Retour d’expérience du MEDEF

Comment le MEDEF a réussi à améliorer la visibilité de ses ressources documentaires ?

Vers de la modernité et plus de simplification

Le MEDEF est une organisation patronale créée en 1998 dont la mission est de représenter les entreprises françaises. L’organisation compte aujourd’hui 77 fédérations professionnelles et 122 Medef territoriaux et régionaux avec un effectif de 200 collaborateurs avec qui elle échange au quotidien, notamment à travers des ressources documentaires. Pour ce faire, le MEDEF est doté d’une Documentation qui diffuse des informations vérifiées et fiables.

Pour gérer la Documentation, le MEDEF utilise la solution GEDIWEB d’Axess Business Solutions depuis de nombreuses années.  

GEDIWEB est un portail documentaire full-web qui permet d’organiser et de diffuser de l’information de tout type. Le MEDEF propose aux abonnés plus de 18 000 références directement sur le portail documentaire tels que des publications des grandes institutions et de think tanks (France Stratégie, Cour des Comptes, Assemblée nationale, Documentation française, IFRAP, Fondapol…), des revues d’analyse (les Cahiers Français, Questions Internationales, Futuribles, Commentaire…) dont environ 1 800 positions MEDEF depuis 1955 sous forme de documents PDF ou de liens internet.

En 2017 et 2018, la refonte des sites « institutionnel » et « extranet » du MEDEF a été réalisée afin de correspondre aux nouvelles attentes et besoins des utilisateurs (grand public et adhérents). Dans cette logique, la Documentation a décidé de revoir l’intégralité de son portail documentaire GEDIWEB pour une réelle cohérence graphique de tous les sites du MEDEF.

Le MEDEF a ainsi opté pour une refonte complète et sur-mesure de son portail documentaire. L’objectif étant pour l’organisation de :

  • Disposer d’un portail documentaire plus moderne dont le design serait adapté à la nouvelle identité visuelle.
  • Améliorer la visibilité du portail auprès des collaborateurs et des adhérents.
  • Simplifier davantage l’accès aux ressources documentaires présentes sur le portail.
  • Développer le nombre de visites annuelles sur le portail.

Un nouveau portail documentaire complet et design

C’est en juillet 2018 que le projet a commencé à voir le jour avec l’équipe d’Axess Business Solutions qui regroupe l’ensemble des compétences nécessaires pour mener à bien le projet du MEDEF : commerciaux, chefs de projet, webdesigner.

Le projet s’est déroulé en plusieurs étapes. Une maquette du portail, élaborée par un webdesigner d’Axess Business Solutions, a d’abord été proposée au MEDEF. Cette maquette, cohérente avec ses attentes, a été déployée.

Le MEDEF dispose désormais d’un portail documentaire en accord avec l’identité du site institutionnel et de l’extranet : un design moderne qui lui permet également de profiter d’une communication plus uniforme. Une véritable réussite sachant que les portails documentaires que l’on connaît sont habituellement plus restreints en termes de design et de fonctionnalités.

Ce nouveau portail sous forme de briques permet un accès simplifié à l’ensemble des 1 800 positions MEDEF présentes sur GEDIWEB. Les références de la base de données sont ainsi classées par thématique afin que les utilisateurs s’orientent plus facilement. Ce fonctionnement par thématique leur permet également de s’abonner au(x) thématique(s) de leur choix. Des notifications par mail avertissent les abonnés d’une nouvelle référence de la thématique qu’ils ont choisie et qui vient d’être intégrée au portail.

Enfin, ce nouveau portail permet à la Documentation du MEDEF d’être entièrement autonome sur la création de pages du portail documentaire.

En 2019, le MEDEF souhaite promouvoir ce nouveau portail auprès de ses adhérents.

