Comment faire adhérer vos collaborateurs à la transformation digitale ?

Il est nécessaire pour les entreprises d’évoluer pour survivre dans le contexte numérique. Il faut désormais conduire les projets de manière collective, en impliquant chaque collaborateur dans la transformation digitale !

Vers la révolution digitale des entreprises

Le numérique apparaît aujourd’hui comme l’un des vecteurs de transformation les plus importants pour les entreprises comme pour les collaborateurs. Accélérateur d’échanges, le digital a bouleversé le rapport au temps et à l’espace, transformant par la même occasion les méthodes de travail.

Certaines fonctions sont de plus en plus automatisées et les métiers s’en voient donc bouleversés. Pour anticiper cette transformation, il est nécessaire d’intensifier la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, afin que les salariés s’approprient cette nouvelle manière de fonctionner.

C’est dans ce sens que les dirigeants ont tout intérêt à accompagner leurs salariés dans le processus de transformation digitale. De nombreux dispositifs de formation et des méthodes de conseil sont à disposition des entreprises afin de mener à bien cette révolution digitale.

L’adhésion, la clé d’un projet réussit

La transformation numérique ou encore un projet de dématérialisation réussit dépend avant tout de la mobilisation de tous les niveaux hiérarchiques. Pour mettre en place un projet efficace, l’adhésion de chaque collaborateur est nécessaire. Il faut travailler avec l’ensemble des salariés et sur trois niveaux clés : l’être (valeurs, culture d’entreprise…), le faire (actions, comportements…) et le réussir (objectifs, résultats…).

Utiliser la collaboration est également un bon moyen d’impliquer les collaborateurs. Les étapes collectives jouent un rôle majeur dans la conduite du changement grâce à des moments de convivialité et de partage qui resserrent les équipes et humanisent la révolution digitale.

L’accompagnement à la transformation doit ainsi être adapté aux besoins de l’entreprise pour assurer la réussite de tout projet stratégique au sein de l’entreprise. Le numérique n’est plus seulement synonyme de technologie et business. C’est aussi une affaire d’hommes et de femmes.

Grâce à une approche clients personnalisée et concrète, Axess Business Solutions s’inscrit dans une démarche de conseil, formation et conduite du changement. L’objectif est de vous accompagner durant toute la durée de votre projet de transformation digitale. Nos 4 étapes clés pour vous accompagner, vous et vos salariés, sont :

  • Diagnostic et étude préalable de votre entreprise, avant la mise en place de votre projet.
  • Mise en œuvre du projet de dématérialisation avec l’analyse de votre Système d’Information et des phases de tests.
  • Conduite du changement auprès des salariés afin d’anticiper et de maîtriser les impacts humains sur vos équipes.
  • Accompagnement et conseils quotidiens grâce à un chef de projet Axess Business Solutions à votre écoute ainsi que des formations inter ou intra-entreprises personnalisées.

Projet de dématérialisation : comment accompagner les salariés vers ce changement ?

La dématérialisation apparaît aujourd’hui comme un levier de croissance indéniable qui favorise la productivité de l’entreprise. Cependant, un projet de dématérialisation opère de profonds changements sur l’organisation de l’entreprise. Il s’avère donc nécessaire d’assurer un accompagnement personnalisé à ses collaborateurs.

Les projets de dématérialisation, un levier de croissance conséquent pour les entreprises

Les entreprises actuelles adoptent de plus en plus de nouveaux usages technologiques au sein de leur organisation : projet de dématérialisation des déclarations fiscales, des factures, des échanges avec ses clients, ses fournisseurs. De nombreuses entreprises actuelles ont pris le virage vers le tout numérique.
Cette tendance est notamment renforcée par les mesures prises par les pouvoirs publics. En effet, depuis le 1er janvier 2012, le secteur public à l’obligation de transmettre ses factures sous format dématérialisé. D’ici 2020, ce dispositif sera également généralisé pour les entreprises privés.

Cette transformation numérique ne se résume pas à l’adoption des technologies et à la mise en place d’un projet de dématérialisation. Cette évolution opère un changement conséquent sur la vie de l’entreprise, sur les modes de collaboration et sur l’organisation des différents services. Face à cela, il est aujourd’hui impératif d’assurer un accompagnement sur-mesure auprès des équipes de l’entreprise. Cela permettra aux collaborateurs d’appréhender au mieux les enjeux et les bénéfices de la dématérialisation.

Anticiper le changement pour un accompagnement plus efficace

Les projets de dématérialisation au sein des entreprises constituent un véritable levier pour la productivité globale des collaborateurs. Désormais, les salariés passeront beaucoup moins de temps à gérer les documents papiers et pourront s’inscrire dans une démarche éco-responsable en choisissant d’imprimer uniquement les documents dont ils ont besoin.

Dès le lancement du projet, il est primordial d’associer les utilisateurs dans les différentes phases et à communiquer sur l’avancement du projet. Du fait que beaucoup d’acteurs soient impliqués dans la dématérialisation des documents, il est indispensable d’organiser et planifier les tâches de chaque collaborateur.

Utiliser la collaboration est également un bon moyen d’impliquer les collaborateurs dans un projet de dématérialisation. Les étapes collectives jouent un rôle majeur dans la conduite du changement grâce à des moments de partage qui resserrent les équipes et humanisent la révolution digitale.

Les aspects humains, techniques, matériels devront donc être pris en compte pour assurer sereinement le passage à la dématérialisation. Les bénéfices peuvent être nombreux pour l’entreprise à condition d’accompagner efficacement les équipes. Une mise en place progressive est la clé d’un projet de dématérialisation réussit.

