permet de bénéficier d’une solution hautement sécurisée. L’objectif principal de l’hébergement est de permettre de rester concentrer sur son cœur de métier.

Le coffre-fort numérique

Tel un coffre-fort physique, un coffre-fort électronique est un espace qui permet de garantir la sécurité optimale de l’ensemble des informations qui y sont intégrées. Ce qui permet notamment d’en assurer la valeur probante, lors par exemple d’un contrôle juridique. Les accès aux données sont entièrement contrôlés pour garantir l’authenticité des documents. Cependant, au contraire de la GED, une gestion quotidienne des documents via un coffre-fort n’est pas possible.

La GED

La GED a pour objectif de conserver les archives en facilitant leur diffusion. Son objectif est avant tout d’améliorer les échanges de documents, en toute sécurité, ainsi que la manipulation des informations. La GED permet également un accès rapide aux information afin de les exploiter simplement.

L’archivage électronique

Ce système de conservation des documents permet de garantir leur non-altération en empêchant toute falsification, qu’elle soit volontaire ou non. L’archivage électronique assure simultanément la disponibilité, l’intégrité ainsi que la pérennité des documents.

Les solutions ci-dessus répondent à un enjeu principal de sécurité des documents et d’accessibilité, nécessaire pour les entreprises actuelles. Pour le meilleur choix en termes de gestion numérique d’informations, il faut toujours conserver son objectif principal : veut-on accompagner la mobilité des collaborateurs ? Protéger les documents sensibles ? Les retrouver facilement ?

Pour aller
plus loin

Grâce à son appartenance à Axess Groupe, Axess Business Solutions offre à ses clients différentes opportunités termes de stockage et diffusion des documents. De l’hébergement à l’archivage électronique en passant par la GED ou encore le Cloud Computing, notre activité garantit des solutions sécurisées et pérennes, adaptées à chaque besoin métier.

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Comment assurer la confidentialité de ses archives numériques ?

Comment assurer la confidentialité de ses archives numériques ?

La confidentialité des données étant un sujet clés de la stratégie des entreprises, il est aujourd’hui nécessaire d’assurer la sécurité de ses archives numérique sur du long terme.

La confidentialité des archives numériques

Des nombreuses entreprises choisissent actuellement la dématérialisation, notamment pour archiver leurs documents de manière numérique. Ces archives numériques existent pour être consultées et constituent une preuve, voire le patrimoine de l’entreprise.

Dans une époque marquée par le besoin de confidentialité des données, ces archives doivent assure l’intégrité des données qui y sont contenues, leur sécurité et pérennité, mais aussi leur accessibilité. Soit un besoin paradoxal, qui demande de concilier accessibilité et sécurité !

Quelles solutions apportées pour assurer la sécurité ?

Afin d’assurer la confidentialité des archives numériques, ainsi que leur accessibilité, il est nécessaire d’adopter une solution d’archivage qui garantit l’accès et la traçabilité des documents. Ce type de solution a pour but de renforcer la protection des documents, tout permettant un accès contrôlé aux données.

Pour cela, l’accès aux données est la plupart du temps déterminé suivant l’organisation de l’entreprise ainsi qu’un plan de classement précis mis en place en amont le prestataire de la solution d’archivage. A partir de là, l’utilisateur accèdent aux documents via un identifiant et un mot passe propre à chacun. L’accès peut également être limité seulement à certains salariés, identifiés au préalable.

Une solution d’archivage numérique permet également de contrôler et tracé chacun des documents, tout au long de son cycle de vie (consultation, modification, destruction…). L’ensemble des actions réalisées sur le document sera répertorié au sein des journaux d’archivage quotidiens, afin d’en garder une trace. Cela pourra notamment servir de preuve le cas échéant.

Choisir d’archiver ses documents de manière numérique est une solution de plus en plus plébiscitée par les entreprises, qui souhaitent davantage digitaliser leur organisation. Cependant, il est important de choisir un prestataire expert qui saura assurer la confidentialité de l’ensemble des données qui sont stockées, ainsi que leur intégrité et pérennité.