La note
du clients

« En ce qui concerne la recommandation de GEDIWEB, je mettrai la note de 9/10. J’ai d’ailleurs déjà recommandé le portail documentaire à plusieurs centres de documentation. On peut dire aujourd’hui que nous entretenons avec Axess Business Solutions une réelle relation de fidélité depuis toutes ces années. Ses équipes ont très bien compris nos attentes et su nous accompagner durant tout le projet. » Valérie COLOMBAIN – Documentation du MEDEF

Le MEDEF

Le MEDEF (Mouvement des entreprises de France), 1er réseau d’entrepreneurs en France, est une organisation patronale fondée en 1998, représentant des entreprises françaises. Les principaux adhérents au MEDEF sont aujourd’hui les PME. Les missions du MEDEF sont les suivantes :  la création d’emplois, le dialogue avec les acteurs de la société civile, la favorisation de la liberté d’entreprendre et enfin la valorisation de l’entrepreneuriat.

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Cybersécurité : Une ampleur grandissante mais des comportements qui restent inchangés pour les PME

Cybersécurité : Une ampleur grandissante mais des comportements qui restent inchangés

La cybersécurité, fléau qui touche les entreprises depuis plusieurs années, ne cesse de grandir et de toucher de multiples entreprises. Mais face à ce constat, les comportements peinent à changer. Comment l’expliquer ?

2,25 millions d’euros de perte causées par les cyberattaques

Ces derniers mois, de nombreux scandales en termes de cybersécurité ont éclatés au grand jour, notamment celui de Facebook ou encore de la plateforme Ariane en France. Les organisations, même les plus protégées, sont aujourd’hui fragilisées face à l’ampleur de ces attaques qui ne cessent de progresser et de se réinventer. Alors que les ransomwares se sont démocratisés en se faisant connaître lors d’attaques marquantes, les vols de données, les attaques en déni de service ou encore le phishing font planer au quotidien une menace sur les entreprises.

Au total en France, en 2017, on estime à 2,25 millions d’euros les pertes causées par les cyberattaques.

Cependant, ce ne sont pas seulement les grands groupes qui sont touchés, même les PME font aujourd’hui face à cette problématique de sécurité grandissante. 76% des PME se disent inquiètent face à la cybersécurité. Les responsables redoutent notamment les emails frauduleux (52%), le piratage de données (51%), les malwares (41%) ou encore la perte ou le vol informatique (26%).

Cependant, six mois après la mise en place du RGPD (Règlement général sur la protection des données), ces petites et moyennes entreprises ne voient pas la cybersécurité comme une priorité. Leur comportement reste inchangé alors d’un seul incident provoque d’énormes coûts financiers mais aussi perte une perte de confiance et de crédibilité face aux partenaires et clients.

Selon une étude réalisée par Kaspersky Lab et Euler Hermes en 2018*, 45% des PME n’ont pas renforcé leur système de sécurité depuis le déploiement du RGPD. 77% n’ont pas non plus réalisé d’audit informatique en 2018. Le plus étonnant c’est que 20% des responsables de PME ne savent même pas si leur entreprise traite des données personnelles !

En 2019, seulement 19% des PME ont prévu un budget nécessaire pour garantir la sécurité informatique de leur organisation. Généralement on estime qu’elles dépensent 0 à 3% de leur budget informatique dans la cybersécurité alors qu’il faudrait en dépenser 5 à 10%. La raison ? L’entreprise suppose qu’elle n’est pas exposée et que « cela n’arrive qu’aux autres ». De plus, elle est bien souvent persuadée de ne pas pouvoir se permettre d’embaucher un expert sécurité à plein temps.

Comment faire face à une cyberattaque et protéger son entreprise ?

Malgré ce constat, il est néanmoins primordial de mettre en place une stratégie de cybersécurité efficace et durable, dont voici quelques points clés à prendre en compte quotidiennement :

  • Sensibilisation régulière auprès du personnel afin de créer une prise de conscience
  • Installation et mise à jour régulière des anti-virus, pare-feu et antispam
  • Sauvegarde régulière de vos fichiers pour pouvoir les récupérer en cas d’attaques
  • Méfiance vis-à-vis des mails à orthographe douteux, qui vous demandent des informations confidentielles…

En plus de ces mesures de prévention, il est vivement conseillé de faire appel au service d’un expert en sécurité informatique. Il pourra mettre son expertise à votre service en vous proposant les solutions les plus adaptées à vos besoins : sauvegarde en ligne, messagerie sécurisée, réseau privé…

C’est pour pallier ce genre d’attaque qu’Axess OnLine, filiale d’Axess Groupe, met la sécurité informatique des organisations au cœur de ses priorités. Nos équipes mènent quotidiennement des actions pour améliorer la sécurité et être à jour en cas d’attaques. Nous nous efforçons de développer des solutions en amont pour être opérationnel en continu.