La satisfaction clients étant au cœur de ses préoccupations, Axess Business Solutions accompagne quotidiennement les utilisateurs dans l’intégration complète de leur processus de dématérialisation. Pour cela, notre équipe est composée de professionnels en dématérialisation, capables d’appréhender chaque spécificité métier. Axess Business Solutions propose également des formations destinées aux utilisateurs afin d’assurer la réussite des projets.

Petites communes et dématérialisation : l’évolution continue mais un manque d’accompagnement se fait ressentir

Manque de temps, de moyens et de compétences, les contraintes sont nombreuses pour les petites entreprises qui souhaitent accéder aux nouvelles technologies. Cependant, c’est une réelle volonté qui se dégage de ces collectivités de plus en plus attirées par les projets de dématérialisation.

Une bonne volonté mais des contraintes matérielles persistantes

Alors que certaines villes en sont déjà à l’ère du cloud et de la fibre optique, de nombreuses petites communes n’ont même pas de connexion internet haut débit et leur budget les empêchent de se moderniser comme elles le souhaitent. Selon le baromètre lancé par JVS-Mairistem seulement 52% des communes de moins de 1000 habitants disposent d’un accès haut débit. De plus, les deux tiers d’entre elles n’ont pas de serveur informatique mis en place. Il s’agit pourtant d’une nécessité si l’on souhaite déployer un projet de dématérialisation.
Cependant, le WiFi est quant à lui bien présent dans la plupart des petites communes. En effet, 71% d’entre elles ont un accès WiFi contre 64% en 2014, ce qui démontre la volonté de ces communes à rentrer dans l’ère du tout numérique.

La dématérialisation au cœur des projets des petites communes

La dématérialisation du bulletin de paie arrive en tête des projets privilégiés par les petites communes. Et dès 2016, ce seront les fonctionnaires qui verront leur bulletin de paye dématérialisé au sein d’un espace numérique sécurisé. Près d’une mairie sur deux est équipée par une solution de dématérialisation. Comme pour les entreprises, la numérisation des factures est aussi privilégiée. 35% des mairies ont le choix d’une solution de dématérialisation des factures.

Aujourd’hui, 32% des communes de moins de 1000 habitants voit la dématérialisation comme une opportunité pour leur organisation. Cependant, une commune sur deux estime que cela dépend des projets à mettre en place.

Au-delà des différentes contraintes budgétaires et matérielles qui freinent les petites communes, le manque d’accompagnement se fait ressentir pour 34% des collectivités. L’information et la formation seraient donc des points clés à développer pour une mise en place réussie des solutions de dématérialisation.

Axess Business Solutions se positionne comme un éditeur de solutions de dématérialisation adaptées aux PME/PMI et administrations. De la capture au stockage de vos documents, nous mettons notre expérience et notre expertise métier à votre disposition afin de vous offrir des services fiables et de bonne qualité, qui répondent à un besoin métier particulier.

Faut-il privilégier l’accompagnement dans les projets de GED ?

Les difficultés liées à la conduite du changement et à l’accompagnement dans les projets de GED sont les premières causes d’échec de ces projets. Comment éviter ce blocage de la part des utilisateurs ?

Une mise en place de la GED redoutée mais acceptée

La mise en place d’une solution de dématérialisation, de GED ou même d’archivage n’est pas quelque chose de facile pour les entreprises. L’installation à proprement parlé de la GED constitue une des étapes les plus difficiles à surmonter pour les DSI comme pour les collaborateurs. En effet, il faut en moyenne 5 mois pour effectuer une installation et un paramétrage optimal.
A ce stade, alors qu’il ne s’agit que du commencement, les utilisateurs représentent 30% des difficultés rencontrées tandis que 40% sont provoquées par une mauvaise adéquation à l’organisation.

Une fois le projet de GED mis en place, les choses changent. 81% des utilisateurs se disent satisfaits de la solution. Toutefois, dans 31% des cas de non utilisation de l’offre, la cause est la mauvaise compréhension du logiciel par les collaborateurs. Un accompagnement dans les projets de GED est donc à ce stade important afin d’atteindre les objectifs définit.

Implication et écoute, la clé pour un accompagnement réussit dans les projets de GED

La GED est une solution utilisée au quotidien, il est donc primordial que celle-ci soit adaptée aux différents besoins de l’entreprise, des DSI mais également de l’ensemble des salariés. Dans 77% des cas, celle-ci est installée dans tous les services de la société. Elle sert également d’outil de partage permettant notamment le travail collaboratif.

La meilleure solution contre le blocage des collaborateurs est alors de les intégrer au projet dès le commencement de celui-ci. Cependant, seulement 18% des entreprises impliquent l’ensemble des utilisateurs.
Diffuser une communication claire et homogène vers les utilisateurs est primordial afin d’accompagner l’ensemble des collaborateurs dans leur projet et renforcer le partage entre les équipes. Une fois l’implication des utilisateurs obtenue, il s’agit de les associer aux solutions envisagées, en les faisant notamment participer à la prise de décision.

L’accompagnement dans les projets de GED doit ainsi sensibiliser les équipes sur les impacts que ce changement va entrainer sur le traitement de leurs documents.

L’un des objectifs du pôle AMOA/Conseil d’Axess Business Solutions est d’accompagner les entreprises dans leur projet de dématérialisation et de GED, à travers une démarche de conseil, de formation et de conduite de changement. Chaque process est adapté et personnalisé en fonction des objectifs des entreprises et des contraintes des utilisateurs.