Pour aller
plus loin

Axess Business Solutions propose à ses clients un système d’archivage électronique (SAE) complet. Notre solution Codexia dispose d’un coffre-fort électronique garantissant un archivage probant de vos documents, c’est-à-dire un archivage assurant la conservation d’un document à long terme. Codexia archive l’ensemble de vos documents : emails, documents papiers numérisés, documents médicaux, factures, contrats, bulletins de paie, documents liés au patrimoine de l’entreprise…

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Quels critères prendre en compte lorsqu’on archive ses documents papiers ?

Quels critères prendre en compte lorsqu’on archive ses documents papiers ?

L’archivage de documents est un véritable enjeu pour les entreprises qui souhaitent pérenniser leur activité. Et de nombreux dirigeants font le choix de l’archivage interne pour leurs documents papiers. Mais quels sont les critères à prendre en compte ?

L’espace dédié à l’archivage interne

Dans un premier temps, il est primordial de prendre en compte l’espace qui sera dédié à l’archivage interne des documents papiers au sein de l’entreprise. Il faut en effet calculer la surface occupée par les archives ainsi que le volume de conservation des documents. Habituellement, différentes salles sont nécessaires : salle des archives, salle de tri, bureaux du personnel et enfin un local dédié à la destruction des archives.

De plus, il faut être capable de voir à long terme et d’estimer le volume de documents archivés sur plusieurs années afin que les locaux soient adaptés à l’évolution de l’activité.

Les ressources matérielles et humaines

Autre point important à prendre en compte : les ressources matérielles et humaines. Les salles ont en effet besoin d’être équipées au niveau immobilier (électricité, assurance, taxes…) mais aussi au niveau mobilier (matériel de stockage, scanners/photocopieurs, broyeurs…).

Au niveau des ressources humaines, il s’agit prendre en compte les charges de personnel liées à l’archivage des documents papiers. Il faut donc savoir le nombre de personnes consacrées à cette tâche, afin de calculer le budget total et ajuster leur salaire en fonction. Il aussi compter les prestataires externes auxquels une entreprise peut avoir besoin, notamment pour la destruction des archives.

Les risques internes et externes

Enfin les derniers critères à se préoccuper sont les risques internes et externes. On appelle cela des risques cachés. Il peut notamment s’agir des erreurs de manipulation humaine qui engendrent la perte de documents, mais aussi de sinistres externes (incendie, inondation…).

Même si les assurances prennent en compte certains coûts, l’indemnisation des documents perdus est souvent très faible. Il peut s’agir d’une perte importante suivant la nature du document, qui peut se traduire par une baisse d’activité.

Avant de mettre en place une solution d’archivage interne des documents papiers, il faut bien évidemment mesurer les risques que cela entraîne et pourquoi pas dans ce cas se tourner vers un prestataire qui proposera des solutions numériques réduisant les risques de perte !

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Les 4 exigences réglementaires pour réussir la dématérialisation de ses documents !

La dématérialisation des documents continue de révolutionner le quotidien des entreprises et des administrations. Mais connaissez-vous les 4 exigences réglementaires à mettre en place pour réussir votre projet d’archivage ?

Identifier et revoir sa stratégie de conservation de documents

Un document papier original doit répondre à certaines règles de conservation (entre 3 et 10 ans suivant le type de document), qu’il est important de prendre en compte et de revoir lorsque celui-ci sera dématérialisé. Pour réussir votre projet de dématérialisation des documents et que celui-ci soit conforme avec la réglementation, il est nécessaire dans un premier temps de définir précisément : la durée de conservation des documents adaptée à la dématérialisation, le format du fichier, les habilitations, le mode de consultation…

Établir un plan de classement en phase avec la stratégie de l’entreprise

La deuxième exigence fait référence au plan de classement. Pour pouvoir retrouver facilement vos documents numérisés, il est important de créer un plan de classement. Celui-ci regroupe l’ensemble des documents dématérialisés ce qui permet ainsi de s’y retrouver plus aisément, lors d’un contrôle juridique par exemple.

Ce plan de classement a également l’avantage de gagner du temps au quotidien. En quelques clics les collaborateurs peuvent retrouver le document dont ils ont besoin.

Garantir la valeur juridique du document numérisé

Tout document possède une valeur juridique ou peut servir de preuve admissible devant un juge. Afin de conserver cette valeur, il requiert de créer un processus de dématérialisation clair et surtout en adéquation avec le projet de numérisation de l’entreprise. Il garantira ainsi l’intégrité, la stabilité et la pérennité du document numérisé. Pour cela, il faudra bien identifier auparavant :
– les tâches à réaliser.
– les exigences techniques (procédé de transfert, contrôle de l’accès).
– les obligations juridiques.