Pour aller
plus loin

Pour faire face aux cyberattaques, Axess OnLine propose notamment son offre de sauvegarde en ligne. Les sauvegardes de vos données sont quotidiennes et s’effectuent sur nos serveurs répondant aux plus hautes normes de sécurité.

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Dématérialisation des marchés publics : Tour d’horizon des points essentiels à connaître

Dématérialisation des marchés publics : Tour d’horizon des points essentiels à connaître

Depuis le 1er octobre 2018, une nouvelle réglementation verra le jour, relative à la dématérialisation des marchés publics. Découvrons ensemble les points clés à connaître !

Le plan de transformation numérique de la commande publique

Moins de papier, plus de productivité, des procédures optimisées… La dématérialisation offre de nombreux atouts pour les communes. Et le gouvernement l’a bien compris ! Dans ce sens, un plan de transformation numérique de la commande publique est prévu par le ministère de l’Economie et des finances. Ce plan s’articule autour de 5 axes majeurs :

  • Gouvernance lisible et accompagnement des acteurs
  • Simplification des usages et baisse des coûts via le numérique
  • Développement des interactions, échanges et traitement de l’information
  • Renforcement de la transparence de la commande publique
  • Archivage électronique sûr, conforme et accessible

Ce nouveau plan numérique prendra effet à partir du 1er octobre 2018, date à laquelle les commandes publiques devront être obligatoirement dématérialisées mais aussi signées de manière numérique, via une solution de signature électronique conforme.

Que dit la nouvelle réglementation ?

En octobre, la dématérialisation va s’imposer dans toutes les étapes de la passation des marchés. Cette obligation sera effective au-dessus du seuil de 25000€ HT.

Quels sont les éléments clés de cette réglementation ?

La dématérialisation de la procédure de passation

Depuis 1er octobre 2018, les documents de la consultation doivent être gratuitement mis à disposition des opérateurs économiques sur un profil d’acheteur. Dans ce sens, les communications et échanges d’informations doivent se faire obligatoirement par voie électronique, notamment les candidatures et offres. Pour cela, les collectivités n’auront pas d’autres choix de se munir de moyens techniques adaptés.

Les pièces de candidatures

Il conviendra de mettre en place une GED permettant d’archiver en toute sécurité les documents justificatifs et les moyens de preuves fourni par les candidats.

Le profil d’acheteur

La traçabilité étant un point clé de cette nouvelle réglementation, les entreprises auront pour obligation de candidater et déposer leur offre en ligne à travers ce qu’on appelle un profil d’acheteur

Le Document Unique de Marché Européen (DUME)

Sous forme de déclaration sur l’honneur, le DUME a pour objectif d’homogénéiser les formulaires de candidature et d’alléger les charges administratives, visant ainsi à simplifier l’ensemble de la phase de candidature. Dans ce cadre, tous les acheteurs sont tenus d’accepter le DUME électronique si ce choix est retenu par les opérateurs économiques au niveau de leur candidature.

La publication des données essentielles

La réglementation liée à la dématérialisation des marchés publics indique également que les données essentielles des marchés devront être publiées sur le profil d’acheteur. L’accès à ces données devra être libre, direct mais aussi complet, avec des informations obligatoires comme le nom du marché, sa nature, son objet ou encore sa durée. Les données à caractère personnel en sont exclues.

Le Recensement Economique des Achats Publics (REAP)

Les acheteurs publics, sauf les services centraux ou déconcentrés de l’Etat, devront recourir à la procédure REAP. Cette procédure dématérialisée, obligatoire pour les marchés publicssupérieurs à 90 000€ HT, permet de recenser les données relatives aux achats notifiés en 2018.

La signature électronique

Enfin dernier élément lié à la dématérialisation des marchés publics : la signature électronique. L’obligation de la signature électronique des marchés pour l’acheteur est fixée au 1er janvier 2020.

A partir du 1er octobre, 2018 les acheteurs publics devront être équipés d’une solution de signature électronique basée sur un certificat qualifié et conforme à l’eIDAS qui est un dispositif de création de signature numérique.

Pour aller
plus loin

Afin de vous accompagner dans votre mise en conformité, Axess Business Solutions vous propose une nouvelle offre logicielle de GED des marchés publics, qui assure la digitalisation de l’ensemble des étapes d’un marché public :
» Workflow : Chaînage dématérialisé de toutes les étapes de passation.
» Signature électronique : Envoi dématérialisé des lettres de plaisir et de regret avec signature électronique.
» GED : Archivage sécurisé des pièces marchés

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Comment optimiser la gestion de vos mails professionnels ?

Comment optimiser la gestion de vos mails professionnels ?

Les emails professionnels sont considérés comme des documents à part entière qui peuvent contenir des informations clés et engager l’activité des entreprises. Pourtant encore trop peu de dirigeants s’en préoccupent réellement.

La gestion des emails professionnels trop peu prise en compte

Lorsqu’une organisation met en place un processus de gestion documentaire (GED) au sein de sa structure, elle pense rarement à y intégrer la gestion des emails professionnels émis et reçus par les collaborateurs. Pourtant, plus de 40% des collaborateurs reçoivent et traitent jusqu’à 100 mails par jours.

En délaissant ses emails, une entreprise met également de côté une partie importante de son patrimoine informationnel détenu dans les différents comptes de messagerie des salariés. Cette situation peut alors engendrer des risques réels : perte de données, vol d’identité, mauvaise accessibilité aux informations…

  • Sensibilisation régulière auprès du personnel afin de créer une prise de conscience
  • Installation et mise à jour régulière des anti-virus, pare-feu et antispam
  • Sauvegarde régulière de vos fichiers pour pouvoir les récupérer en cas d’attaques
  • Méfiance vis-à-vis des mails à orthographe douteux, qui vous demandent des informations confidentielles…

La GED, la réponse idéale pour une gestion optimale !

L’objectif de la GED sera ici de permettre d’identifier rapidement les emails engageant l’entreprise ainsi que garantir leur valeur probante. Ce qui permettra également de réduire considérablement les coûts de stockage. Mais comment mettre en place une démarche de gestion des emails professionnels efficace ?

Pour cela, il est important de tenir compte de 4 points clés :

Diagnostic précis des usages

Afin de mettre en place une gestion des emails professionnels efficace, il est d’abord nécessaire de réaliser un audit des pratiques afin de savoir quels sont les usages de la messagerie, les volumes de mails ou encore les risques potentiels.

Sensibilisation des collaborateurs

L’entreprise doit établir des règles d’identification et de gestion en informant au préalable les collaborateurs concernés.

Conservation des emails

Conserver les mails dans une solution de stockage dédiée ainsi qu’anticiper leur destruction est primordial pour une gestion optimale. Des outils d’archivage doivent être mis à disposition des utilisateurs afin d’automatiser la gestion de leurs emails.

Alternatives aux emails

Enfin, il peut être intéressant pour les entreprises de proposer aux collaborateurs des outils alternatifs aux emails tels que des réseaux d’entreprise ou encore un serveur partagé.

Pour aller
plus loin

Axess Business Solutions propose une solution de LAD performante, Codexia LAD, qui assure la lecture automatique des pièces jointes intégrées dans vos emails. Vous simplifiez vos échanges documentaires et gagnez du temps grâce à une vérification automatique des données et un transfert immédiat de vos pièces jointes dans Codexia GED et notre moteur de workflow.

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GED, Cloud, coffre-fort numérique, archivage : Comment les différencier ?

GED, Cloud, coffre-fort numérique, archivage : Comment les différencier ?

Afin de gérer leurs documents, les entreprises ont divers choix en matière de solutions de gestion et conservation : cloud, coffre-fort numérique, archivage électronique… Comment s’y retrouver ?

Se poser les bonnes questions

Les entreprises qui souhaitent gérer leurs documents ont le choix entre plusieurs solutions tel que le Cloud Computing, la sauvegarde en ligne, le coffre-fort numérique ou encore la GED. Cependant, ces solutions ne sont pas équivalentes et répondent à des besoins différents. Avant de faire appel à un prestataire, il est donc primordial de commencer par bien définir les attentes de l’entreprise.