Le processus doit être conservé durant toute la durée de vie du document car c’est lui qui prouve les mesures mise en œuvre et donc l’intégrité du document.

Peut également être créée : une déclaration de numérisation. Celle-ci reprend pour chaque projet de numérisation : les quantités traitées, la date et le lieu de numérisation, le format, la résolution, les habilitations…

Choisir un système d’archivage performant

Enfin, la 4ème exigence archivistique concerne l’accès aux documents dématérialisés. Une fois les documents au format numérique, il est primordial d’utiliser un Système d’Archivage Electronique (SAE) garantissant la protection des informations et surtout conforme à la politique d’archivage de l’entreprise. Le SAE permettra alors de contrôler les droits d’accès de chacun selon un paramétrage personnalisé.

Axess Business Solutions propose aux entreprises et administrations des solutions de dématérialisation des documents et de gestion documentaire performantes. Les offres de GED, d’archivage électronique ou encore de coffre-fort électronique permettent aujourd’hui à Axess Business Solutions d’assurer la pérennité et l’intégrité de l’ensemble des documents qui lui sont confiés au quotidien.

En savoir-plus

Archivage numérique : quelles différences entre GED, SAE et coffre-fort électronique ?

L’archivage électronique est devenu en quelques années une valeur sûre pour protéger ses données. Parmi toutes les solutions disponibles, laquelle choisir pour votre entreprise ?

La Gestion Electronique de Documents : mobilité et productivité

La Gestion Electronique de documents (GED) est l’une des premières solutions proposées pour assurer l’archivage numérique des données. Ce processus a pour objectif de conserver les archives en facilitant leur diffusion.

Le but premier de la GED est avant tout d’améliorer les échanges de documents, en toute sécurité, ainsi que la manipulation des informations. En choisissant ce type de solution, les entreprises cherchent également à :
– Accroître leur productivité grâce à la centralisation des informations qui permet de gagner du temps dans la recherche et mieux organiser sa gestion des informations.
– Faire des économies : la GED étant la plupart du temps proposée via une solution hébergée, les entreprises obtiennent un service sur-mesure adapté à leurs usages et leur budget.
– Renforcer la mobilité des collaborateurs qui peuvent accéder aux documents de l’entreprise où qu’ils soient, via une simple connexion internet.

Le Système d’Archivage Electronique : conservation et pérennité des documents

La deuxième solution qui s’offre aux entreprises est le SAE (Système d’Archivage Electronique). Le SAE permet de stocker les données archivées via des paramétrages bien précis qui assurent la conservation des documents, leur consultation et leur restitution. Ce qui permet de garantir leur intégrité et pérennité.

L’avantage premier de cette solution est d’améliorer la gestion des archives d’une entreprise tout en assurant un processus de gestion fiable et sécurisé : plan de classement, gestion du cycle de vie des documents, traçabilité des accès aux données…

Le coffre-fort électronique : un espace ultra sécurité

Enfin, l’autre solution d’archivage numérique est le coffre-fort électronique. Tel un coffre-fort physique, un coffre-fort électronique est un espace qui permet de garantir la sécurité optimale de l’ensemble des informations qui y sont intégrées. Ce qui permet notamment d’en assurer la valeur probante, lors par exemple d’un contrôle juridique.
Comme pour le SAE, les accès aux données sont entièrement contrôlés pour garantir l’authenticité des documents. Cependant, au contraire de la GED, une gestion quotidienne des documents via un coffre-fort n’est pas possible.

Ainsi, chacune de ses solutions d’archivage numérique offre des avantages aux entreprises. L’important est de choisir le processus qui correspond à la stratégie de son entreprise ainsi qu’à ses besoins : conservation des données, gestion facilitée, documents confidentiels…

Axess Business Solutions offre à ses clients différentes opportunités en termes de sécurisation des données, d’archivage électronique et de Gestion Electronique de documents. Pour cela, nous avons développé la gamme Codexia, composée de différents modules garantissant la confidentialité de vos documents, leur gestion ainsi que leur diffusion.