En effet, les solutions de gestion documentaire doivent s’adapter aux besoins métiers, technologiques ou encore organisationnels et non pas l’inverse. Posez-vous les bonnes questions dès le début :

  • L’accès aux documents de l’entreprise est-il régulier ?
  • Quel collaborateur peut accéder aux documents ?
  • Les documents de l’entreprise peuvent-ils être utilisés à titre de preuve ?
  • Quelle est la durée de conservation des documents ?

Quelle solution pour quel usage ?

Le Cloud Computing

Il s’agit d’une solution mutualisée qui met à disposition d’un grand nombre d’utilisateurs des capacités de stockage, de télécommunication et de calcul. Le Cloud Computing est principalement dédié au partage de documents.

La sauvegarde en ligne

Cet outil permet de disposer d’une copie des données et des applications en cas de perte ou sinistre informatique. La restauration du Système d’information en est facilitée.

L’hébergement informatique

Ce dispositif consiste à confier le stockage de données à un prestataire externe, ce qui permet de bénéficier d’une solution hautement sécurisée. L’objectif principal de l’hébergement est de permettre de rester concentrer sur son cœur de métier.

Le coffre-fort numérique

Tel un coffre-fort physique, un coffre-fort électronique est un espace qui permet de garantir la sécurité optimale de l’ensemble des informations qui y sont intégrées. Ce qui permet notamment d’en assurer la valeur probante, lors par exemple d’un contrôle juridique. Les accès aux données sont entièrement contrôlés pour garantir l’authenticité des documents. Cependant, au contraire de la GED, une gestion quotidienne des documents via un coffre-fort n’est pas possible.

La GED

La GED a pour objectif de conserver les archives en facilitant leur diffusion. Son objectif est avant tout d’améliorer les échanges de documents, en toute sécurité, ainsi que la manipulation des informations. La GED permet également un accès rapide aux information afin de les exploiter simplement.

L’archivage électronique

Ce système de conservation des documents permet de garantir leur non-altération en empêchant toute falsification, qu’elle soit volontaire ou non. L’archivage électronique assure simultanément la disponibilité, l’intégrité ainsi que la pérennité des documents.

Les solutions ci-dessus répondent à un enjeu principal de sécurité des documents et d’accessibilité, nécessaire pour les entreprises actuelles. Pour le meilleur choix en termes de gestion numérique d’informations, il faut toujours conserver son objectif principal : veut-on accompagner la mobilité des collaborateurs ? Protéger les documents sensibles ? Les retrouver facilement ?

Pour aller
plus loin

Grâce à son appartenance à Axess Groupe, Axess Business Solutions offre à ses clients différentes opportunités termes de stockage et diffusion des documents. De l’hébergement à l’archivage électronique en passant par la GED ou encore le Cloud Computing, notre activité garantit des solutions sécurisées et pérennes, adaptées à chaque besoin métier.

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Lutte contre la fraude : Et le si numérique était la solution ?

Lutte contre la fraude :
Et le si numérique était la solution ?

La lutte contre la fraude est un sujet clé ces derniers mois, afin notamment de réduire le préjudice subi par les entreprise. Et si le digital était la solution ?

Un préjudice estimé à 5% du CA d’une entreprise

La fraude est aujourd’hui de plus en plus présente au sein des entreprises. On estime le préjudice à 5% du chiffre d’affaires pour une entreprise. 50% des entreprises déclarent même avoir été victimes d’une fraude au fournisseur.

La fraude documentaire est également un fléau important ces dernières années, du fait que celle-ci soit facilement accessible. En effet, bon nombre de documents utilisés couramment sont falsifiés. Il peut s’agir par exemple de fiches de paie ou encore de factures.

C’est donc un réel impact économique que subissent les entreprises. Pour lutter contre ces fraudes, le numérique apparait aujourd’hui comme une bonne solution pour les entreprises.

Des solutions numériques pour lutter contre la fraude

La transformation digitale fait partie de la stratégie de toute entreprise. La raison ? De nombreuses opportunités offertes aux entités, tels qu’un gain de compétitivité, la satisfaction clients et surtout la réduction des coûts. Désormais, la transition numérique ne se résume plus seulement en termes de présence numérique. Les entreprises se dirigent davantage vers des solutions pour digitaliser leurs processus, point clé du fonctionnement de leur organisation.

Depuis quelques mois, la transformation numérique revêt un nouveau rôle visant à sécuriser les données mais aussi à lutter contre la fraude.

Automatiser davantage les traitements de données et assurer la traçabilité des informations est une bonne solution pour lutter contre les fraudes de plus en plus présentes. Les entreprises ont tout intérêt à automatiser par exemple les tâches à faible valeur ajoutée.

Attention, lors du choix de votre solution de digitalisation des processus, veillez bien à ce que celle-ci garantissent aux documents :

  • L’intégrité via la signature électronique ou les empreinte par exemple
  • La conformité grâce à des contrôle de cohérence régulier
  • La validité des informations extraites des documents
  • La cohérence en s’assurant que les documents et les données qui y sont contenues soient conformes

Pour aller
plus loin

Pour répondre aux enjeux digitaux des entreprises et lutter contre les fraudes, Axess Business Solutions a développé la gamme Codexia, regroupant différentes solutions de dématérialisation des documents ainsi que d’automatisation et digitalisation des processus. L’ensemble de nos solutions est hébergé par une des entités d’Axess, experte en hébergement et gestion des Systèmes d’Information. Ce qui vous assure des documents conformes et des données sécurisées !

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Cloud Computing : A quoi devons-nous nous attendre pour 2019 ?

Cloud Computing : A quoi devons-nous nous attendre pour 2019 ?

Le Cloud Computing, acteur majeur de la transformation numérique, continue d’évoluer au sein des entreprises. Faisons le point sur les chiffres 2017 et ce qui nous attend pour les années à venir !

Le marché du cloud computing en 2017

Selon une étude menée par MARKESS le marché du Cloud Computing et des services associés a été évalué à 8,5 milliards d’euros en 2017. Ce qui a permis au marché des logiciels et services informatiques français de profiter d’une croissance d’environ 3% par rapport à 2016.

Avec une part de marché s’élevant à 54%, le mode SaaS reste en 2017 la technologie la plus utilisée, devant les solutions IaaS (Infrastructure as a Service) et PaaS (Platform as a Service) qui évoluent tout de même fortement depuis quelques années.

En 2017, trois secteurs d’activité majeurs représentent 60% du marché du Cloud Computing : la distribution et le commerce, l’industrie et les autres services (hors banques, assurances et utilities).

Les prévisions du cloud pour 2019

Pour 2019, on attend également des évolutions pour le marché du Cloud Computing. Les entreprises devraient davantage opter pour le multi-cloud qui consiste à faire appel à plusieurs fournisseurs de cloud afin de bénéficier des meilleurs services et infrastructures. Le cloud hybride, solution intermédiaire qui consiste à pouvoir continuer de stocker les données sensibles dans le cloud privé tout en conservant les possibilités d’exploiter les ressources du cloud public pour exécuter des applications, sera également très apprécié.

Le marché du cloud IaaS et PaaS devrait également connaître une forte croissance, favorisée par les besoins en écosystèmes interconnectés. Quant au marché de l’IaaS public, celui-ci devrait atteindre 41% du marché des solutions IaaS d’ici 2019.

Le marché du Cloud Computing a donc de beaux jours devant lui et devrait conquérir de nombreuses entreprises dans les années à venir !

Pour aller
plus loin

Axess OnLine, filiale d’Axess Groupe et spécialiste depuis plus de 25 ans dans les Télécoms, l’infogérance, l’hébergement et la sécurité des données informatiques, met son expertise au service des entreprises et administrations grâce à une équipe d’experts composée : d’ingénieurs, chefs de projet, formateurs, techniciens informatiques et réseaux. Axess OnLine garantit une véritable fiabilité des informations grâce à leur externalisation au sein de datacenters hautement sécurisés.

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Processus documentaires : Les 5 tendances clés du marché pour 2018 !

Processus documentaires : Les 5 tendances clés du marché pour 2018 !

Au cœur de la stratégie de l’entreprise, les processus documentaires évoluent chaque année. Zoom sur les tendances du marché en 2018 !

Des processus documentaires au cœur des stratégies d’entreprise

Les documents sont aujourd’hui au cœur des échanges des entreprises et au sein même de leur stratégie. La tendance actuelle tend vers la digitalisation des documents mais aussi des processus. Cependant, suite à une étude réalisée par Markess, les décideurs interrogés déclarent que la gestion de leurs processus documentaires est encore loin d’être optimisée et 90% d’entre eux disent même qu’ils ont encore des aspects à travailler à ce sujet.

A travers cette étude et grâce à de nombreux entretiens réalisés avec des décideurs, Markess fait ressortir 5 tendances à suivre en 2018 pour optimiser vos processus documentaires.

Les 5 tendances à connaître pour vos processus documentaires !

Des processus documentaires tournés métiers

En 2018, les processus documentaires devraient revêtir une dimension dite métier. Cette tendance permettra de répondre aux nouvelles attentes des décideurs métiers qui souhaitent voir évoluer leur gestion de contenus et documents : factures, documents RH ou encore dossiers clients…

La sécurité des données

Dans le contexte de plus en plus réglementé dans lequel nous nous trouvons, la sécurité sera également l’une des tendances de l’année en ce qui concerne les processus documentaires. L’objectif sera de répondre aux nouvelles réglementations comme le GDPR. Il sera aussi important de prendre en compte dans sa stratégie les risques actuels encourus par les entreprises telles que la fraude ou encore la cybercriminalité.

La mobilité

3ème tendance : la mobilité qui deviendra incontournable en offrant de nombreux bénéfices aux entreprises. La gestion des processus documentaires sera plus accessible ce qui permettra de travailler en simultané et de répondre aux nouveaux enjeux en temps réel. Un gain de productivité important pour les entreprises.

Une dimension analytique

La dimension analytique sera aussi l’un des enjeux de 2018. Les données seront davantage analysées afin d’améliorer la gestion de la performance des processus, de maîtriser le contrôle des informations et enfin de valoriser les données des entreprises.

Le cloud computing, toujours aussi présent

Enfin, le cloud computing restera une des tendances majeures en ce qui concerne la gestion des processus documentaires. Il permet en effet plus d’agilité et d’autonomie tout en évitant les contraintes techniques.

Pour aller
plus loin

En tant qu’expert en dématérialisation, Axess Business Solutions accompagne ses clients dans le choix de la bonne méthode pour digitaliser leurs processus documentaires. Axess Business Solutions est éditeur de la solution Codexia qui automatise et digitalise l’ensemble de vos processus documentaires en garantissant la sécurité et la fiabilité de vos documents. 

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Comment faire adhérer vos collaborateurs à la transformation digitale ?

Il est nécessaire pour les entreprises d’évoluer pour survivre dans le contexte numérique. Il faut désormais conduire les projets de manière collective, en impliquant chaque collaborateur dans la transformation digitale !

Vers la révolution digitale des entreprises

Le numérique apparaît aujourd’hui comme l’un des vecteurs de transformation les plus importants pour les entreprises comme pour les collaborateurs. Accélérateur d’échanges, le digital a bouleversé le rapport au temps et à l’espace, transformant par la même occasion les méthodes de travail.

Certaines fonctions sont de plus en plus automatisées et les métiers s’en voient donc bouleversés. Pour anticiper cette transformation, il est nécessaire d’intensifier la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, afin que les salariés s’approprient cette nouvelle manière de fonctionner.

C’est dans ce sens que les dirigeants ont tout intérêt à accompagner leurs salariés dans le processus de transformation digitale. De nombreux dispositifs de formation et des méthodes de conseil sont à disposition des entreprises afin de mener à bien cette révolution digitale.

L’adhésion, la clé d’un projet réussit

La transformation numérique ou encore un projet de dématérialisation réussit dépend avant tout de la mobilisation de tous les niveaux hiérarchiques. Pour mettre en place un projet efficace, l’adhésion de chaque collaborateur est nécessaire. Il faut travailler avec l’ensemble des salariés et sur trois niveaux clés : l’être (valeurs, culture d’entreprise…), le faire (actions, comportements…) et le réussir (objectifs, résultats…).

Utiliser la collaboration est également un bon moyen d’impliquer les collaborateurs. Les étapes collectives jouent un rôle majeur dans la conduite du changement grâce à des moments de convivialité et de partage qui resserrent les équipes et humanisent la révolution digitale.

L’accompagnement à la transformation doit ainsi être adapté aux besoins de l’entreprise pour assurer la réussite de tout projet stratégique au sein de l’entreprise. Le numérique n’est plus seulement synonyme de technologie et business. C’est aussi une affaire d’hommes et de femmes.

Grâce à une approche clients personnalisée et concrète, Axess Business Solutions s’inscrit dans une démarche de conseil, formation et conduite du changement. L’objectif est de vous accompagner durant toute la durée de votre projet de transformation digitale. Nos 4 étapes clés pour vous accompagner, vous et vos salariés, sont :

  • Diagnostic et étude préalable de votre entreprise, avant la mise en place de votre projet.
  • Mise en œuvre du projet de dématérialisation avec l’analyse de votre Système d’Information et des phases de tests.
  • Conduite du changement auprès des salariés afin d’anticiper et de maîtriser les impacts humains sur vos équipes.
  • Accompagnement et conseils quotidiens grâce à un chef de projet Axess Business Solutions à votre écoute ainsi que des formations inter ou intra-entreprises personnalisées.

Améliorez votre productivité grâce à la GED !

La Gestion Electronique de Documents (GED) apporte de nombreux avantages aux entreprises. Et la productivité est celui le plus recherché par les dirigeants actuels !

GED : de nombreux avantages pour les entreprises

La Gestion Electronique de Documents permet de traiter, classer, stocker et diffuser l’ensemble des documents de manière entièrement numérique : factures, bons de commande, courriers, contrats, documents commerciaux… Ce type de solution de dématérialisation est adapté aux documents en cours de production, qui ont besoin d’être modifiés.

Ayant pour objectif de diminuer voire de supprimer le papier au sein des organisations, la GED apporte de réels bénéfices aux entreprises qui utilisent ce type de solution : gain de temps dans la recherche des documents, économie dans le traitement des informations, accélération de la prise de décision, amélioration de la productivité, diffusion des documents facilitée…

Et ces dernières années, sur un marché en concurrence perpétuelle et où le travail à distance explose, c’est le gain de productivité qui incite les entreprises à passer à une solution de GED.

Comment profiter d’un gain de productivité avec une solution de GED ?

Les collaborateurs nomades, dotés de tablettes et smartphones, sont les premiers à profiter de la GED. Ils peuvent accéder aux documents numérisés, quel que soit l’endroit où ils se trouvent et en temps réel. Chaque collaborateur peut ainsi travailler en mode collaboratif sur un même document et ainsi améliorer considérablement la prise de décision et la productivité des salariés.

La dématérialisation favorise également le recentrage sur le cœur de métier des entreprises. Un projet de GED est avant tout organisationnel et il est donc important d’accompagner celui-ci tant au niveau matériel que humain. Au-delà de s’équiper des logiciels adaptés, il est nécessaire de sensibiliser les collaborateurs au nouvel environnement. En évitant le risque d’erreurs humaines, la dématérialisation sécurise ainsi les transactions et raccourci les délais de paiement pour ensuite assurer une productivité optimale.

Enfin, grâce à une solution de Gestion Electronique de Documents, les entreprises peuvent gérer leurs documents de manière numérique et ainsi accélérer les procédures internes. Contrats de travail, bulletins de paie, attestations de congés… les sociétés peuvent archiver leurs documents à valeur probante, ce qui garantit leur classement et leur conservation.

Codexia GED gère l’ensemble des documents d’une entreprise, peu importe le pôle métier (Ressources Humaines, comptabilité, commerce…) et quelques soient l’origine des documents (LAD/RAD, numérisation, multimédia, email…) et leur forme.

Avec Codexia GED, l’ensemble des documents est centralisé en un seul point et disponible à chaque instant via le mode SaaS. Plusieurs collaborateurs peuvent travailler en même temps sur les documents, ce qui permet un gain de productivité important et répond à l’enjeu de mobilité actuel. Grâce à la complémentarité de notre solution de GED et du mode SaaS, vous obtenez un service sur-mesure, adapté à vos usages et votre budget. >> En savoir plus